Trang chủ / Kiến thức / Kiểm tra bằng cấp / Xác minh bằng của ứng viên
Xác minh bằng cấp cho nhà tuyển dụng
Người bạn sắp tuyển nói họ có bằng. Hãy kiểm tra trong mười phút
Thư mời nhận việc đã soạn xong, ứng viên đang háo hức chờ. Trước khi bấm gửi, hãy dành mười phút cho tấm bằng ghi trên CV của họ. Đây là cách xác minh bằng cấp ứng viên: một bảng quy trình như kịch bản của người quản lý sân khấu, gồm năm mốc bấm giờ, kèm những mẫu câu để sao chép.
Hãy hình dung: 9:05, một CV, đồng hồ đang chạy
Giả sử CV ghi “BSc Economics, 2:1” (cử nhân kinh tế, hạng 2:1, tức loại khá giỏi theo cách xếp hạng của Anh) của một trường đại học bạn chưa từng nghe tên. 9:05, bạn bấm đồng hồ và chép lại dòng khai. Quản lý tuyển dụng đã hai lần hỏi xem hôm nay có gửi được lời mời không.
9:06: trường không có trong danh sách mà GOV.UK chỉ dẫn, nên bạn dừng đồng hồ. Tìm nhanh trên mạng thì thấy trường đã sáp nhập vào một trường đại học khác, và Hedd (Higher Education Degree Datacheck, dịch vụ xác minh bằng cấp chính thức của Anh) cho biết ai đang giữ hồ sơ của trường. 9:07, đồng hồ chạy lại.
9:09: giấy đồng ý có chữ ký đã vào hồ sơ. 9:10: đã gửi yêu cầu lên Hedd. 9:14: đã ghi nhật ký. 9:16: lời mời làm việc có điều kiện được gửi đi, đồng hồ dừng ở đúng mười phút. Hai ngày sau, thư trả lời đến: “Đã xác nhận, nhưng có một chi tiết không khớp.” Xử lý thư ấy ra sao là phần hạ màn ở bên dưới.
Bảng quy trình: xác minh bằng cấp ứng viên qua năm mốc
Để xác minh bằng của một ứng viên, hãy đi lần lượt qua năm mốc. Mốc nào cũng có điều kiện “xong khi”, và hai mốc có điểm “tạm dừng”, lúc đồng hồ ngừng chạy.
-
0:00 · Chép lại dòng khai, đúng từng chữ
Xong khi: bạn có thể đọc dòng khai cho trường nghe mà không phải đoán chữ nào.
Ghi lại họ tên đầy đủ, cùng mọi tên khác mà người đó từng dùng khi đi học; tên cơ sở cấp bằng, đúng như được ghi; văn bằng và ngành học (“BSc Economics”, chứ không phải “một tấm bằng kinh tế”); hạng tốt nghiệp; năm tốt nghiệp.
-
1:00 · Tìm cơ sở cấp bằng trong danh sách chính thức
Xong khi: bạn đã thấy cơ sở đó trong danh sách chính thức của nước sở tại.
Hãy tra cơ sở cấp bằng, vì đó không phải lúc nào cũng là trường đã trực tiếp giảng dạy khóa học.
- Anh: hướng dẫn trên GOV.UK chỉ đến danh sách của từng xứ thuộc Vương quốc Anh.
- Mỹ: tra cơ sở dữ liệu DAPIP của Bộ Giáo dục Hoa Kỳ.
- Nơi khác: danh sách chính thức tại chính đất nước của trường, như ENIC-NARIC (mạng lưới các trung tâm công nhận văn bằng quốc gia) khuyến nghị.
Đọc tên trường từng chữ cái một. Bộ tài liệu dành cho nhà tuyển dụng trên trang chủ của Hedd cảnh báo: chỉ cần xáo lại tên của một trường đại học có thật là đã có thể ra tên của một trường giả.
Tạm dừng: không có trong danh sách? Có thể trường đã sáp nhập, đóng cửa hoặc đổi tên. Công cụ tra cứu của Hedd có cả các cơ sở cấp bằng của Anh đã sáp nhập hoặc đổi tên, và khi có thông tin, cho biết ai đang giữ hồ sơ của những trường đã đóng cửa.
Chưa từng được công nhận? Hãy tra danh sách cảnh báo chính thức.
-
3:00 · Xin cái gật đầu bằng văn bản
Xong khi: giấy đồng ý có chữ ký đã nằm trong hồ sơ.
Xác minh học vấn cần chữ ký của ứng viên: Hedd làm việc dựa trên mẫu đơn do ứng viên ký và ghi ngày, và một số trường còn đòi dùng mẫu riêng của họ. Mẫu câu xin đồng ý dành cho nhà tuyển dụng của chúng tôi có thể dùng làm điểm khởi đầu.
Chữ ký đó là sự cho phép để trường tiết lộ hồ sơ. Còn cơ sở pháp lý (lawful basis) của chính bạn khi xử lý dữ liệu là chuyện khác: ICO (cơ quan bảo vệ dữ liệu cá nhân của Anh) cho rằng sự đồng ý “thường sẽ không phù hợp” khi có sự chênh lệch rõ rệt về quyền lực, như giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, và gợi ý những cơ sở khác như lợi ích hợp pháp (legitimate interests). Hãy nêu rõ cơ sở bạn dùng trong thông báo về quyền riêng tư (privacy notice).
Với My eQuals (hệ thống hồ sơ học tập số của các trường Úc và New Zealand), việc ứng viên chia sẻ hồ sơ chính là cái gật đầu.
Tạm dừng: chưa có mẫu đơn đã ký? Gửi mẫu cho ứng viên và dừng đồng hồ. Nếu ứng viên không chịu ký, bạn không thể xác minh tấm bằng: hãy làm theo chính sách của công ty và nói thẳng với họ điều đó ảnh hưởng thế nào đến lời mời làm việc.
-
4:00 · Hỏi tận nguồn, qua con đường bạn tự tìm
Xong khi: bạn có trong tay mã tham chiếu hoặc một email đã gửi đi.
- Anh: Hedd, dịch vụ xác minh bằng cấp chính thức của Anh. Nếu công cụ tra cứu trường của Hedd cho thấy trường không dùng Hedd, hãy viết thư cho phòng đào tạo của trường (mẫu email ở dưới).
- Mỹ: National Student Clearinghouse (tổ chức xác minh bằng cấp của Mỹ) nếu trường có tham gia; nếu không, hãy hỏi phòng đào tạo.
- Úc và New Zealand: đường dẫn My eQuals do ứng viên gửi. Bản in ra giấy không được tính.
- Những nơi khác: phòng đào tạo, theo địa chỉ lấy từ website của trường. Bằng từ nước ngoài? Xem bằng nước ngoài được kiểm tra thế nào.
Quy tắc bất di bất dịch: không bao giờ dùng đường dẫn, số điện thoại hay email ghi trên tấm bằng hoặc trên bất cứ thứ gì gửi kèm. Ủy ban Thương mại Liên bang Mỹ (FTC) cảnh báo rằng một số lò cấp bằng (diploma mill) dựng hẳn một “dịch vụ xác minh”, chuyên gửi bảng điểm giả cho nhà tuyển dụng nào gọi đến hỏi. Ngoại lệ duy nhất là đường dẫn chia sẻ của My eQuals, khi bạn thấy nó mở ra trên chính website của My eQuals.
-
8:00 · Ghi nhật ký và hẹn ngày hỏi lại
Xong khi: một đồng nghiệp cầm hồ sơ lên là biết ngay mọi việc đang đến đâu.
Dán dòng nhật ký vào hồ sơ và ghi ngày hỏi lại vào lịch. Sau đó gửi lời mời làm việc, với điều kiện bằng cấp phải được xác minh.
Hạ màn: khi thư trả lời đến
| Thư trả lời | Việc của bạn |
|---|---|
| Đã xác nhận, mọi chi tiết đều khớp | Gỡ bỏ điều kiện. Đóng nhật ký. |
| Đã xác nhận, nhưng có một chi tiết không khớp | Nhắn cho ứng viên (mẫu ở dưới). Gửi Hedd mã tham chiếu và chi tiết đó; Hedd có thể làm việc lại với trường. Ở những nơi khác, hãy hỏi phòng đào tạo. |
| “Đã hủy” (cancelled), hoặc không có hồ sơ | Theo Hedd, nguyên nhân thường là thông tin không khớp. Kiểm tra lại họ tên, rồi đề nghị ứng viên liên hệ với trường. |
| Bất kỳ trang hay đường dẫn “đã xác minh” nào khác do ứng viên gửi | Chưa có gì được kiểm tra cả. Quay lại mốc 4:00. |
| Chưa từng được cấp bằng, hoặc cơ sở cấp bằng nằm trong danh sách cảnh báo | Đừng quyết định ngay tại chỗ. Giữ lại nhật ký, xem cần làm gì khi phát hiện bằng giả, và nếu ở Anh, hãy báo cho Hedd. |
Dùng công ty thẩm tra hồ sơ ở Mỹ? Fair Credit Reporting Act (luật liên bang Mỹ về báo cáo thông tin tín dụng và lý lịch) đòi hỏi một thông báo riêng bằng văn bản, thông báo này “không được nằm trong đơn xin việc” (vì vậy câu ghi trong tin tuyển dụng ở dưới không thay được nó), và phải có sự cho phép bằng văn bản của ứng viên trước khi tiến hành kiểm tra. Trước khi từ chối dựa trên báo cáo, hãy đưa họ một bản sao báo cáo và tài liệu “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (tóm tắt các quyền của bạn theo luật này).
Tin nhắn khó nói, viết sao cho công bằng
Thông tin không khớp dễ khiến người ta cảm thấy như bị buộc tội. Không nhất thiết phải vậy. Nếu ứng viên phản đối nội dung hồ sơ, ICO nói bạn “phải cân nhắc cẩn thận mọi ý kiến phản đối về tính chính xác của dữ liệu cá nhân”. Hỏi trước khi quyết định chính là cho họ cơ hội đó:
“Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn chờ chúng tôi kiểm tra. Hồ sơ của trường ghi [kết quả trả về]; hồ sơ ứng tuyển của bạn ghi [nội dung bạn khai]. Thường có một lý do đơn giản, chẳng hạn tên cũ, hoặc phía chúng tôi gõ nhầm. Bạn có thể cho biết thông tin nào là đúng không? Chúng tôi chưa quyết định gì cho đến khi nhận được phản hồi của bạn.”
Một lần đổi họ chỉ cần một câu là giải thích xong. Hạng 2:2 bỗng thành 2:1 thì là một cuộc nói chuyện khó hơn.
Đồ nghề của người quản lý sân khấu: chép, dán, chỉnh lại
Cho tin tuyển dụng hoặc mẫu đơn ứng tuyển
“Nếu chúng tôi mời bạn nhận vị trí này, chúng tôi sẽ xác nhận các bằng cấp bạn khai với chính những cơ sở đã cấp bằng, qua dịch vụ xác minh chính thức của họ và khi có sự đồng ý bằng văn bản của bạn. Chúng tôi lưu kết quả trong [thời hạn], sau đó xóa.”
Hãy chọn một thời hạn mà bạn giải thích được lý do: nguyên tắc hạn chế lưu trữ (storage limitation) của ICO nói rằng “bạn không được giữ dữ liệu cá nhân lâu hơn mức cần thiết”.
Gửi phòng đào tạo
Tiêu đề: Xác minh bằng cấp: [họ tên đầy đủ]
“Kính gửi Phòng đào tạo. [Họ tên đầy đủ], sinh ngày [ngày sinh], cho biết đã được quý trường cấp [văn bằng, ngành, hạng tốt nghiệp] năm [năm], với tên [tên khi đó]. Đính kèm là giấy đồng ý có chữ ký của người này. Hồ sơ của quý trường có khớp với thông tin trên không? Nếu không, khác ở điểm nào? [Họ tên, chức danh, tổ chức]”
Dòng nhật ký
[Ứng viên] · khai: [văn bằng, ngành, hạng, năm, cơ sở cấp bằng] · có trong [danh sách chính thức] · ký đồng ý ngày [ngày] · gửi qua [kênh], mã [số] · hỏi lại ngày [ngày] · kết quả: [đã xác nhận, có chi tiết khác hoặc không có hồ sơ] · người kiểm tra: [tên]
Trước lần tuyển dụng tới: dựng sân khấu một lần
Phần lớn công việc xác minh bằng cấp cho nhà tuyển dụng diễn ra từ trước khi có ai nộp đơn:
- Báo cho ứng viên ngay khi họ nộp đơn. Ở Anh, quyền được thông tin (right to be informed) nghĩa là bạn phải nói rõ vì sao thu thập dữ liệu của họ, lưu trong bao lâu và ai được xem.
- Biến mẫu đơn đồng ý thành thủ tục tiêu chuẩn, như bộ tài liệu dành cho nhà tuyển dụng của Hedd khuyên.
- Chỉ kiểm tra người bạn sắp tuyển, và kiểm tra mọi người như nhau. Tối thiểu hóa dữ liệu (data minimisation) nghĩa là chỉ thu thập những gì bạn cần. Ở Mỹ, EEOC (Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ) và FTC cho biết việc chọn kiểm tra lý lịch ai dựa trên chủng tộc, giới tính, tuổi tác (từ 40 tuổi trở lên) hay một đặc điểm khác được pháp luật bảo vệ là bất hợp pháp.
Đã vào làm rồi? Cách xác minh bằng cấp nhân viên
Vẫn bảng quy trình ấy, kể cả bước xin đồng ý, cộng thêm một mốc trước 0:00: một chính sách bằng văn bản quy định ai sẽ được kiểm tra và kiểm tra ngược về bao lâu. Hãy cho nhân viên biết chính sách nào dẫn đến việc kiểm tra, và kiểm tra cả một nhóm vị trí, không bao giờ chỉ riêng một người.
Nếu thông tin không khớp, trước hết hãy gửi tin nhắn khó nói kia, sau đó mới đến quy trình thông thường của công ty, không bao giờ quyết định ngay tại chỗ. Hãy tính trước cho những trường hợp khó, chẳng hạn một quản lý gắn bó lâu năm hóa ra chưa học xong chương trình MBA.
Bước tiếp theo của bạn: trước khi gửi lời mời làm việc tiếp theo, hãy mở tài khoản Hedd hoặc Clearinghouse và thêm câu thông báo kia vào mẫu đơn ứng tuyển. Khi đó, việc còn lại chỉ là mười phút.
Nguồn
- Hedd: Hỏi đáp: sự đồng ý, các cơ sở đã sáp nhập, yêu cầu bị hủy, thông tin không khớp
- Hedd: trang chủ và bộ tài liệu dành cho nhà tuyển dụng có thể tải về (tên nhái, xin đồng ý như thủ tục tiêu chuẩn, báo cáo các trường hợp đã xác định là giả)
- Hedd: Tra cứu trường đại học và Liên hệ: báo cáo gian lận bằng cấp
- National Student Clearinghouse: Xác minh ngay
- My eQuals: Hỏi đáp dành cho bên xác minh
- GOV.UK: Kiểm tra xem trường đại học hoặc cao đẳng của bạn có được cấp bằng không
- Bộ Giáo dục Hoa Kỳ: DAPIP và ENIC-NARIC: Các cơ sở giáo dục đại học được công nhận
- Ủy ban Thương mại Liên bang Mỹ: Tìm hiểu kỹ bằng cấp học thuật để khỏi “bỏng tay” vì bằng giả
- ICO: Quyền được thông tin, Tối thiểu hóa dữ liệu, Tính chính xác, Hạn chế lưu trữ và Khi nào sự đồng ý là phù hợp?
- EEOC và FTC: Kiểm tra lý lịch, những điều nhà tuyển dụng cần biết
Kiểm tra trước khi tin. Các công cụ miễn phí của Phòng kiểm nghiệm bằng giả xem xét một CV, website của một trường, một tin nhắn hay một dịch vụ “xác minh”, rồi chỉ ra các dấu hiệu cảnh báo, kèm đường dẫn đến danh sách đăng ký chính thức.