نیروی تازه‌تان می‌گوید مدرک دارد؟ در ده دقیقه بررسی‌اش کنید

صحنه را تصور کنید: ساعت ۹:۰۵، یک رزومه، زمان‌سنج روشن

فرض کنید در رزومه آمده است: کارشناسی اقتصاد (BSc Economics) با درجهٔ 2:1، از دانشگاهی که نمی‌شناسید. ساعت ۹:۰۵ زمان‌سنج را به کار می‌اندازید و ادعای رزومه را رونویسی می‌کنید. مدیر استخدام تا همین حالا دو بار پرسیده که پیشنهاد کار امروز فرستاده می‌شود یا نه.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​⁠

۹:۰۶: دانشگاه در فهرستی که GOV.UK معرفی می‌کند نیست، پس ساعت را نگه می‌دارید. یک جست‌وجوی کوتاه نشان می‌دهد که با دانشگاه دیگری ادغام شده است و سرویس HEDD (سرویس رسمی استعلام مدرک در بریتانیا) می‌گوید سوابقش حالا دست کیست. ۹:۰۷: ساعت دوباره راه می‌افتد.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​⁠

۹:۰۹: رضایت‌نامهٔ امضاشده در پرونده است. ۹:۱۰: درخواست به HEDD فرستاده شد. ۹:۱۴: سطر ثبت به پرونده اضافه شد. ۹:۱۶: پیشنهاد کار مشروط فرستاده شد و ساعت درست ده دقیقه را نشان می‌دهد. دو روز بعد پاسخ می‌رسد: «تأیید شد، اما یکی از جزئیات فرق دارد.» اینکه با این پاسخ چه کنید، پردهٔ آخر است و در ادامه می‌آید.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​⁠

برگهٔ اجرا: استعلام مدرک تحصیلی متقاضی کار در پنج مرحله

برای استعلام مدرک متقاضی، این پنج مرحله را یکی‌یکی طی کنید. هر مرحله نقطهٔ پایان مشخصی دارد و دو مرحله یک «توقف» هم دارند، یعنی جایی که ساعت می‌ایستد.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​⁠

1. ۰:۰۰ · ادعا را کلمه‌به‌کلمه رونویسی کنید

   پایان مرحله: وقتی بتوانید ادعا را بی‌آنکه چیزی را حدس بزنید، برای دانشگاه بخوانید.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​⁠

   این‌ها را یادداشت کنید: نام کامل و هر نامی که متقاضی با آن درس خوانده است؛ نام نهاد اعطاکنندهٔ مدرک، دقیقاً همان‌طور که نوشته شده؛ عنوان مدرک و رشته (BSc Economics، نه «یک مدرک اقتصاد»)؛ درجهٔ مدرک؛ و سال.

2. ۱:۰۰ · نهاد اعطاکننده را در فهرست رسمی پیدا کنید

   پایان مرحله: وقتی این نهاد را در فهرست رسمی کشورش پیدا کرده باشید.

   دنبال نهاد اعطاکنندهٔ مدرک بگردید؛ این نهاد همیشه همان کالجی نیست که دوره را برگزار کرده است.

   • بریتانیا: راهنمای GOV.UK فهرست هر یک از کشورهای تشکیل‌دهندهٔ بریتانیا را نشان می‌دهد.
   • آمریکا: در پایگاه DAPIP وزارت آموزش آمریکا (US Department of Education) جست‌وجو کنید.
   • کشورهای دیگر: فهرست رسمی کشور خود دانشگاه، همان‌طور که شبکهٔ ENIC-NARIC توصیه می‌کند.

   نام را حرف‌به‌حرف بخوانید. جعبه‌ابزار کارفرمایان در صفحهٔ اصلی HEDD هشدار می‌دهد که همان نام یک دانشگاه واقعی، با ترتیبی دیگر از کلمه‌ها، ممکن است مال یک مؤسسهٔ جعلی باشد.

   توقف: در فهرست نیست؟ شاید ادغام شده، تعطیل شده یا تغییر نام داده است. جست‌وجوی HEDD نهادهای اعطاکنندهٔ مدرک در بریتانیا را که ادغام شده‌اند یا نامشان عوض شده نیز در بر می‌گیرد و دربارهٔ نهادهای تعطیل‌شده، هر جا اطلاعاتش باشد، نشان می‌دهد سوابقشان حالا دست کیست.

   هرگز به رسمیت شناخته نشده است؟ در فهرست‌های هشدار رسمی جست‌وجو کنید.

3. ۳:۰۰ · «بله» را کتبی بگیرید

   پایان مرحله: وقتی رضایت‌نامهٔ امضاشده در پرونده باشد.

   استعلام مدرک بدون امضای متقاضی ممکن نیست: سرویس HEDD با فرمی کار می‌کند که متقاضی امضا می‌کند و تاریخ می‌زند، و بعضی دانشگاه‌ها هم فقط فرم خودشان را قبول دارند. متن رضایت‌نامهٔ استعلام مدرک که برای کارفرمایان آماده کرده‌ایم نقطهٔ شروع خوبی است.

   این امضا به دانشگاه اجازه می‌دهد سوابق را در اختیار شما بگذارد. مبنای قانونی خود شما برای پردازش داده‌ها موضوع دیگری است: نهاد ICO (ناظر حفاظت از داده‌ها در بریتانیا) می‌گوید هر جا عدم توازن آشکاری در قدرت وجود دارد، مثل رابطهٔ کارفرما با متقاضی، رضایت «معمولاً مبنای مناسبی نیست»، و به مبناهای دیگری مثل «منافع مشروع» اشاره می‌کند. مبنای خودتان را در اطلاعیهٔ حریم خصوصی‌تان ذکر کنید.

   در سامانهٔ My eQuals، همین که متقاضی سوابقش را با شما به اشتراک بگذارد، یعنی «بله» گفته است.

   توقف: هنوز فرم امضاشده‌ای ندارید؟ فرم را بفرستید و ساعت را نگه دارید. اگر متقاضی امضا نکند، نمی‌توانید مدرکش را استعلام کنید: طبق رویهٔ سازمانتان عمل کنید و بی‌پرده به او بگویید این موضوع برای پیشنهاد کار چه معنایی دارد.

4. ۴:۰۰ · از خود منبع بپرسید، از راهی که خودتان پیدا کرده‌اید

   پایان مرحله: وقتی یک شمارهٔ پیگیری یا یک ایمیل فرستاده‌شده در دست داشته باشید.

   • بریتانیا: HEDD، سرویس رسمی استعلام مدرک در بریتانیا. اگر جست‌وجوی دانشگاه در HEDD نشان داد که آن دانشگاه از HEDD استفاده نمی‌کند، به ادارهٔ آموزش دانشگاه (Registry) نامه بنویسید (متن ایمیل در پایین آمده است).
   • آمریکا: سامانهٔ National Student Clearinghouse، اگر کالج در آن عضو است؛ وگرنه ادارهٔ آموزش دانشگاه (Registrar).
   • استرالیا و نیوزیلند: لینک My eQuals که متقاضی برایتان می‌فرستد. نسخهٔ چاپی حساب نیست.
   • هر جای دیگر: ادارهٔ آموزش دانشگاه، با نشانی‌ای که از وب‌سایت خود دانشگاه برداشته‌اید. دانشگاه خارجی است؟ ببینید مدرک خارجی چطور استعلام می‌شود.

   تنها قاعده: هرگز از لینک، شماره یا ایمیلی استفاده نکنید که روی دانشنامه یا در هر چیزی که همراهش فرستاده شده، آمده است. کمیسیون تجارت فدرال آمریکا (FTC) هشدار می‌دهد که بعضی مؤسسه‌های مدرک‌فروش «سرویس استعلام» خودشان را دارند و برای کارفرمایی که تماس می‌گیرد، ریزنمرات جعلی می‌فرستند. تنها استثنا لینک اشتراک My eQuals است، آن هم وقتی ببینید که در سایت خود My eQuals باز می‌شود.

5. ۸:۰۰ · ثبتش کنید و تاریخ پیگیری بگذارید

   پایان مرحله: وقتی همکارتان بتواند پرونده را بردارد و بفهمد کار به کجا رسیده است.

   سطر ثبت را در پرونده بچسبانید و تاریخ پیگیری را در تقویمتان بگذارید. بعد پیشنهاد کار را بفرستید، مشروط به نتیجهٔ استعلام.

پردهٔ آخر: وقتی پاسخ می‌رسد

شرکت‌های بررسی سوابق در آمریکا: طبق قانون گزارش‌دهی منصفانهٔ اعتباری (Fair Credit Reporting Act)، باید اول اطلاعیه‌ای کتبی و جداگانه به متقاضی بدهید که «نمی‌تواند در فرم درخواست استخدام بیاید» (پس سطر آگهی که پایین‌تر آمده، این اطلاعیه نیست) و اجازهٔ کتبی او را بگیرید. پیش از آنکه بر پایهٔ این گزارش به کسی «نه» بگویید، نسخه‌ای از گزارش را همراه با سند "A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act"، یعنی «خلاصهٔ حقوق شما طبق قانون گزارش‌دهی منصفانهٔ اعتباری»، به او بدهید.

پیامی ناخوشایند، اما منصفانه

ناهمخوانی حس اتهام دارد، اما لازم نیست اتهام باشد. اگر متقاضی سوابق را قبول نداشته باشد، به گفتهٔ ICO شما «باید هر اعتراضی به درستی داده‌های شخصی را با دقت بررسی کنید». اگر پیش از تصمیم گرفتن بپرسید، این فرصت را به او داده‌اید:

«از اینکه در این مرحلهٔ بررسی‌ها صبوری کردید، سپاسگزاریم. در سوابق دانشگاه [پاسخی که رسیده] آمده است و در درخواست شما [آنچه نوشته‌اید]. اغلب دلیل ساده‌ای در کار است، مثلاً نامی که قبلاً داشته‌اید یا یک اشتباه تایپی از طرف ما. ممکن است بگویید کدام درست است؟ تا از شما نشنویم، هیچ تصمیمی گرفته نمی‌شود.»

توضیح نام خانوادگی تازه یک جمله بیشتر نیست. اما درجهٔ 2:2 که در رزومه 2:1 شده، گفت‌وگوی سخت‌تری است.

جعبه‌ابزار مدیر صحنه: کپی کنید، بچسبانید، ویرایش کنید

برای آگهی استخدام یا فرم درخواست

«اگر این شغل را به شما پیشنهاد کنیم، مدرک‌هایی را که نام برده‌اید، با رضایت کتبی شما و از راه سرویس‌های رسمی استعلام، از خود مؤسسه‌هایی که آن‌ها را اعطا کرده‌اند استعلام می‌کنیم. نتیجه را به مدت [مدت] نگه می‌داریم و بعد پاکش می‌کنیم.»

مدتی را انتخاب کنید که بتوانید از آن دفاع کنید: اصل محدودیت مدت نگهداری در راهنمای ICO می‌گوید «نباید داده‌های شخصی را بیش از مدتی که به آن‌ها نیاز دارید نگه دارید».

برای ادارهٔ آموزش دانشگاه

موضوع: استعلام مدرک: [نام کامل]
«همکاران گرامی ادارهٔ آموزش، سلام. [نام کامل]، متولد [تاریخ تولد]، اعلام کرده‌اند که در سال [سال] و با نام [نام در آن زمان]، مدرک [عنوان مدرک، رشته، درجه] را از دانشگاه شما گرفته‌اند. رضایت‌نامهٔ امضاشدهٔ ایشان پیوست است. آیا سوابق شما همین را نشان می‌دهد؟ اگر نه، چه چیزی فرق دارد؟ [نام، سمت، سازمان]»

ثبت یک‌سطری

[متقاضی] · ادعا: [مدرک، رشته، درجه، سال، نهاد اعطاکننده] · در [فهرست رسمی] · رضایت‌نامه امضا شد: [تاریخ] · ارسال از راه [مسیر]، شمارهٔ پیگیری [شماره] · پیگیری بعدی: [تاریخ] · نتیجه: [تأیید شد، مغایرت دارد یا سابقه‌ای نیست] · بررسی‌کننده: [نام]

پیش از استخدام بعدی: صحنه را یک بار آماده کنید

بیشتر کار استعلام مدرک برای کارفرمایان پیش از آن انجام می‌شود که کسی درخواست بدهد:

• هنگام درخواست، به متقاضیان بگویید. در بریتانیا، حق آگاه شدن یعنی باید بگویید داده‌هایشان را چرا جمع می‌کنید، تا کی نگه می‌دارید و چه کسانی آن‌ها را می‌بینند.
• فرم رضایت‌نامه را بخشی ثابت از روال استخدام کنید، همان‌طور که جعبه‌ابزار کارفرمایان HEDD توصیه می‌کند.
• فقط کسی را بررسی کنید که استخدامش می‌کنید، و همهٔ استخدام‌ها را یکسان. حداقل‌سازی داده‌ها یعنی فقط همان چیزی را جمع کنید که لازم دارید. در آمریکا، کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC) و FTC می‌گویند غیرقانونی است که افراد را برای بررسی سوابق بر پایهٔ نژاد، جنسیت، سن (۴۰ سال یا بیشتر) یا هر ویژگی حمایت‌شدهٔ دیگری انتخاب کنید.

همین حالا برایتان کار می‌کند؟ استعلام مدرک کارمند

همان برگهٔ اجرا، همراه با رضایت‌نامه، به‌اضافهٔ یک مرحله پیش از ۰:۰۰: سیاستی مکتوب دربارهٔ اینکه چه کسانی بررسی می‌شوند و بررسی تا چه زمانی به عقب برمی‌گردد. به کارکنان بگویید بررسی بر اساس کدام سیاست انجام می‌شود، و همیشه همهٔ کسانی را که در یک گروه شغلی‌اند بررسی کنید، هرگز فقط یک نفر را.

اگر ناهمخوانی پیدا شد، اول همان پیام ناخوشایند را بفرستید و بعد روال عادی سازمانتان را دنبال کنید؛ هرگز در لحظه تصمیم نگیرید. تکلیف موارد دشوار را از پیش روشن کنید، مثلاً مدیری باسابقه که معلوم می‌شود مدرک MBA او ناتمام مانده است.

قدم بعدی شما: پیش از آنکه پیشنهاد کار بعدی را بفرستید، وارد حساب خود در HEDD یا Clearinghouse شوید و سطر آگهی را به فرم درخواستتان اضافه کنید. آن وقت فقط همان ده دقیقه می‌ماند.

منابع

• سرویس HEDD: پرسش‌های متداول: رضایت، نهادهای ادغام‌شده، درخواست‌های لغوشده، مغایرت‌ها
• سرویس HEDD: صفحهٔ اصلی و جعبه‌ابزار کارفرمایان که می‌شود دانلودش کرد (نام‌های مشابه، رضایت‌نامه به‌عنوان روال ثابت، گزارش مدرک‌های جعلی قطعی)
• سرویس HEDD: جست‌وجوی دانشگاه و تماس با ما: گزارش تقلب در مدرک
• سامانهٔ National Student Clearinghouse: همین حالا استعلام کنید
• سامانهٔ My eQuals: پرسش‌های متداول استعلام‌کنندگان
• سایت GOV.UK: بررسی کنید دانشگاه یا کالجتان می‌تواند مدرک اعطا کند یا نه
• وزارت آموزش آمریکا: DAPIP و شبکهٔ ENIC-NARIC: مؤسسه‌های آموزش عالی به رسمیت شناخته‌شده
• کمیسیون تجارت فدرال آمریکا (FTC): با بررسی سوابق تحصیلی، از دام مدرک جعلی دور بمانید
• نهاد ICO: حق آگاه شدن، حداقل‌سازی داده‌ها، درستی داده‌ها، محدودیت مدت نگهداری و رضایت چه وقت مبنای مناسبی است؟
• کمیسیون‌های EEOC و FTC آمریکا: بررسی سوابق؛ آنچه کارفرمایان باید بدانند

#استعلام_مدرک #استخدام_درست #منابع_انسانی #بررسی_سوابق