موظفك الجديد يقول إنه يحمل شهادة. تحقق منها في عشر دقائق

تخيّل المشهد: الساعة 9:05، سيرة ذاتية واحدة، والمؤقت يعمل

لنفترض أن السيرة الذاتية تذكر «BSc Economics, 2:1»، أي بكالوريوس في الاقتصاد بمرتبة الشرف من الدرجة الثانية العليا (2:1)، من جامعة لا تعرفها. في الساعة 9:05 تشغّل المؤقت وتنسخ ما يدّعيه المرشح. ومدير التوظيف سألك حتى الآن مرتين: هل يمكن أن يخرج العرض اليوم؟⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​‌⁠

9:06: الجامعة ليست في القائمة التي يحيلك إليها موقع GOV.UK الحكومي، فتُوقف الساعة. يكشف بحث سريع أنها اندمجت في جامعة أخرى، وتخبرك خدمة Hedd، الخدمة الرسمية في المملكة المتحدة للتحقق من الشهادات الجامعية، بالجهة التي تحتفظ بسجلاتها. وفي 9:07 تعيد تشغيل الساعة.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​‌⁠

9:09: الموافقة الموقّعة في الملف. 9:10: أرسلت الطلب إلى Hedd. 9:14: دوّنت السجل. 9:16: أرسلت عرض العمل المشروط، والساعة تُظهر عشر دقائق. وبعد يومين يصل الرد: «الشهادة مؤكدة، لكن أحد التفاصيل مختلف». أما ما تفعله بهذا الرد فهو المشهد الختامي، وتجده أدناه.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​‌⁠

جدول العمل: التحقق من مؤهلات المرشح في خمس إشارات

للتحقق من شهادة المرشح، امضِ في الإشارات الخمس واحدة تلو الأخرى. لكل إشارة شرط تكتمل به، وفي اثنتين منها «وقفة» تتوقف عندها الساعة.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​‌⁠

1. 0:00 · انسخ الادعاء حرفيًا

   تكتمل حين: تستطيع أن تقرأ الادعاء على الجامعة دون أي تخمين.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​‌⁠

   دوّن الاسم الكامل، وأي اسم آخر درس به؛ والجهة المانحة كما هي مكتوبة؛ والشهادة والتخصص («BSc Economics»، لا «شهادة في الاقتصاد»)؛ ومرتبة الشهادة؛ والسنة.

2. 1:00 · ابحث عن الجهة المانحة في القائمة الرسمية

   تكتمل حين: تجد الجهة في القائمة الرسمية لبلدها.

   ابحث عن الجهة المانحة، فهي ليست دائمًا الكلية التي درّست البرنامج.

   • المملكة المتحدة: يدلّك دليل موقع GOV.UK على القائمة الخاصة بكل دولة من دول المملكة المتحدة.
   • الولايات المتحدة: ابحث في قاعدة بيانات DAPIP التابعة لوزارة التعليم الأمريكية.
   • أي بلد آخر: القائمة الرسمية في بلد الجامعة نفسه، كما توصي شبكتا ENIC-NARIC لمراكز الاعتراف بالمؤهلات.

   اقرأ الاسم حرفًا حرفًا. فحقيبة أدوات أصحاب العمل المتاحة على الصفحة الرئيسية لخدمة Hedd تحذّر من أن اسم جامعة حقيقية، إذا أُعيد ترتيبه، قد يكون اسمًا لجامعة وهمية.

   وقفة: ليست في القائمة؟ ربما اندمجت أو أُغلقت أو تغيّر اسمها. ويشمل البحث لدى خدمة Hedd الجهات البريطانية المانحة للشهادات التي اندمجت أو غيّرت اسمها، ويذكر، حين تتوفر المعلومة، من يحتفظ اليوم بسجلات الجهات التي أُغلقت.

   لم يُعترف بها قط؟ ابحث في قوائم التحذير الحكومية.

3. 3:00 · احصل على الموافقة كتابةً

   تكتمل حين: تكون الموافقة الموقّعة محفوظة في الملف.

   يحتاج التحقق من المؤهلات الدراسية إلى توقيع المرشح: فخدمة Hedd تعمل باستمارة يوقّعها المرشح ويكتب عليها التاريخ، وبعض الجامعات تشترط استمارتها الخاصة. ويمكنك أن تبدأ من صيغة الموافقة التي أعددناها لأصحاب العمل.

   هذا التوقيع إذن للجامعة بأن تُفصح عن السجل. أما الأساس القانوني الذي تعالج أنت البيانات بموجبه فمسألة منفصلة: يقول مكتب مفوض المعلومات البريطاني (ICO) إن الموافقة «لن تكون مناسبة في العادة» حين يوجد اختلال واضح في ميزان القوة، كما هي الحال مع أصحاب العمل، ويشير إلى أسس أخرى مثل المصالح المشروعة. فاذكر الأساس الذي تعتمده في إشعار الخصوصية لديك.

   ومع منصة My eQuals الأسترالية للسجلات الأكاديمية الرقمية، تكون مشاركة المرشح لسجله هي الموافقة نفسها.

   وقفة: لم تصلك الاستمارة موقّعة بعد؟ أرسلها إلى المرشح وأوقف الساعة. وإذا رفض التوقيع، فلن تستطيع التحقق من الشهادة: اتبع السياسة المعتمدة لديك، وأخبره بوضوح بما يعنيه ذلك بالنسبة إلى العرض.

4. 4:00 · اسأل المصدر، من طريق وجدته بنفسك

   تكتمل حين: يكون بين يديك رقم مرجعي أو رسالة بريد إلكتروني أرسلتها.

   • المملكة المتحدة: خدمة Hedd، الخدمة الرسمية في المملكة المتحدة للتحقق من الشهادات الجامعية. وإذا أظهر البحث عن المؤسسات لدى Hedd أن الجامعة لا تستخدم الخدمة، فراسل مكتب التسجيل فيها (نص الرسالة أدناه).
   • الولايات المتحدة: مؤسسة National Student Clearinghouse إن كانت الكلية مشاركة فيها، وإلا فمكتب التسجيل في الكلية.
   • أستراليا ونيوزيلندا: رابط My eQuals الذي يرسله إليك المرشح. النسخة المطبوعة لا تُحتسب.
   • أي مكان آخر: مكتب التسجيل في الجامعة، على عنوان تأخذه من موقع الجامعة نفسه. الجامعة في بلد آخر؟ اقرأ كيف يجري التحقق من شهادة صادرة من الخارج.

   القاعدة الوحيدة: لا تستخدم أبدًا رابطًا أو رقمًا أو بريدًا إلكترونيًا مأخوذًا من وثيقة الشهادة أو من أي شيء أُرسل معها. فلجنة التجارة الفيدرالية الأمريكية (FTC) تحذّر من أن بعض مصانع الشهادات، وهي جهات تبيع شهادات لا تتطلب دراسة تُذكر، تدير «خدمة تحقق» ترسل كشف درجات مزورًا إلى صاحب العمل الذي يتصل بها. والاستثناء الوحيد رابط المشاركة من My eQuals، بعد أن تراه يُفتح على موقع My eQuals نفسه.

5. 8:00 · دوّن السجل وحدد موعد المتابعة

   تكتمل حين: يستطيع أي زميل أن يفتح الملف فيعرف أين وصلت الأمور.

   الصق سطر السجل في الملف، وسجّل في تقويمك موعدًا للمتابعة. ثم أرسل العرض مشروطًا بنتيجة التحقق.

المشهد الختامي: حين يصل الرد

شركات فحص المرشحين في الولايات المتحدة: يشترط قانون Fair Credit Reporting Act (قانون الإبلاغ الائتماني العادل) إشعارًا خطيًا مستقلًا «لا يجوز أن يكون ضمن طلب التوظيف» (فسطر الإعلان الوارد أدناه لا يقوم مقامه)، ويشترط الحصول على إذن المرشح الخطي قبل إجراء الفحص. وقبل أن ترفضه بناءً على التقرير، أعطه نسخة منه ومن وثيقة "A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act"، أي ملخص حقوقك بموجب هذا القانون.

الرسالة المحرجة، بصيغة منصفة

قد يبدو عدم التطابق اتهامًا، ولا داعي لأن يكون كذلك. فإذا اعترض المرشح على السجل، يقول مكتب مفوض المعلومات (ICO) إن عليك «أن تنظر بعناية في أي اعتراض على دقة البيانات الشخصية». وحين تسأله قبل أن تقرر، تمنحه هذه الفرصة:

«شكرًا لصبرك علينا خلال إجراءات التحقق. يُظهر سجل الجامعة [ما ورد في الرد]، بينما يذكر طلبك [ما كتبته]. وكثيرًا ما يكون لذلك سبب بسيط، مثل اسم سابق أو خطأ في الكتابة من جهتنا. هل يمكنك أن تخبرني أيهما الصحيح؟ لن نتخذ أي قرار قبل أن نسمع منك.»

تغيّر اسم العائلة تكفي جملة واحدة لشرحه. أما شهادة بمرتبة الشرف من الدرجة الثانية الدنيا (2:2) صارت في السيرة 2:1، فالحديث عنها أصعب.

عُدّة مدير المسرح: انسخ، والصق، وعدّل

لإعلان الوظيفة أو استمارة التقديم

«إذا عرضنا عليك هذه الوظيفة، فسنتأكد من المؤهلات التي تذكرها لدى المؤسسات التي منحتها، عبر خدمات التحقق الرسمية التابعة لها وبموافقتك الخطية. ونحتفظ بالنتيجة مدة [المدة]، ثم نحذفها.»

اختر مدة تستطيع تبريرها: فمبدأ تقييد مدة التخزين لدى ICO ينص على أنه «لا يجوز لك الاحتفاظ بالبيانات الشخصية مدة أطول مما تحتاج إليه».

إلى مكتب التسجيل

الموضوع: التحقق من شهادة: [الاسم الكامل]
«السادة فريق مكتب التسجيل المحترمون، يذكر [الاسم الكامل]، المولود في [تاريخ الميلاد]، أنكم منحتموه [الشهادة، التخصص، المرتبة] في [السنة]، باسم [الاسم في ذلك الوقت]. ونرفق لكم موافقته الموقّعة. هل تطابق سجلاتكم ذلك؟ وإن لم تطابقه، فما الذي يختلف؟ [الاسم، المنصب، الجهة]»

السجل في سطر واحد

[المرشح] · الادعاء: [الشهادة، التخصص، المرتبة، السنة، الجهة المانحة] · مدرجة في [القائمة الرسمية] · الموافقة موقّعة في [التاريخ] · أُرسل الطلب عبر [الطريق]، الرقم المرجعي [الرقم] · المتابعة في [التاريخ] · النتيجة: [مؤكدة، أو مختلفة، أو لا يوجد سجل] · تحقق منها [الاسم]

قبل التعيين المقبل: جهّز المسرح مرة واحدة

معظم العمل في التحقق من الشهادات لأصحاب العمل يجري قبل أن يتقدم أحد إلى الوظيفة:

• أخبر المرشحين عند التقديم. في المملكة المتحدة، يعني الحق في الإعلام أن تخبرهم لماذا تجمع بياناتهم، وإلى متى تحتفظ بها، ومن يطّلع عليها.
• اجعل استمارة الموافقة إجراءً ثابتًا، كما توصي حقيبة أدوات أصحاب العمل لدى Hedd.
• لا تفحص إلا الشخص الذي ستعيّنه، وافحص كل من تعيّنهم بالطريقة نفسها. فمبدأ تقليل البيانات إلى الحد الأدنى يعني ألا تجمع إلا ما تحتاج إليه. وفي الولايات المتحدة، تقول لجنة تكافؤ فرص العمل الأمريكية (EEOC) ولجنة التجارة الفيدرالية (FTC) إن من غير القانوني أن تختار من تفحص خلفيته على أساس العرق أو الجنس أو السن (40 عامًا فأكثر) أو أي صفة أخرى يحميها القانون.

الموظف على رأس عمله؟ كيف تتحقق من شهادة موظف لديك

جدول العمل نفسه، بما فيه الموافقة، مع إشارة إضافية قبل 0:00: سياسة مكتوبة تحدد من يخضع للفحص، وإلى أي مدى يعود الفحص إلى الوراء. أخبر الموظفين بالسياسة التي استدعت الفحص، وافحص فئة وظيفية كاملة، لا شخصًا بعينه أبدًا.

إذا ظهر عدم تطابق، فابدأ بالرسالة المحرجة، ثم اتبع إجراءاتك المعتادة، ولا تتخذ قرارًا على الفور أبدًا. وقرّر مسبقًا كيف تتعامل مع الحالات الصعبة، كمدير أمضى سنوات طويلة في الشركة ثم يتبيّن أن ماجستير إدارة الأعمال (MBA) الذي يذكره لم يكتمل.

خطوتك التالية: قبل أن يخرج عرض العمل المقبل، افتح حسابك لدى Hedd أو Clearinghouse، وأضف سطر الإعلان إلى استمارة التقديم. عندها لن يبقى أمامك إلا الدقائق العشر.

المصادر

• Hedd: الأسئلة الشائعة: الموافقة، والجهات المندمجة، والطلبات الملغاة، والتفاصيل غير المتطابقة
• Hedd: الصفحة الرئيسية وحقيبة أدوات أصحاب العمل القابلة للتنزيل (الأسماء المقلدة، والموافقة إجراءً ثابتًا، والإبلاغ عن الشهادات الوهمية المؤكدة)
• Hedd: البحث عن المؤسسات وصفحة التواصل: الإبلاغ عن الاحتيال في الشهادات
• National Student Clearinghouse: خدمة Verify Now
• My eQuals: أسئلة شائعة للجهات التي تتحقق من الشهادات
• موقع GOV.UK: تحقّق مما إذا كانت جامعتك أو كليتك تستطيع منح شهادة جامعية
• وزارة التعليم الأمريكية: قاعدة DAPIP وENIC-NARIC: مؤسسات التعليم العالي المعترف بها
• لجنة التجارة الفيدرالية الأمريكية (FTC): تجنّب الشهادات الوهمية
• مكتب مفوض المعلومات البريطاني (ICO): الحق في الإعلام، وتقليل البيانات إلى الحد الأدنى، والدقة، وتقييد مدة التخزين، ومتى تكون الموافقة مناسبة؟
• لجنة EEOC ولجنة FTC: فحص الخلفية، ما يحتاج أصحاب العمل إلى معرفته

#التحقق_من_الشهادات #توظيف_سليم #نصائح_الموارد_البشرية #فحص_الخلفية