Karyawan baru Anda mengaku punya gelar. Cek dalam sepuluh menit

Bayangkan: pukul 9.05, satu CV, waktu berjalan

Misalkan CV itu mencantumkan “BSc Economics, 2:1”, yaitu sarjana ekonomi dengan predikat kelulusan Inggris 2:1, dari universitas yang tidak Anda kenal. Pukul 9.05, Anda menyalakan pengatur waktu dan menyalin klaim itu. Manajer perekrutan sudah dua kali bertanya apakah tawarannya bisa dikirim hari ini.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​⁠

9.06: universitas itu tidak ada di daftar yang ditunjuk GOV.UK, jadi Anda menghentikan jam. Pencarian singkat menunjukkan bahwa universitas itu sudah bergabung dengan universitas lain, dan Hedd menyebutkan siapa yang kini memegang catatan akademiknya. Pukul 9.07, jam kembali berjalan.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​⁠

9.09: persetujuan bertanda tangan sudah tersimpan di berkas. 9.10: permintaan ke Hedd terkirim. 9.14: catatan pengecekan diarsipkan. 9.16: tawaran kerja bersyarat terkirim, dan jam mencatat tepat sepuluh menit. Dua hari kemudian datang balasan: “Terkonfirmasi, tetapi ada detail yang berbeda.” Apa yang Anda lakukan dengan balasan itu dibahas di babak penutup, di bawah.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​⁠

Lembar kerjanya: cara verifikasi pendidikan kandidat dalam lima aba-aba

Untuk verifikasi gelar kandidat, jalankan lima aba-aba berikut. Masing-masing punya patokan “selesai jika”, dan dua di antaranya punya jeda: saat itulah jam dihentikan.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​⁠

1. Menit 0 · Salin klaimnya, kata demi kata

   Selesai jika: Anda bisa membacakan klaim itu kepada universitas tanpa menebak-nebak.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​⁠

   Tuliskan nama lengkapnya, serta nama lain yang ia pakai semasa kuliah; institusi pemberi gelar, persis seperti yang tertulis; gelar dan bidang studinya (“BSc Economics”, bukan “gelar ekonomi”); predikat kelulusannya; dan tahunnya.

2. Menit 1 · Temukan institusi pemberi gelar di daftar resmi

   Selesai jika: Anda sudah menemukan institusi itu di daftar resmi negaranya.

   Carilah institusi pemberi gelarnya, yang belum tentu sama dengan kampus tempat kuliahnya berlangsung.

   • Inggris: panduan GOV.UK menunjukkan daftar resmi bagi masing-masing negara di Britania Raya.
   • AS: telusuri basis data DAPIP milik Departemen Pendidikan AS.
   • Negara lain: daftar resmi di negara asal universitas itu, sesuai saran ENIC-NARIC, jaringan pusat informasi pengakuan kualifikasi.

   Baca namanya huruf demi huruf. Panduan untuk perusahaan (employer toolkit) di halaman utama Hedd mengingatkan bahwa nama universitas asli yang susunan katanya diubah bisa saja milik kampus palsu.

   Jeda: tidak ada di daftar? Mungkin universitas itu sudah bergabung, tutup, atau berganti nama. Pencarian di Hedd mencakup institusi pemberi gelar di Inggris yang sudah bergabung atau berganti nama, dan, jika datanya tersedia, siapa yang kini memegang catatan akademik institusi yang sudah tutup.

   Ternyata tidak pernah diakui? Telusuri daftar peringatan resmi.

3. Menit 3 · Minta persetujuannya secara tertulis

   Selesai jika: persetujuan bertanda tangan sudah tersimpan di berkas.

   Verifikasi pendidikan memerlukan tanda tangan kandidat: Hedd bekerja berdasarkan formulir yang ditandatangani dan diberi tanggal oleh kandidat, dan sebagian universitas mewajibkan formulir mereka sendiri. Contoh kalimat persetujuan untuk perusahaan dari kami bisa menjadi titik awal.

   Tanda tangan itu adalah izin bagi universitas untuk membuka catatan akademiknya. Dasar hukum Anda sendiri untuk mengolah data adalah perkara lain: ICO (otoritas perlindungan data Inggris) menyatakan bahwa persetujuan “will not usually be appropriate” (biasanya tidak tepat) jika ada ketimpangan kekuasaan yang jelas, seperti dalam hubungan kerja, dan menunjuk dasar hukum lain seperti kepentingan yang sah (legitimate interests). Sebutkan dasar hukum Anda dalam pemberitahuan privasi.

   Di My eQuals, begitu kandidat membagikan catatan akademiknya, itulah persetujuannya.

   Jeda: formulir belum ditandatangani? Kirimkan, lalu hentikan jam. Jika kandidat tidak mau menandatanganinya, Anda tidak bisa memverifikasi gelarnya: ikuti kebijakan perusahaan Anda, dan jelaskan terus terang kepadanya apa artinya bagi tawaran kerja itu.

4. Menit 4 · Tanyakan ke sumbernya, lewat jalur yang Anda temukan sendiri

   Selesai jika: Anda sudah memegang nomor referensi atau email yang terkirim.

   • Inggris: Hedd, layanan resmi verifikasi gelar di Inggris. Jika pencarian universitas di Hedd menunjukkan bahwa universitas itu tidak memakai Hedd, kirim surat ke bagian akademiknya (contoh email ada di bawah).
   • AS: National Student Clearinghouse, lembaga verifikasi gelar di AS, jika kampusnya ikut serta; jika tidak, bagian akademiknya (registrar).
   • Australia dan Selandia Baru: tautan My eQuals dari kandidat. Hasil cetak tidak berlaku.
   • Negara lain: bagian akademiknya, di alamat yang tercantum di situs web universitas itu. Gelarnya dari luar negeri? Lihat cara gelar luar negeri dicek.

   Satu aturan yang tak boleh dilanggar: jangan pernah memakai tautan, nomor telepon, atau alamat email dari ijazah, atau dari apa pun yang dikirim bersamanya. Federal Trade Commission (FTC, Komisi Perdagangan Federal AS) memperingatkan bahwa sebagian pabrik ijazah (diploma mill) menjalankan “layanan verifikasi” yang mengirimkan transkrip nilai palsu kepada perusahaan yang menghubunginya. Satu-satunya pengecualian adalah tautan berbagi My eQuals, setelah Anda melihatnya terbuka di situs My eQuals sendiri.

5. Menit 8 · Catat, lalu jadwalkan tindak lanjut

   Selesai jika: rekan kerja Anda bisa mengambil alih berkas itu dan langsung tahu sampai di mana prosesnya.

   Tempelkan catatan satu baris ke dalam berkas, dan tandai di kalender kapan Anda akan menagih jawabannya. Lalu kirim tawaran kerjanya, dengan syarat lolos verifikasi.

Babak penutup: saat balasan tiba

Perusahaan pemeriksa latar belakang di AS: Fair Credit Reporting Act (undang-undang pelaporan kredit AS) mewajibkan pemberitahuan tertulis dalam dokumen tersendiri, yang “can't be in an employment application” (tidak boleh dimuat dalam formulir lamaran kerja), jadi kalimat untuk iklan di bawah tidak bisa menggantikannya. Kandidat juga harus memberi izin tertulis lebih dulu. Sebelum menolak kandidat berdasarkan laporan itu, berikan kepadanya salinan laporan beserta dokumen “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (ringkasan hak-haknya menurut undang-undang tersebut).

Pesan yang canggung, disampaikan dengan adil

Data yang tidak cocok terasa seperti tuduhan. Padahal tidak harus begitu. Jika kandidat membantah catatan tersebut, ICO menyatakan bahwa Anda “must carefully consider any challenges to the accuracy of personal data” (wajib menimbang dengan cermat setiap sanggahan atas akurasi data pribadi). Dengan bertanya sebelum memutuskan, Anda memberinya kesempatan itu:

“Terima kasih atas kesabaran Anda selama proses pengecekan kami. Catatan universitas menunjukkan [hasil yang kami terima], sedangkan lamaran Anda menyebutkan [yang Anda tulis]. Sering kali penyebabnya sederhana, misalnya nama lama atau salah ketik di pihak kami. Bisakah Anda memberi tahu saya mana yang benar? Belum ada keputusan apa pun sebelum kami mendengar penjelasan dari Anda.”

Nama keluarga yang berubah cukup dijelaskan dalam satu kalimat. Lain halnya dengan predikat 2:2 yang berubah menjadi 2:1: percakapannya lebih sulit.

Perlengkapan pimpinan panggung: salin, tempel, sesuaikan

Untuk iklan lowongan atau formulir lamaran

“Jika kami menawarkan posisi ini kepada Anda, kami akan mengonfirmasi kualifikasi yang Anda cantumkan kepada institusi yang memberikannya, melalui layanan verifikasi resmi mereka dan dengan persetujuan tertulis Anda. Kami menyimpan hasilnya selama [jangka waktu], lalu menghapusnya.”

Pilih jangka waktu yang bisa Anda pertanggungjawabkan: prinsip pembatasan penyimpanan (storage limitation) dari ICO menegaskan “you must not keep personal data for longer than you need it” (Anda tidak boleh menyimpan data pribadi lebih lama daripada yang Anda perlukan).

Untuk bagian akademik

Perihal: Verifikasi gelar: [nama lengkap]
“Yth. Tim Bagian Akademik, [nama lengkap], lahir [tanggal lahir], menyatakan bahwa institusi Anda memberinya gelar [gelar, bidang studi, predikat kelulusan] pada tahun [tahun], atas nama [nama saat itu]. Persetujuan bertanda tangan darinya kami lampirkan. Apakah catatan Anda sesuai? Jika tidak, apa yang berbeda? [Nama, jabatan, organisasi]”

Catatan satu baris

[Kandidat] · klaim: [gelar, bidang studi, predikat, tahun, institusi pemberi gelar] · tercantum di [daftar resmi] · persetujuan ditandatangani [tanggal] · dikirim lewat [jalur], ref. [nomor] · tindak lanjut [tanggal] · hasil: [terkonfirmasi, berbeda, atau tidak tercatat] · dicek oleh [nama]

Sebelum rekrutmen berikutnya: tata panggungnya sekali saja

Sebagian besar pekerjaan verifikasi ijazah untuk perusahaan justru berlangsung sebelum ada yang melamar:

• Beri tahu kandidat sejak mereka melamar. Di Inggris, hak untuk mendapat informasi (right to be informed) berarti Anda harus menjelaskan mengapa Anda mengumpulkan data mereka, berapa lama data itu disimpan, dan siapa saja yang melihatnya.
• Jadikan formulir persetujuan sebagai standar, seperti yang disarankan panduan Hedd untuk perusahaan.
• Cek hanya orang yang akan Anda rekrut, dan perlakukan setiap karyawan baru dengan cara yang sama. Minimisasi data (data minimisation) berarti hanya mengumpulkan data yang Anda perlukan. Di AS, EEOC (komisi kesetaraan kesempatan kerja AS) dan FTC menyatakan bahwa memilih siapa yang diperiksa latar belakangnya berdasarkan ras, jenis kelamin, usia (40 tahun ke atas), atau karakteristik lain yang dilindungi hukum adalah tindakan ilegal.

Sudah jadi karyawan? Cara verifikasi ijazah karyawan

Lembar kerjanya sama, termasuk soal persetujuan, ditambah satu aba-aba sebelum menit 0: kebijakan tertulis tentang siapa saja yang dicek dan seberapa jauh ke belakang. Beri tahu karyawan kebijakan mana yang memicu pengecekan itu, dan cek satu kelompok jabatan secara utuh, jangan pernah hanya satu orang.

Jika ada data yang tidak cocok, kirim dulu pesan yang canggung tadi, lalu jalankan prosedur Anda yang biasa, dan jangan pernah memutuskan di tempat. Tentukan sikap untuk kasus-kasus sulit sejak awal, misalnya manajer yang sudah lama bekerja di perusahaan tetapi ternyata belum menyelesaikan MBA-nya.

Langkah Anda berikutnya: sebelum tawaran kerja berikutnya dikirim, buka akun Hedd atau Clearinghouse Anda, lalu tambahkan kalimat untuk iklan tadi ke formulir lamaran. Setelah itu, yang tersisa tinggal sepuluh menit tadi.

Sumber

• Hedd: FAQ: persetujuan, institusi yang bergabung, permintaan yang dibatalkan, ketidakcocokan data
• Hedd: halaman utama dan panduan untuk perusahaan (employer toolkit) yang bisa diunduh (nama tiruan, persetujuan sebagai standar, pelaporan ijazah yang terbukti palsu)
• Hedd: pencarian universitas dan halaman kontak: melaporkan penipuan gelar
• National Student Clearinghouse: Verify Now
• My eQuals: FAQ untuk pihak verifikasi
• GOV.UK: cek apakah universitas atau kampus Anda berwenang memberikan gelar
• Departemen Pendidikan AS: DAPIP dan ENIC-NARIC: institusi pendidikan tinggi yang diakui
• Federal Trade Commission AS: Avoid Fake-Degree Burns
• ICO: hak untuk mendapat informasi, minimisasi data, akurasi, pembatasan penyimpanan, dan kapan persetujuan merupakan dasar yang tepat?
• EEOC dan FTC: Background Checks, What Employers Need to Know (yang perlu diketahui perusahaan tentang pemeriksaan latar belakang)

#VerifikasiIjazah #RekrutYangBenar #TipsHRD #PemeriksaanLatarBelakang