พนักงานใหม่บอกว่าจบปริญญา ตรวจสอบได้ในสิบนาที

ลองนึกภาพ: 9:05 น. เรซูเม่หนึ่งฉบับ นาฬิกาเริ่มเดิน

สมมุติว่าเรซูเม่เขียนไว้ว่า “BSc Economics, 2:1” (ปริญญาตรีเศรษฐศาสตร์ เกียรตินิยมอันดับสองระดับบน) จากมหาวิทยาลัยที่คุณไม่คุ้นชื่อ 9:05 น. คุณกดจับเวลาแล้วจดข้อความที่ผู้สมัครอ้างไว้ ส่วนผู้จัดการที่รับคนเข้าทีมก็ถามมาแล้วสองรอบว่าวันนี้ส่งข้อเสนองานได้หรือยัง

9:06 น. ไม่พบชื่อมหาวิทยาลัยในรายชื่อที่ GOV.UK ชี้ไป คุณจึงหยุดนาฬิกาไว้ก่อน ค้นดูครู่เดียวก็พบว่ามหาวิทยาลัยนี้ควบรวมกับอีกแห่งไปแล้ว และ Hedd (บริการตรวจสอบปริญญาอย่างเป็นทางการของสหราชอาณาจักร) บอกว่าใครเป็นผู้เก็บข้อมูลทะเบียนของที่นี่ 9:07 น. นาฬิกาเดินต่อ

9:09 น. แบบฟอร์มให้ความยินยอมที่ลงนามแล้วเข้าแฟ้มเรียบร้อย 9:10 น. ส่งคำขอถึง Hedd 9:14 น. บันทึกเข้าแฟ้ม 9:16 น. ข้อเสนองานแบบมีเงื่อนไขถูกส่งออกไป นาฬิกาจับเวลาได้สิบนาที สองวันต่อมา คำตอบกลับมาว่า “ยืนยันแล้ว แต่มีรายละเอียดหนึ่งไม่ตรงกัน” จะทำอย่างไรกับคำตอบนี้ ดูได้ในฉากปิดม่านด้านล่าง

ใบคิว: วิธีตรวจสอบวุฒิผู้สมัครงานในห้าคิว

การตรวจสอบปริญญาของผู้สมัครแบ่งเป็นห้าคิว ทุกคิวมีเกณฑ์ว่า “เสร็จเมื่อ” อะไร และมีสองคิวที่มีจุดพักคิว ซึ่งให้หยุดนาฬิกาไว้ก่อน

1. 0:00 · จดสิ่งที่อ้างไว้ทุกตัวอักษร

   เสร็จเมื่อ: คุณอ่านข้อความนี้ให้มหาวิทยาลัยฟังได้โดยไม่ต้องเดาเลยสักคำ

   จดชื่อเต็ม และชื่ออื่นที่เขาใช้ระหว่างเรียน (ถ้ามี) ชื่อสถาบันที่มอบปริญญาตามที่เขียนไว้ ชื่อปริญญาและสาขา (“BSc Economics” ไม่ใช่ “ปริญญาด้านเศรษฐศาสตร์”) ระดับผลการศึกษา และปีที่จบ

2. 1:00 · หาสถาบันที่มอบปริญญาในรายชื่อทางการ

   เสร็จเมื่อ: คุณพบสถาบันนั้นในรายชื่อทางการของประเทศที่สถาบันตั้งอยู่

   ค้นจากสถาบันที่มอบปริญญา ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นวิทยาลัยที่สอนหลักสูตรนั้นเสมอไป

   • สหราชอาณาจักร: คู่มือของ GOV.UK ชี้ไปยังรายชื่อของแต่ละประเทศในสหราชอาณาจักร
   • สหรัฐอเมริกา: ค้นในฐานข้อมูล DAPIPของกระทรวงศึกษาธิการสหรัฐฯ
   • ประเทศอื่น: ใช้รายชื่อทางการของประเทศที่มหาวิทยาลัยตั้งอยู่ ตามคำแนะนำของเครือข่าย ENIC-NARIC (ศูนย์ข้อมูลการรับรองวุฒิการศึกษาแห่งชาติของประเทศต่าง ๆ)

   อ่านชื่อทีละตัวอักษร ชุดเครื่องมือสำหรับนายจ้างบนหน้าแรกของ Hedd เตือนว่า ชื่อมหาวิทยาลัยจริงที่ถูกสลับคำเพียงเล็กน้อย อาจเป็นชื่อของสถาบันปลอม

   พักคิว: ไม่พบในรายชื่อ? สถาบันอาจควบรวม ปิดตัว หรือเปลี่ยนชื่อไปแล้ว ระบบค้นหาของ Hedd มีสถาบันที่มีอำนาจมอบปริญญาในสหราชอาณาจักรซึ่งควบรวมหรือเปลี่ยนชื่อไปแล้ว และหากมีข้อมูล ก็บอกด้วยว่าตอนนี้ใครเก็บข้อมูลทะเบียนของสถาบันที่ปิดตัวไป

   ไม่เคยได้รับการยอมรับเลย? ค้นในรายชื่อเตือนภัยจากรัฐ

3. 3:00 · ขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร

   เสร็จเมื่อ: มีแบบฟอร์มให้ความยินยอมที่ลงนามแล้วเก็บอยู่ในแฟ้ม

   การตรวจสอบประวัติการศึกษาต้องมีลายเซ็นของผู้สมัคร Hedd ดำเนินการจากแบบฟอร์มที่ผู้สมัครลงนามและลงวันที่ และบางมหาวิทยาลัยก็กำหนดให้ใช้แบบฟอร์มของตนเอง ตัวอย่างข้อความขอความยินยอมสำหรับนายจ้างของเราใช้เป็นจุดตั้งต้นได้

   ลายเซ็นนั้นคือการอนุญาตให้มหาวิทยาลัยเปิดเผยข้อมูลในทะเบียน ส่วนฐานทางกฎหมายของคุณเองเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ICO (หน่วยงานกำกับดูแลข้อมูลของสหราชอาณาจักร) ระบุว่าความยินยอม “โดยทั่วไปไม่ใช่ฐานที่เหมาะสม” เมื่อมีอำนาจที่ไม่เท่าเทียมกันอย่างชัดเจน ซึ่งก็คือกรณีของนายจ้าง และแนะนำฐานอื่น เช่น ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (legitimate interests) ระบุฐานที่คุณใช้ไว้ในประกาศความเป็นส่วนตัว

   หากใช้ My eQuals (ระบบเอกสารการศึกษาดิจิทัลของมหาวิทยาลัยในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์) การที่ผู้สมัครแชร์ข้อมูลให้คุณก็คือการให้ความยินยอมแล้ว

   พักคิว: ยังไม่ได้แบบฟอร์มที่ลงนาม? ส่งแบบฟอร์มไปแล้วหยุดนาฬิกาไว้ ถ้าผู้สมัครไม่ยอมลงนาม คุณก็ตรวจสอบปริญญาไม่ได้ ให้ทำตามนโยบายของบริษัท และบอกผู้สมัครตรง ๆ ว่าเรื่องนี้มีผลต่อข้อเสนองานอย่างไร

4. 4:00 · ถามจากต้นทาง ผ่านช่องทางที่คุณหาเอง

   เสร็จเมื่อ: คุณได้หมายเลขอ้างอิง หรือส่งอีเมลออกไปแล้ว

   • สหราชอาณาจักร: Hedd บริการตรวจสอบปริญญาอย่างเป็นทางการของสหราชอาณาจักร หากระบบค้นหามหาวิทยาลัยของ Hedd แสดงว่ามหาวิทยาลัยนั้นไม่ได้ใช้ Hedd ให้เขียนถึงฝ่ายทะเบียนโดยตรง (ตัวอย่างอีเมลอยู่ด้านล่าง)
   • สหรัฐอเมริกา: National Student Clearinghouse (องค์กรยืนยันวุฒิการศึกษาของสหรัฐอเมริกา) หากวิทยาลัยนั้นเข้าร่วม ถ้าไม่ได้เข้าร่วม ให้ติดต่อฝ่ายทะเบียน
   • ออสเตรเลียและนิวซีแลนด์: ลิงก์ My eQuals ที่ผู้สมัครแชร์ให้ เอกสารที่พิมพ์ออกมาใช้แทนไม่ได้
   • ประเทศอื่น ๆ: ฝ่ายทะเบียน ตามที่อยู่ที่คุณหาได้จากเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัยเอง ปริญญาจากต่างประเทศ? ดูปริญญาต่างประเทศถูกตรวจสอบอย่างไร

   กฎข้อเดียว: อย่าใช้ลิงก์ หมายเลขโทรศัพท์ หรืออีเมลที่อยู่บนใบปริญญา หรือในเอกสารใดก็ตามที่ส่งมาพร้อมกัน คณะกรรมาธิการการค้าแห่งสหพันธรัฐสหรัฐฯ (FTC) เตือนว่าโรงงานผลิตปริญญาบางแห่งเปิด“บริการยืนยันวุฒิ”ของตัวเอง ซึ่งจะส่งทรานสคริปต์ (ใบแสดงผลการเรียน) ปลอมให้นายจ้างที่ติดต่อไป ข้อยกเว้นเดียวคือข้อมูลที่แชร์ผ่าน My eQuals เมื่อคุณเห็นว่าเปิดขึ้นบนเว็บไซต์ของ My eQuals เอง

5. 8:00 · บันทึกไว้ แล้วกำหนดวันติดตาม

   เสร็จเมื่อ: เพื่อนร่วมงานหยิบแฟ้มขึ้นมาแล้วรู้ทันทีว่าเรื่องไปถึงไหน

   วางบันทึกหนึ่งบรรทัดลงในแฟ้ม แล้วลงวันติดตามไว้ในปฏิทิน จากนั้นจึงส่งข้อเสนองาน โดยมีเงื่อนไขว่าต้องผ่านการตรวจสอบวุฒิ

ฉากปิดม่าน: เมื่อคำตอบมาถึง

บริษัทตรวจสอบประวัติในสหรัฐฯ: Fair Credit Reporting Act (กฎหมายว่าด้วยการรายงานข้อมูลเครดิตอย่างเป็นธรรมของสหรัฐฯ) กำหนดให้แจ้งผู้สมัครเป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารแยกต่างหาก ซึ่ง “ใส่ไว้ในใบสมัครงานไม่ได้” (ข้อความสำหรับประกาศรับสมัครงานด้านล่างจึงไม่นับเป็นการแจ้งนี้) และต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครก่อน หากจะปฏิเสธผู้สมัครเพราะผลในรายงาน ต้องให้สำเนารายงานแก่เขาก่อน พร้อมเอกสาร “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (สรุปสิทธิของคุณตามกฎหมายฉบับนี้)

ข้อความที่อึดอัดใจ เขียนให้เป็นธรรม

ผลที่ไม่ตรงกันอาจฟังดูเหมือนการกล่าวหา แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น หากผู้สมัครโต้แย้งข้อมูลในทะเบียน ICO ระบุว่าคุณ “ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบเมื่อมีการโต้แย้งความถูกต้องของข้อมูลส่วนบุคคล” การถามก่อนตัดสินใจจึงเป็นการเปิดโอกาสนั้นให้เขา:

“ขอบคุณที่รอผลการตรวจสอบของเราครับ/ค่ะ ข้อมูลในทะเบียนของมหาวิทยาลัยระบุว่า [ผลที่ได้รับ] ส่วนใบสมัครของคุณระบุว่า [สิ่งที่คุณกรอกไว้] เรื่องแบบนี้มักมีเหตุผลง่าย ๆ เช่น ชื่อเดิม หรือเราพิมพ์ผิดเอง รบกวนช่วยบอกได้ไหมว่าข้อมูลใดถูกต้อง เราจะยังไม่ตัดสินใจใด ๆ จนกว่าจะได้รับคำตอบจากคุณครับ/ค่ะ”

นามสกุลที่เปลี่ยนไปอธิบายได้ในประโยคเดียว แต่เกียรตินิยมอันดับสองระดับล่าง (2:2) ที่กลายเป็น 2:1 เป็นบทสนทนาที่ยากกว่านั้นมาก

ชุดเครื่องมือของผู้กำกับเวที: คัดลอก วาง แล้วปรับใช้

สำหรับประกาศรับสมัครงานหรือใบสมัคร

“หากเราเสนอตำแหน่งนี้ให้คุณ เราจะยืนยันวุฒิการศึกษาที่คุณระบุไว้กับสถาบันที่มอบวุฒินั้น ผ่านบริการยืนยันวุฒิอย่างเป็นทางการของสถาบัน และด้วยความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากคุณ เราจะเก็บผลการตรวจไว้ [ระยะเวลา] จากนั้นจะลบทิ้ง”

เลือกระยะเวลาที่คุณอธิบายเหตุผลได้ หลักการจำกัดระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูล (storage limitation) ของ ICO ระบุว่า “คุณต้องไม่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้นานเกินกว่าที่จำเป็น”

ถึงฝ่ายทะเบียน

เรื่อง: การตรวจสอบวุฒิการศึกษา: [ชื่อ-นามสกุล]
“เรียน ฝ่ายทะเบียน [ชื่อ-นามสกุล] เกิดวันที่ [วันเกิด] แจ้งว่าได้รับ [ปริญญา สาขา ระดับผลการศึกษา] จากสถาบันของท่านเมื่อปี [ปี] ภายใต้ชื่อ [ชื่อที่ใช้ในขณะนั้น] ได้แนบหนังสือแสดงความยินยอมที่เจ้าของวุฒิลงนามแล้วมาพร้อมนี้ ข้อมูลในทะเบียนของท่านตรงกันหรือไม่ และหากไม่ตรง มีส่วนใดที่แตกต่าง [ชื่อ ตำแหน่ง องค์กร]”

บันทึกหนึ่งบรรทัด

[ผู้สมัคร] · ที่อ้าง: [ปริญญา สาขา ระดับผลการศึกษา ปี สถาบันที่มอบปริญญา] · อยู่ใน [รายชื่อทางการ] · ลงนามยินยอม [วันที่] · ส่งทาง [ช่องทาง] เลขอ้างอิง [หมายเลข] · ติดตาม [วันที่] · ผล: [ยืนยันแล้ว ไม่ตรงกัน หรือไม่มีข้อมูล] · ตรวจโดย [ชื่อ]

ก่อนรับคนต่อไป: จัดเวทีไว้ครั้งเดียว

งานส่วนใหญ่ของการตรวจสอบวุฒิสำหรับนายจ้างเกิดขึ้นก่อนที่จะมีใครยื่นใบสมัครด้วยซ้ำ:

• แจ้งผู้สมัครตั้งแต่ตอนสมัคร ในสหราชอาณาจักร สิทธิที่จะได้รับแจ้ง (right to be informed) หมายความว่าคุณต้องบอกเขาว่าเก็บข้อมูลไปเพื่ออะไร เก็บนานเท่าใด และใครจะเห็นข้อมูลนั้น
• ทำแบบฟอร์มขอความยินยอมตรวจสอบวุฒิให้เป็นมาตรฐาน ตามที่ชุดเครื่องมือสำหรับนายจ้างของ Hedd แนะนำ
• ตรวจเฉพาะคนที่คุณจะจ้าง และตรวจทุกคนด้วยมาตรฐานเดียวกัน หลักการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น (data minimisation) หมายถึงการเก็บเฉพาะข้อมูลที่ต้องใช้ ในสหรัฐฯ EEOC (คณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมของสหรัฐฯ) และ FTC ระบุว่า การเลือกว่าจะตรวจประวัติใครโดยดูจากเชื้อชาติ เพศ อายุ (40 ปีขึ้นไป) หรือลักษณะอื่นที่กฎหมายคุ้มครอง เป็นสิ่งผิดกฎหมาย

เป็นพนักงานอยู่แล้ว? วิธีตรวจสอบวุฒิพนักงาน

ใช้ใบคิวเดียวกัน รวมทั้งขั้นขอความยินยอม และเพิ่มอีกหนึ่งคิวก่อน 0:00 คือนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรว่าใครจะถูกตรวจ และตรวจย้อนหลังไปไกลแค่ไหน แจ้งพนักงานว่านโยบายข้อใดเป็นเหตุให้มีการตรวจ และตรวจทั้งกลุ่มตำแหน่งงาน ไม่ใช่เลือกตรวจคนใดคนหนึ่ง

เมื่อพบข้อมูลไม่ตรงกัน ให้ส่งข้อความที่อึดอัดใจนั้นก่อน แล้วจึงทำตามขั้นตอนปกติของบริษัท อย่าตัดสินใจทันที กรณียาก ๆ ควรวางแนวทางไว้แต่เนิ่น ๆ เช่น ผู้จัดการที่ทำงานมานานหลายปี แต่กลับพบว่า MBA ของเขายังเรียนไม่จบ

ขั้นต่อไปของคุณ: ก่อนส่งข้อเสนองานฉบับถัดไป เข้าสู่ระบบบัญชี Hedd หรือ Clearinghouse ของคุณ แล้วเพิ่มข้อความสำหรับประกาศรับสมัครงานลงในใบสมัคร จากนั้นสิ่งที่เหลือก็มีเพียงสิบนาทีนั้น

แหล่งอ้างอิง

• Hedd: คำถามที่พบบ่อย: ความยินยอม สถาบันที่ควบรวม คำขอที่ถูกยกเลิก และข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
• Hedd: หน้าแรก และชุดเครื่องมือสำหรับนายจ้างที่ดาวน์โหลดได้ (ชื่อเลียนแบบ การใช้แบบฟอร์มความยินยอมเป็นมาตรฐาน และการแจ้งปริญญาปลอมที่ยืนยันแล้ว)
• Hedd: ระบบค้นหามหาวิทยาลัย และ ติดต่อเรา: การแจ้งเบาะแสการปลอมปริญญา
• National Student Clearinghouse: Verify now
• My eQuals: คำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้ตรวจสอบ
• GOV.UK: ตรวจสอบว่ามหาวิทยาลัยหรือวิทยาลัยของคุณมอบปริญญาได้หรือไม่
• กระทรวงศึกษาธิการสหรัฐฯ: DAPIP และ ENIC-NARIC: สถาบันอุดมศึกษาที่ได้รับการยอมรับ
• คณะกรรมาธิการการค้าแห่งสหพันธรัฐสหรัฐฯ (FTC): Avoid Fake-Degree Burns
• ICO: สิทธิที่จะได้รับแจ้ง การเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น ความถูกต้อง การจำกัดระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูล และ ความยินยอมเหมาะสมเมื่อใด?
• EEOC และ FTC: การตรวจสอบประวัติ สิ่งที่นายจ้างต้องรู้

#ตรวจสอบวุฒิการศึกษา #จ้างให้ถูกคน #เคล็ดลับHR #ตรวจสอบประวัติ