La persona che sta per assumere dice di avere una laurea. La verifichi in dieci minuti

La scena: le 9:05, un CV, il cronometro che corre

Mettiamo che il CV riporti «BSc Economics, 2:1» (una laurea britannica in economia con upper second-class honours, un voto di laurea buono), rilasciata da un'università che Lei non conosce. Alle 9:05 fa partire il cronometro e trascrive il titolo dichiarato. Il responsabile del reparto Le ha già chiesto due volte se l'offerta può partire oggi.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌⁠

9:06: l'università non compare nell'elenco indicato da GOV.UK, quindi ferma il cronometro. Una rapida ricerca rivela che si è fusa con un'altra università, e Hedd, il servizio britannico di verifica delle lauree, indica chi ne conserva gli archivi. Alle 9:07 il cronometro riparte.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌⁠

9:09: il consenso firmato è agli atti. 9:10: richiesta inviata a Hedd. 9:14: annotazione nel fascicolo. 9:16: parte l'offerta condizionata, e il cronometro segna dieci minuti. Due giorni dopo arriva la risposta: «Confermato, ma un dato non corrisponde». Che cosa farne lo vedrà nel finale, più sotto.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌⁠

La scaletta: come verificare il titolo di studio di un candidato in cinque tempi

Per verificare la laurea di un candidato si procede in cinque tempi. Ognuno ha il suo «concluso quando», e due prevedono una pausa, durante la quale il cronometro si ferma.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌⁠

1. 0:00 · Trascriva il titolo dichiarato, parola per parola

   Concluso quando: potrebbe leggere il titolo dichiarato all'università senza dover tirare a indovinare.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌⁠

   Annoti nome e cognome completi, più l'eventuale nome con cui la persona era iscritta; l'ente che rilascia il titolo, scritto esattamente come nel CV; il titolo e la materia («BSc Economics», non «una laurea in economia»); la classificazione, cioè il voto finale; l'anno.

2. 1:00 · Trovi l'ente nell'elenco ufficiale

   Concluso quando: ha trovato l'ente nell'elenco ufficiale del suo Paese.

   Cerchi l'ente che rilascia il titolo, che non sempre coincide con il college in cui si sono svolte le lezioni.

   • Regno Unito: la guida di GOV.UK rimanda all'elenco di ciascuna nazione britannica.
   • Stati Uniti: cerchi nella banca dati DAPIP del Dipartimento dell'Istruzione statunitense.
   • Altri Paesi: l'elenco ufficiale del Paese in cui ha sede l'università, come consigliano le reti ENIC-NARIC dei centri nazionali per il riconoscimento dei titoli.

   Legga il nome lettera per lettera. La guida pratica per i datori di lavoro che si scarica dalla home page di Hedd avverte che il nome di un'università vera, con le parole rimescolate, può appartenere a un falso.

   Pausa: non è nell'elenco? Può darsi che si sia fuso con un altro ente, abbia chiuso o cambiato nome. La ricerca di Hedd comprende gli enti britannici con il potere di rilasciare lauree che si sono fusi o hanno cambiato nome e, quando il dato è disponibile, indica chi conserva oggi gli archivi di quelli che hanno chiuso.

   Non è mai stato riconosciuto? Cerchi il nome nelle liste ufficiali di allerta.

3. 3:00 · Ottenga il sì per iscritto

   Concluso quando: il consenso firmato è agli atti.

   La verifica dei titoli di studio dichiarati nel CV richiede la firma del candidato: Hedd procede sulla base di un modulo che il candidato firma e data, e alcune università pretendono il proprio. La nostra formula di consenso per i datori di lavoro è un buon punto di partenza.

   Con quella firma l'università è autorizzata a comunicare i dati. La base giuridica del Suo trattamento è un'altra questione: l'ICO, l'autorità britannica per la protezione dei dati, afferma che il consenso «will not usually be appropriate», cioè di norma non è la base adatta, quando c'è un evidente squilibrio di potere, come tra datore di lavoro e candidato, e indica altre basi, come il legittimo interesse. Specifichi la Sua nell'informativa sulla privacy.

   Con My eQuals, la piattaforma dei titoli ufficiali delle università australiane e neozelandesi, il sì coincide con la condivisione del documento.

   Pausa: il modulo firmato non c'è ancora? Lo invii e fermi il cronometro. Se il candidato si rifiuta di firmare, la laurea non si può verificare: segua la Sua procedura interna e dica chiaramente al candidato che cosa comporta per l'offerta.

4. 4:00 · Interroghi la fonte, per una strada trovata da Lei

   Concluso quando: ha in mano un numero di riferimento o un'email inviata.

   • Regno Unito: Hedd, il servizio ufficiale britannico di verifica delle lauree. Se la ricerca per università di Hedd mostra che l'ateneo non lo usa, scriva alla sua segreteria studenti (l'email è più sotto).
   • Stati Uniti: il National Student Clearinghouse, se il college aderisce; altrimenti la segreteria studenti (il «registrar»).
   • Australia e Nuova Zelanda: il link My eQuals condiviso dal candidato. Una stampa non vale.
   • Tutti gli altri Paesi: la segreteria studenti, a un indirizzo preso dal sito dell'università. Laurea estera? Veda come si verifica una laurea estera.

   L'unica regola: non usi mai un link, un numero o un indirizzo email presi dal certificato o da qualunque cosa sia arrivata insieme. La Federal Trade Commission (FTC) statunitense avverte che alcuni diplomifici (in inglese «diploma mill») gestiscono un «servizio di verifica» che spedisce un certificato degli esami (il «transcript») falso al datore di lavoro che si fa vivo. L'unica eccezione è una condivisione My eQuals, purché la veda aprirsi sul sito di My eQuals.

5. 8:00 · Annoti tutto e fissi un sollecito

   Concluso quando: un collega potrebbe prendere in mano la pratica e capire a che punto è.

   Incolli nel fascicolo l'annotazione di una riga e segni in agenda la data del sollecito. Poi invii l'offerta, subordinata all'esito della verifica.

Il finale: quando arriva la risposta

Se si affida a una società di screening statunitense: il Fair Credit Reporting Act, la legge federale sui rapporti informativi, richiede, prima della verifica, un'informativa scritta a sé stante, che «can't be in an employment application», cioè non può stare nel modulo di candidatura (quindi non può essere la frase per l'annuncio riportata più sotto), e l'autorizzazione scritta del candidato. Prima di un rifiuto basato sul rapporto, ne consegni una copia al candidato insieme al documento «A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act», il riepilogo dei diritti previsti da quella legge.

Il messaggio scomodo, scritto in modo equo

Una discrepanza sa di accusa, ma non deve esserlo per forza. Se il candidato contesta i dati, l'ICO ricorda che occorre «carefully consider any challenges to the accuracy of personal data», cioè valutare con attenzione ogni contestazione sull'esattezza dei dati personali. Chiedere prima di decidere gli offre questa possibilità:

«Grazie per la pazienza durante le nostre verifiche. Negli archivi dell'università risulta [esito ricevuto]; nella Sua candidatura è indicato [dato dichiarato]. Spesso la spiegazione è semplice, per esempio un cognome precedente o un errore di battitura da parte nostra. Potrebbe dirmi qual è il dato corretto? Non decideremo nulla prima di avere la Sua risposta.»

Un cambio di cognome si spiega in una frase. Un 2:2, il voto di un gradino più basso, trasformato in 2:1 apre una conversazione ben più difficile.

Gli attrezzi del direttore di scena: copi, incolli, adatti

Per l'annuncio o il modulo di candidatura

«Se Le offriremo questo ruolo, verificheremo i titoli di studio da Lei indicati presso gli istituti che li hanno rilasciati, tramite i loro servizi ufficiali di verifica e con il Suo consenso scritto. Conserveremo l'esito per [periodo], poi lo cancelleremo.»

Scelga un periodo che sia in grado di giustificare: il principio di limitazione della conservazione illustrato dall'ICO stabilisce che «you must not keep personal data for longer than you need it», cioè che i dati personali non vanno conservati più a lungo del necessario.

Alla segreteria studenti

Oggetto: Verifica della laurea: [nome e cognome]
«Gentile segreteria, [nome e cognome] (data di nascita: [data]) dichiara di aver conseguito presso il vostro ateneo [titolo, materia, classificazione] nel [anno], con il nome [nome di allora]. In allegato trovate il consenso firmato dall'interessato. I dati corrispondono ai vostri archivi? In caso contrario, che cosa non corrisponde? [Nome, ruolo, organizzazione]»

L'annotazione in una riga

[Candidato] · titolo dichiarato: [titolo, materia, voto, anno, ente che lo rilascia] · presente in [elenco ufficiale] · consenso firmato il [data] · richiesta inviata tramite [canale], rif. [numero] · sollecito il [data] · esito: [confermato, difforme o nessun dato] · verificato da [nome]

Prima della prossima assunzione: prepari la scena una volta per tutte

Nella verifica della laurea per le aziende, gran parte del lavoro si fa prima ancora che arrivino le candidature:

• Informi i candidati già al momento della domanda. Nel Regno Unito, il diritto di essere informati impone di spiegare perché raccoglie i loro dati, per quanto tempo li conserva e chi li vede.
• Adotti un modulo di consenso standard, come consiglia la guida pratica di Hedd per i datori di lavoro.
• Verifichi solo la persona che sta per assumere, e tutti gli assunti allo stesso modo. La minimizzazione dei dati impone di raccogliere solo ciò che serve. Negli Stati Uniti, l'EEOC, la commissione federale per le pari opportunità nel lavoro, e la FTC precisano che è illegale scegliere chi sottoporre a verifiche in base a razza, sesso, età (40 anni o più) o un'altra caratteristica protetta.

Già in organico? Come verificare il titolo di studio di un dipendente

Stessa scaletta, consenso compreso, più un tempo prima dello 0:00: una procedura scritta che stabilisca chi viene verificato e fino a quanti anni indietro. Comunichi al personale quale procedura fa scattare la verifica, e verifichi un intero gruppo di ruoli, mai una persona sola.

In caso di discrepanza, prima il messaggio scomodo, poi la procedura abituale: mai una decisione su due piedi. Decida per tempo come gestire i casi difficili, per esempio un dirigente di lunga data il cui MBA, a quanto risulta, non è mai stato completato.

Il prossimo passo: prima che parta la prossima offerta, apra un account presso Hedd o il Clearinghouse e aggiunga la frase per l'annuncio al Suo modulo di candidatura. A quel punto resteranno solo i dieci minuti.

Fonti

• Hedd: FAQ: il consenso, gli enti fusi, le richieste annullate, le discrepanze
• Hedd: la home page e la guida pratica per i datori di lavoro da scaricare (nomi che imitano quelli autentici, il consenso come prassi standard, la segnalazione dei falsi accertati)
• Hedd: ricerca per università e pagina dei contatti: come segnalare le frodi sulle lauree
• National Student Clearinghouse: la pagina «Verify now»
• My eQuals: domande frequenti per chi verifica
• GOV.UK: verificare se un'università o un college può rilasciare lauree
• Dipartimento dell'Istruzione statunitense: DAPIP ed ENIC-NARIC: istituti di istruzione superiore riconosciuti
• Federal Trade Commission statunitense: Avoid Fake-Degree Burns, la guida per non farsi ingannare dalle lauree false
• ICO: diritto di essere informati, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione e quando il consenso è appropriato?
• EEOC e FTC: le verifiche sul candidato, che cosa devono sapere i datori di lavoro

#VerificaLaurea #AssumereBene #ConsigliHR #VerifichePreAssunzione