Ihre neue Fachkraft hat angeblich einen Abschluss? Prüfen Sie es in zehn Minuten

Stellen Sie sich vor: 9:05 Uhr, ein Lebenslauf, die Uhr läuft

Angenommen, im Lebenslauf steht „BSc Economics, 2:1“ (ein 2:1 ist die zweitbeste britische Abschlussnote), und zwar von einer Universität, die Sie nicht kennen. Um 9:05 Uhr starten Sie die Stoppuhr und schreiben die Angabe ab. Die einstellende Führungskraft hat schon zweimal gefragt, ob das Angebot heute noch hinausgehen kann.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌‌⁠

9:06 Uhr: Die Universität steht nicht auf der Liste, auf die GOV.UK, das Portal der britischen Regierung, verweist. Sie halten die Uhr an. Eine kurze Suche zeigt, dass die Universität in einer anderen aufgegangen ist, und Hedd, der offizielle britische Dienst zur Überprüfung von Hochschulabschlüssen, nennt die Stelle, die heute ihre Unterlagen verwahrt. Um 9:07 Uhr läuft die Uhr weiter.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌‌⁠

9:09 Uhr: Die unterschriebene Einwilligung liegt in der Akte. 9:10 Uhr: Die Anfrage an Hedd ist abgeschickt. 9:14 Uhr: Das Protokoll ist abgelegt. 9:16 Uhr: Das Angebot unter Vorbehalt ist verschickt, zehn Minuten stehen auf der Uhr. Zwei Tage später kommt die Antwort: „Bestätigt, aber eine Angabe weicht ab.“ Was Sie damit anfangen, zeigt weiter unten der Schlussvorhang.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌‌⁠

Der Ablaufplan: Abschluss prüfen in fünf Einsätzen

Wer den Abschluss eines Bewerbers überprüfen will, arbeitet fünf Einsätze ab. Jeder hat ein „Erledigt, wenn“, und bei zweien gibt es einen Halt, bei dem die Uhr stehen bleibt.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌‌⁠

1. 0:00 · Die Angabe Wort für Wort abschreiben

   Erledigt, wenn: Sie der Universität die Angabe vorlesen könnten, ohne raten zu müssen.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌‌⁠

   Notieren Sie den vollständigen Namen und jeden Namen, unter dem die Person studiert hat; die verleihende Stelle genau so, wie sie dasteht; Abschluss und Fach („BSc Economics“, nicht „ein Wirtschaftsabschluss“); die Abschlussnote; das Jahr.

2. 1:00 · Die verleihende Stelle auf der offiziellen Liste finden

   Erledigt, wenn: Sie die Stelle auf der offiziellen Liste ihres Landes gefunden haben.

   Suchen Sie nach der verleihenden Stelle. Das ist nicht immer die Hochschule, die den Studiengang durchgeführt hat.

   • Großbritannien: Der Leitfaden auf GOV.UK verweist auf die Liste jedes Landesteils.
   • USA: Durchsuchen Sie die Datenbank DAPIP des US-Bildungsministeriums.
   • Andere Länder: die offizielle Liste im Heimatland der Universität, wie es das Netzwerk ENIC-NARIC empfiehlt.

   Lesen Sie den Namen Buchstabe für Buchstabe. Die Handreichung für Arbeitgeber auf der Startseite von Hedd warnt: Der Name einer echten Universität, nur anders zusammengesetzt, kann zu einer Fälschung gehören.

   Halt: Nicht auf der Liste? Vielleicht wurde die Einrichtung fusioniert, geschlossen oder umbenannt. Die Suche von Hedd umfasst auch britische Einrichtungen mit Verleihungsrecht, die fusioniert oder ihren Namen geändert haben, und nennt, soweit bekannt, wer heute die Unterlagen geschlossener Einrichtungen verwahrt.

   War sie nie anerkannt? Durchsuchen Sie die behördlichen Warnlisten.

3. 3:00 · Das Ja schriftlich einholen

   Erledigt, wenn: die unterschriebene Einwilligung in der Akte liegt.

   Wer Bildungsnachweise prüfen will, braucht die Unterschrift der Bewerberin oder des Bewerbers: Hedd arbeitet mit einem Formular, das die Person unterschreibt und datiert, und manche Universitäten bestehen auf ihrem eigenen. Unser Einwilligungstext für Arbeitgeber ist ein guter Ausgangspunkt.

   Diese Unterschrift erlaubt der Universität, die Daten herauszugeben. Ihre eigene Rechtsgrundlage ist eine andere Frage: Das ICO, die britische Datenschutzbehörde, hält eine Einwilligung „in der Regel nicht für angemessen“, wenn ein deutliches Machtgefälle besteht, wie es bei Arbeitgebern der Fall ist, und verweist auf andere Grundlagen wie berechtigte Interessen. Nennen Sie Ihre Rechtsgrundlage in Ihrer Datenschutzerklärung.

   Bei My eQuals, über das australische und neuseeländische Universitäten digitale Nachweise ausstellen, ist schon das Teilen der Nachweise das Ja.

   Halt: Noch kein unterschriebenes Formular? Schicken Sie es los; bis es zurückkommt, steht die Uhr still. Will die Person nicht unterschreiben, können Sie den Abschluss nicht überprüfen: Folgen Sie Ihren internen Regeln und sagen Sie ihr offen, was das für das Angebot bedeutet.

4. 4:00 · Bei der Quelle nachfragen, auf einem selbst gefundenen Weg

   Erledigt, wenn: Sie eine Vorgangsnummer oder eine verschickte E-Mail vorweisen können.

   • Großbritannien: Hedd, der offizielle britische Verifizierungsdienst für Abschlüsse. Zeigt die Hochschulsuche von Hedd, dass die Universität nicht mit Hedd arbeitet, schreiben Sie ihrem Studierendensekretariat (E-Mail-Vorlage unten).
   • USA: das National Student Clearinghouse, über das die meisten US-Colleges Abschlüsse bestätigen, sofern das College teilnimmt; sonst das Studierendensekretariat (Registrar).
   • Australien und Neuseeland: der Link, den die Person Ihnen über My eQuals schickt. Ein Ausdruck zählt nicht.
   • Überall sonst: das Studierendensekretariat, unter einer Adresse von der Website der Universität. Liegt sie im Ausland? Lesen Sie, wie ein ausländischer Abschluss geprüft wird.

   Die wichtigste Regel: Verwenden Sie nie einen Link, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse von der Urkunde oder aus den mitgeschickten Unterlagen. Die FTC, die US-Verbraucherschutzbehörde, warnt, dass manche Titelmühlen, also Anbieter, die Abschlüsse ohne echtes Studium verkaufen, einen eigenen „Verifizierungsdienst“ betreiben. Wer als Arbeitgeber dort anruft, bekommt einen gefälschten Notenauszug zugeschickt. Die einzige Ausnahme ist eine Freigabe über My eQuals, sobald Sie sehen, dass sie sich auf der Website von My eQuals selbst öffnet.

5. 8:00 · Protokollieren und Nachfassen planen

   Erledigt, wenn: eine Kollegin oder ein Kollege die Akte übernehmen könnte und sofort wüsste, wo die Sache steht.

   Fügen Sie das Protokoll in einer Zeile in die Akte ein und tragen Sie sich einen Termin zum Nachfassen in den Kalender ein. Dann verschicken Sie das Angebot, unter dem Vorbehalt der Überprüfung.

Der Schlussvorhang: wenn die Antwort eintrifft

Screening-Dienstleister in den USA: Der Fair Credit Reporting Act, das US-Gesetz über Auskunfteien, verlangt vorab einen eigenständigen schriftlichen Hinweis, der „nicht in einem Bewerbungsformular stehen darf“ (die Zeile für die Stellenanzeige weiter unten genügt also nicht), und zuerst die schriftliche Erlaubnis der Person. Bevor Sie aufgrund des Berichts absagen, geben Sie ihr eine Kopie davon und das Merkblatt „A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act“, eine Zusammenfassung ihrer Rechte nach diesem Gesetz.

Die heikle Nachricht, fair formuliert

Eine Abweichung fühlt sich an wie ein Vorwurf. Das muss sie nicht sein. Bestreitet die Person den Eintrag, müssen Sie laut ICO „jeden Einwand gegen die Richtigkeit personenbezogener Daten sorgfältig prüfen“. Wenn Sie fragen, bevor Sie entscheiden, bekommt sie genau diese Gelegenheit:

„Vielen Dank für Ihre Geduld während unserer Prüfungen. In den Unterlagen der Universität steht [Rückmeldung der Universität]; in Ihrer Bewerbung steht [Ihre Angabe]. Oft gibt es dafür einen einfachen Grund, etwa einen früheren Namen oder einen Tippfehler bei uns. Könnten Sie mir sagen, was zutrifft? Wir entscheiden nichts, bevor wir von Ihnen gehört haben.“

Ein geänderter Nachname ist mit einem Satz erklärt. Ein 2:2 (die drittbeste britische Abschlussnote), aus dem ein 2:1 geworden ist, führt zu einem schwierigeren Gespräch.

Aus der Requisitenkiste: kopieren, einfügen, anpassen

Für Stellenanzeige oder Bewerbungsformular

„Wenn wir Ihnen diese Stelle anbieten, lassen wir die von Ihnen angegebenen Qualifikationen von den Einrichtungen bestätigen, die sie verliehen haben, über deren offizielle Verifizierungsdienste und mit Ihrer schriftlichen Einwilligung. Wir bewahren das Ergebnis [Zeitraum] auf und löschen es danach.“

Wählen Sie einen Zeitraum, den Sie begründen können: Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung, wie das ICO ihn erklärt, „dürfen Sie personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren, als Sie sie brauchen“.

An ein Studierendensekretariat

Betreff: Überprüfung eines Abschlusses: [vollständiger Name]
„Sehr geehrte Damen und Herren, [vollständiger Name], geboren am [Geburtsdatum], gibt an, von Ihnen im Jahr [Jahr] den Abschluss [Abschluss, Fach, Note] erhalten zu haben, damals unter dem Namen [Name zu jener Zeit]. Die unterschriebene Einwilligung liegt bei. Stimmen Ihre Unterlagen damit überein? Falls nicht: Was weicht ab? [Name, Funktion, Organisation]“

Das Protokoll in einer Zeile

[Bewerberin oder Bewerber] · Angabe: [Abschluss, Fach, Note, Jahr, verleihende Stelle] · gefunden in [offizielle Liste] · Einwilligung unterschrieben am [Datum] · gesendet über [Weg], Vorgangsnr. [Nummer] · nachfassen am [Datum] · Ergebnis: [bestätigt, abweichend oder kein Eintrag] · geprüft von [Name]

Vor der nächsten Einstellung: einmal die Bühne einrichten

Der größte Teil der Abschlussverifizierung für Arbeitgeber geschieht, bevor sich überhaupt jemand bewirbt:

• Informieren Sie Bewerbende schon bei der Bewerbung. In Großbritannien bedeutet das Recht auf Information: Sie sagen, warum Sie die Daten erheben, wie lange Sie sie aufbewahren und wer sie zu sehen bekommt.
• Machen Sie das Einwilligungsformular zum Standard, wie es die Handreichung von Hedd für Arbeitgeber empfiehlt.
• Prüfen Sie nur die Person, die Sie einstellen, und alle Neueinstellungen gleich. Datenminimierung heißt, nur das zu erheben, was Sie brauchen. In den USA ist es laut EEOC, der US-Behörde für Gleichbehandlung im Arbeitsleben, und FTC rechtswidrig, nach ethnischer Herkunft, Geschlecht, Alter (ab 40) oder einem anderen geschützten Merkmal auszuwählen, wessen Hintergrund geprüft wird.

Schon eingestellt? So prüfen Sie den Abschluss eines Mitarbeiters

Wer den Abschluss eines Mitarbeiters prüfen möchte, nimmt denselben Ablaufplan, Einwilligung inklusive, und ergänzt ihn um einen Einsatz vor 0:00: eine schriftliche Regelung, wer geprüft wird und wie weit zurück. Sagen Sie den Beschäftigten, welche Regelung die Prüfung auslöst, und prüfen Sie immer alle in derselben Funktion, nie eine einzelne Person.

Bei einer Abweichung kommt zuerst die heikle Nachricht, dann Ihr übliches Verfahren, nie eine Entscheidung auf der Stelle. Legen Sie früh fest, wie Sie mit schwierigen Fällen umgehen, etwa mit einer langjährigen Führungskraft, deren MBA sich als nicht abgeschlossen herausstellt.

Ihr nächster Schritt: Bevor Ihr nächstes Angebot hinausgeht, legen Sie ein Konto bei Hedd oder beim Clearinghouse an und nehmen die Zeile für die Stellenanzeige in Ihr Bewerbungsformular auf. Dann bleiben nur noch die zehn Minuten.

Quellen

• Hedd: Häufige Fragen: Einwilligung, fusionierte Einrichtungen, stornierte Anfragen, Abweichungen
• Hedd: Startseite und die Handreichung für Arbeitgeber zum Herunterladen (zum Verwechseln ähnliche Namen, Einwilligung als Standard, nachweislich falsche Abschlüsse melden)
• Hedd: Hochschulsuche und Kontakt: Titelbetrug melden
• National Student Clearinghouse: Jetzt überprüfen
• My eQuals: Häufige Fragen für Prüfstellen
• GOV.UK: Prüfen, ob Ihre Universität oder Hochschule Abschlüsse verleihen darf
• US-Bildungsministerium: DAPIP und ENIC-NARIC: Anerkannte Hochschulen
• US-Verbraucherschutzbehörde FTC: Nicht auf falsche Abschlüsse hereinfallen
• ICO: Recht auf Information, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung und Wann ist eine Einwilligung angemessen?
• EEOC und FTC: Hintergrundprüfungen – was Arbeitgeber wissen müssen

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