नया कर्मचारी कहता है कि उसके पास डिग्री है। दस मिनट में जांचें

कल्पना कीजिए: सुबह 9:05, एक CV और चलती घड़ी

मान लीजिए CV में लिखा है “BSc Economics, 2:1” (2:1, UK में डिग्री का एक ग्रेड), और यूनिवर्सिटी का नाम आपने पहले कभी नहीं सुना। सुबह 9:05 पर आप टाइमर चालू करते हैं और दावे को हूबहू उतार लेते हैं। हायरिंग मैनेजर दो बार पूछ चुके हैं कि क्या ऑफर आज ही जा सकता है।

9:06: GOV.UK (ब्रिटिश सरकार की वेबसाइट) जिस सूची तक ले जाती है, उसमें यह यूनिवर्सिटी नहीं है, इसलिए आप घड़ी रोक देते हैं। थोड़ी खोजबीन से पता चलता है कि इसका किसी दूसरी यूनिवर्सिटी में विलय हो चुका है, और Hedd (UK की आधिकारिक डिग्री वेरिफिकेशन सेवा) बताती है कि इसके रिकॉर्ड अब किसके पास हैं। 9:07 पर घड़ी फिर चालू।

9:09: हस्ताक्षर की हुई सहमति फाइल में। 9:10: Hedd को अनुरोध भेजा गया। 9:14: लॉग फाइल में दर्ज। 9:16: शर्तों वाला ऑफर रवाना, घड़ी पर कुल दस मिनट। दो दिन बाद जवाब आता है: “पुष्टि हुई, लेकिन एक ब्योरा अलग है।” इस जवाब का क्या करें, यह नीचे आखिरी दृश्य में है।

रन शीट: पांच क्यू में उम्मीदवार की शिक्षा कैसे वेरिफाई करें

उम्मीदवार की डिग्री वेरिफाई करने के लिए ये पांच क्यू एक-एक करके पूरे करें। हर क्यू के साथ लिखा है कि वह कब पूरा माना जाएगा, और दो में ‘रुकें’ का एक पड़ाव भी है, जहां घड़ी रुक जाती है।

1. 0:00 · दावा हूबहू लिख लें

   पूरा तब, जब: आप बिना किसी अंदाजे के यह दावा यूनिवर्सिटी को पढ़कर सुना सकें।

   ये बातें लिखें: पूरा नाम, और वह हर नाम जिससे उम्मीदवार ने पढ़ाई की हो; डिग्री देने वाली संस्था, ठीक वैसे ही जैसे लिखी है; डिग्री और विषय (“BSc Economics”, न कि “इकोनॉमिक्स की कोई डिग्री”); डिग्री की श्रेणी (क्लास या डिवीजन); और साल।

2. 1:00 · आधिकारिक सूची में डिग्री देने वाली संस्था खोजें

   पूरा तब, जब: संस्था आपको उसके देश की आधिकारिक सूची में मिल जाए।

   खोजना डिग्री देने वाली संस्था को है, और जरूरी नहीं कि वह वही कॉलेज हो जिसने कोर्स पढ़ाया।

   • UK: GOV.UK की गाइड UK के चारों हिस्सों (इंग्लैंड, स्कॉटलैंड, वेल्स, उत्तरी आयरलैंड) की अपनी-अपनी सूची तक ले जाती है।
   • अमेरिका: अमेरिकी शिक्षा विभाग (US Department of Education) के DAPIP डेटाबेस में खोजें।
   • दूसरे देश: यूनिवर्सिटी के अपने देश की आधिकारिक सूची, जैसी सलाह ENIC-NARIC (राष्ट्रीय मान्यता केंद्रों का नेटवर्क) देता है।

   नाम को अक्षर-अक्षर पढ़ें। Hedd के होम पेज पर मिलने वाली नियोक्ताओं की टूलकिट आगाह करती है कि किसी असली यूनिवर्सिटी के नाम के शब्द आगे-पीछे करके बना नाम किसी फर्जी संस्था का भी हो सकता है।

   रुकें: सूची में नाम नहीं है? हो सकता है संस्था का विलय हो गया हो, वह बंद हो गई हो या उसका नाम बदल गया हो। Hedd की खोज में UK की वे डिग्री देने वाली संस्थाएं भी हैं जिनका विलय हुआ या नाम बदला, और जहां जानकारी उपलब्ध है, वहां यह भी कि बंद हो चुकी संस्थाओं के रिकॉर्ड अब किसके पास हैं।

   संस्था कभी मान्य ही नहीं थी? सरकारी चेतावनी सूचियां खोजें।

3. 3:00 · हां लिखित में लें

   पूरा तब, जब: हस्ताक्षर की हुई सहमति फाइल में हो।

   एजुकेशन वेरिफिकेशन के लिए उम्मीदवार के हस्ताक्षर जरूरी हैं: Hedd ऐसे फॉर्म के आधार पर काम करती है जिस पर उम्मीदवार हस्ताक्षर करता है और तारीख डालता है, और कुछ यूनिवर्सिटी अपने ही फॉर्म पर जोर देती हैं। शुरुआत आप नियोक्ताओं के लिए लिखे हमारे सहमति के मसौदे से कर सकते हैं।

   यह हस्ताक्षर यूनिवर्सिटी के लिए रिकॉर्ड जारी करने की अनुमति है। डेटा इस्तेमाल करने का आपका अपना कानूनी आधार अलग बात है: ICO (UK का डेटा संरक्षण नियामक) कहता है कि जहां ताकत का साफ असंतुलन हो, जैसा नियोक्ता और उम्मीदवार के बीच होता है, वहां सहमति “आम तौर पर उचित नहीं होगी”, और वह वैध हित (legitimate interests) जैसे आधारों की ओर इशारा करता है। आपने कौन-सा आधार चुना है, यह अपने प्राइवेसी नोटिस में लिखें।

   My eQuals (ऑस्ट्रेलिया और न्यूजीलैंड की डिजिटल शैक्षणिक रिकॉर्ड सेवा) में उम्मीदवार का रिकॉर्ड शेयर करना ही उसकी हां है।

   रुकें: हस्ताक्षर वाला फॉर्म अभी नहीं आया? फॉर्म भेजें और घड़ी रोक दें। अगर उम्मीदवार हस्ताक्षर नहीं करता, तो आप डिग्री वेरिफाई नहीं कर सकते: अपनी नीति के हिसाब से चलें और उसे साफ-साफ बताएं कि इसका ऑफर पर क्या असर होगा।

4. 4:00 · स्रोत से पूछें, उस रास्ते से जो आपने खुद खोजा

   पूरा तब, जब: आपके पास रेफरेंस नंबर हो, या भेजा गया ईमेल।

   • UK: Hedd, यानी UK की आधिकारिक डिग्री वेरिफिकेशन सेवा। अगर Hedd की यूनिवर्सिटी खोज दिखाए कि वह यूनिवर्सिटी Hedd का इस्तेमाल नहीं करती, तो उसके रजिस्ट्रार कार्यालय को लिखें (ईमेल नीचे है)।
   • अमेरिका: National Student Clearinghouse (अमेरिका की डिग्री वेरिफिकेशन सेवा), अगर कॉलेज इससे जुड़ा है; नहीं तो रजिस्ट्रार।
   • ऑस्ट्रेलिया और न्यूजीलैंड: उम्मीदवार का भेजा My eQuals लिंक। प्रिंटआउट नहीं चलेगा।
   • दूसरे देश: रजिस्ट्रार कार्यालय, उस पते पर जो यूनिवर्सिटी की अपनी वेबसाइट पर दिया है। डिग्री विदेश की है? देखें, विदेशी डिग्री की जांच कैसे होती है।

   एक ही नियम: सर्टिफिकेट पर, या उसके साथ भेजी गई किसी भी चीज पर दिया लिंक, नंबर या ईमेल कभी इस्तेमाल न करें। अमेरिका का संघीय व्यापार आयोग (FTC) आगाह करता है कि कुछ डिग्री की दुकानें (जिन्हें अंग्रेजी में ‘डिप्लोमा मिल’ कहते हैं, यानी ऐसी संस्थाएं जो बहुत कम या बिना पढ़ाई के डिग्री बेचती हैं) अपनी “वेरिफिकेशन सेवा” चलाती हैं, जो फोन करने वाले नियोक्ता को फर्जी ट्रांसक्रिप्ट (विषयों और अंकों का आधिकारिक रिकॉर्ड, जिसे कई लोग मार्कशीट कहते हैं) भेज देती है। अपवाद सिर्फ एक है: My eQuals से शेयर किया गया रिकॉर्ड, बशर्ते आप उसे My eQuals की अपनी वेबसाइट पर खुलता देखें।

5. 8:00 · लॉग में दर्ज करें, फॉलो-अप की तारीख तय करें

   पूरा तब, जब: कोई सहकर्मी फाइल उठाए और समझ जाए कि मामला कहां तक पहुंचा है।

   एक पंक्ति वाला लॉग फाइल में पेस्ट करें और कैलेंडर में फॉलो-अप की तारीख डाल दें। फिर ऑफर भेजें, वेरिफिकेशन की शर्त के साथ।

आखिरी दृश्य: जब जवाब आ जाए

अमेरिका में बैकग्राउंड वेरिफिकेशन कंपनियां: इनकी मदद लेने पर Fair Credit Reporting Act (अमेरिका का एक संघीय कानून) के तहत उम्मीदवार को पहले एक अलग लिखित नोटिस देना होता है, जो “नौकरी के आवेदन में नहीं हो सकता” (इसलिए नीचे दी गई विज्ञापन वाली पंक्ति उसकी जगह नहीं ले सकती), और उसकी लिखित अनुमति भी पहले लेनी होती है। रिपोर्ट के आधार पर ना कहने से पहले उम्मीदवार को रिपोर्ट की कॉपी और “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (इस कानून के तहत आपके अधिकारों का सारांश) दें।

असहज मैसेज, निष्पक्ष तरीके से

ब्योरा मेल न खाए, तो उसके बारे में पूछना इल्जाम लगाने जैसा महसूस होता है। पर ऐसा होना जरूरी नहीं। अगर उम्मीदवार रिकॉर्ड पर आपत्ति करता है, तो ICO के मुताबिक आपको “निजी डेटा की सटीकता पर उठी हर आपत्ति पर ध्यान से विचार करना होगा”। फैसला करने से पहले पूछ लेने से उम्मीदवार को यही मौका मिलता है:

“हमारी जांच के दौरान धैर्य रखने के लिए धन्यवाद। यूनिवर्सिटी के रिकॉर्ड में [जो जवाब आया] दर्ज है, जबकि आपके आवेदन में [आपने जो लिखा] है। अक्सर इसकी कोई सीधी-सी वजह होती है, जैसे पहले का नाम या हमारी तरफ से टाइपिंग की कोई गलती। क्या आप बता सकते हैं कि इनमें से कौन-सा सही है? आपका जवाब आने तक हम कुछ भी तय नहीं करेंगे।”

बदला हुआ सरनेम एक वाक्य में समझ आ जाता है। लेकिन 2:2 का 2:1 बन जाना, यानी ग्रेड का एक दर्जा ऊपर चढ़ जाना, कहीं ज्यादा मुश्किल बातचीत है।

स्टेज मैनेजर का किट: कॉपी करें, पेस्ट करें, अपने हिसाब से बदलें

नौकरी के विज्ञापन या आवेदन फॉर्म के लिए

“अगर हम आपको यह पद ऑफर करते हैं, तो आपकी बताई योग्यताओं की पुष्टि हम उन्हें देने वाले संस्थानों से, उनकी आधिकारिक वेरिफिकेशन सेवाओं के जरिए और आपकी लिखित सहमति से करेंगे। नतीजा हम [अवधि] तक रखते हैं, फिर उसे मिटा देते हैं।”

ऐसी अवधि चुनें जिसे आप सही ठहरा सकें: ICO का स्टोरेज की सीमा (storage limitation) वाला सिद्धांत कहता है कि “आपको निजी डेटा जरूरत से ज्यादा समय तक नहीं रखना चाहिए”।

रजिस्ट्रार कार्यालय को

विषय: डिग्री वेरिफिकेशन: [पूरा नाम]
“प्रिय रजिस्ट्रार कार्यालय की टीम, [पूरा नाम] (जन्म तिथि: [जन्म की तारीख]) का कहना है कि आपने उन्हें [साल] में [डिग्री, विषय, श्रेणी] दी थी, जब उनका नाम [उस समय का नाम] था। उनकी हस्ताक्षर की हुई सहमति साथ में भेजी जा रही है। क्या आपके रिकॉर्ड इससे मेल खाते हैं? अगर नहीं, तो क्या अलग है? [नाम, पद, संस्था]”

एक पंक्ति वाला लॉग

[उम्मीदवार] · दावा: [डिग्री, विषय, श्रेणी, साल, डिग्री देने वाली संस्था] · [आधिकारिक सूची] में दर्ज · सहमति पर हस्ताक्षर [तारीख] · [रास्ता] से भेजा, रेफरेंस [नंबर] · फॉलो-अप [तारीख] · नतीजा: [पुष्टि, ब्योरा अलग या कोई रिकॉर्ड नहीं] · जांचने वाले: [नाम]

अगली भर्ती से पहले: एक बार मंच तैयार कर लें

नियोक्ताओं के लिए डिग्री वेरिफिकेशन का ज्यादातर काम किसी के आवेदन करने से पहले ही हो जाता है:

• आवेदन के समय ही उम्मीदवारों को बता दें। UK में जानकारी पाने के अधिकार का मतलब है यह बताना कि आप उनका डेटा क्यों ले रहे हैं, कितने समय तक रखेंगे और उसे कौन देखेगा।
• सहमति फॉर्म को हर भर्ती का तय हिस्सा बनाएं, जैसी सलाह Hedd की नियोक्ताओं वाली टूलकिट देती है।
• सिर्फ उसी की जांच करें जिसे आप रख रहे हैं, और हर भर्ती की एक जैसी। डेटा मिनिमाइजेशन का मतलब है सिर्फ उतना डेटा लेना जितना जरूरी हो। अमेरिका में EEOC (अमेरिका का समान रोजगार अवसर आयोग) और FTC कहते हैं कि नस्ल, लिंग, उम्र (40 या उससे ज्यादा) या किसी दूसरी संरक्षित विशेषता के आधार पर यह चुनना गैरकानूनी है कि किसका बैकग्राउंड जांचा जाए।

पहले से नौकरी पर? कर्मचारी की डिग्री कैसे वेरिफाई करें

वही रन शीट, सहमति समेत, बस 0:00 से पहले एक क्यू और: एक लिखित नीति, कि किसकी जांच होगी और जांच कितना पीछे तक जाएगी। कर्मचारियों को बताएं कि किस नीति के तहत जांच हो रही है, और जांच कभी किसी एक व्यक्ति की नहीं, बल्कि एक जैसे पद वाले पूरे समूह की करें।

ब्योरा मेल न खाए, तो पहले वही असहज मैसेज, फिर आपकी सामान्य प्रक्रिया; मौके पर फैसला कभी नहीं। मुश्किल मामलों में क्या करेंगे, यह पहले से तय कर लें, जैसे बरसों से काम कर रहा कोई मैनेजर, जिसका MBA अधूरा निकले।

आपका अगला कदम: अगला ऑफर जाने से पहले Hedd या Clearinghouse पर अपना अकाउंट बना लें और विज्ञापन वाली पंक्ति अपने आवेदन फॉर्म में जोड़ दें। इसके बाद बस वही दस मिनट बचते हैं।

स्रोत

• Hedd: अक्सर पूछे जाने वाले सवाल: सहमति, विलय हुई संस्थाएं, रद्द अनुरोध, ब्योरों में गड़बड़ी
• Hedd: होम पेज और वहां से डाउनलोड होने वाली नियोक्ताओं की टूलकिट (मिलते-जुलते नाम, सहमति को तय हिस्सा बनाना, पक्की हो चुकी फर्जी डिग्रियों की सूचना देना)
• Hedd: यूनिवर्सिटी खोज और संपर्क करें: डिग्री से जुड़ी धोखाधड़ी की सूचना
• National Student Clearinghouse: अभी वेरिफाई करें
• My eQuals: वेरिफाई करने वालों के लिए अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
• GOV.UK: जांचें कि आपकी यूनिवर्सिटी या कॉलेज डिग्री दे सकता है या नहीं
• अमेरिकी शिक्षा विभाग: DAPIP और ENIC-NARIC: मान्य उच्च शिक्षा संस्थान
• अमेरिका का संघीय व्यापार आयोग (FTC): शैक्षणिक क्रेडेंशियल की पड़ताल करें, फर्जी डिग्री से बचें
• ICO: जानकारी पाने का अधिकार, डेटा मिनिमाइजेशन, सटीकता, स्टोरेज की सीमा और सहमति कब उचित है?
• EEOC और FTC: बैकग्राउंड वेरिफिकेशन, नियोक्ताओं को क्या जानना चाहिए

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