Pekerja baharu anda mengaku ada ijazah. Semak dalam sepuluh minit

Bayangkan: 9.05 pagi, satu CV, pemasa sudah berjalan

Katakan CV itu menyebut “BSc Economics, 2:1” daripada universiti yang tidak anda kenali. Pada 9.05 pagi, anda memulakan pemasa dan menyalin dakwaan itu. Pengurus pengambilan sudah dua kali bertanya sama ada tawaran boleh dihantar hari ini.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​​​⁠

9.06 pagi: universiti itu tiada dalam senarai yang dirujuk oleh GOV.UK, jadi anda hentikan pemasa. Carian ringkas menunjukkan universiti itu telah bergabung dengan universiti lain, dan Hedd menyatakan siapa yang kini menyimpan rekodnya. Pemasa berjalan semula pada 9.07 pagi.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​​​⁠

9.09 pagi: kebenaran bertandatangan sudah difailkan. 9.10 pagi: permintaan kepada Hedd dihantar. 9.14 pagi: log difailkan. 9.16 pagi: tawaran bersyarat dihantar, tepat sepuluh minit pada pemasa. Dua hari kemudian: “Disahkan, tetapi satu butiran berbeza.” Tindakan anda selepas menerima jawapan itu ialah babak penutupnya, yang diterangkan di bawah.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​​​⁠

Jadual kerja: cara sahkan pendidikan calon dalam lima isyarat

Untuk mengesahkan ijazah seorang calon, ikuti lima isyarat. Setiap isyarat ada syarat “selesai apabila”, dan dua daripadanya ada titik “tahan”, iaitu ketika pemasa dihentikan.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​​​⁠

1. 0:00 · Salin dakwaan itu, perkataan demi perkataan

   Selesai apabila: anda boleh membacakan dakwaan itu kepada pihak universiti tanpa perlu meneka.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​​​⁠

   Catat nama penuh calon, berserta nama lain yang digunakannya semasa belajar; nama badan penganugerah seperti yang ditulis; nama ijazah dan bidangnya (“BSc Economics”, bukan “ijazah ekonomi”); kelas ijazah; dan tahunnya.

2. 1:00 · Cari badan penganugerah dalam senarai rasmi

   Selesai apabila: anda menemui badan itu dalam senarai rasmi negaranya.

   Cari badan yang menganugerahkan ijazah itu, kerana ia tidak semestinya kolej tempat kursus itu diajar.

   • UK: Panduan GOV.UK menunjukkan senarai bagi setiap negara anggota UK.
   • AS: cari dalam pangkalan data DAPIP milik US Department of Education.
   • Negara lain: senarai rasmi di negara asal universiti itu sendiri, seperti yang dinasihatkan oleh ENIC-NARIC.

   Baca nama itu huruf demi huruf. Kit panduan majikan di laman utama Hedd memberi amaran bahawa nama universiti sebenar yang disusun semula boleh jadi milik institusi palsu.

   Tahan: tiada dalam senarai? Mungkin universiti itu telah bergabung, ditutup atau bertukar nama. Carian Hedd merangkumi badan penganugerah ijazah UK yang telah bergabung atau bertukar nama, dan, jika maklumatnya ada, pihak yang kini menyimpan rekod badan yang telah ditutup.

   Tidak pernah diiktiraf? Cari dalam senarai amaran rasmi.

3. 3:00 · Dapatkan izin secara bertulis

   Selesai apabila: kebenaran bertandatangan sudah difailkan.

   Pengesahan pendidikan memerlukan tandatangan calon: Hedd memproses permintaan berdasarkan borang yang ditandatangani dan diberi tarikh oleh calon, dan sesetengah universiti mewajibkan borang mereka sendiri. Contoh ayat kebenaran untuk majikan kami boleh dijadikan titik permulaan.

   Tandatangan itu ialah kebenaran kepada universiti untuk mengeluarkan rekod. Asas sah anda sendiri untuk memproses data ialah perkara berasingan: ICO, pesuruhjaya perlindungan data UK, menyatakan bahawa kebenaran “will not usually be appropriate” (lazimnya tidak sesuai) apabila wujud ketidakseimbangan kuasa yang jelas, seperti antara majikan dan pekerja, lalu mencadangkan asas lain seperti kepentingan yang sah (legitimate interests). Nyatakan asas anda dalam notis privasi.

   Bagi My eQuals pula, tindakan calon berkongsi rekod itu sendiri sudah dikira sebagai izin.

   Tahan: borang bertandatangan belum diterima? Hantar borang itu dan hentikan pemasa. Jika calon enggan menandatangan, anda tidak dapat mengesahkan ijazahnya: ikut dasar organisasi anda dan beritahu calon dengan terus terang apa kesannya terhadap tawaran itu.

4. 4:00 · Tanya sumbernya, melalui saluran yang anda temui sendiri

   Selesai apabila: anda sudah ada nombor rujukan atau e-mel yang telah dihantar.

   • UK: Hedd, perkhidmatan rasmi pengesahan ijazah di UK. Jika carian universiti Hedd menunjukkan universiti itu tidak menggunakan Hedd, tulis kepada pejabat pendaftarnya (contoh e-mel di bawah).
   • AS: National Student Clearinghouse jika kolej itu menyertainya; jika tidak, pendaftar kolej itu.
   • Australia dan New Zealand: pautan My eQuals yang dikongsi oleh calon. Salinan cetak tidak dikira.
   • Negara lain: pejabat pendaftar, melalui alamat yang anda ambil sendiri dari laman web universiti itu. Universiti di luar negara? Lihat cara ijazah luar negara disemak.

   Satu peraturan mutlak: jangan sekali-kali gunakan pautan, nombor telefon atau e-mel yang tertera pada sijil atau pada apa-apa yang dihantar bersamanya. Suruhanjaya Perdagangan Persekutuan AS (FTC) memberi amaran bahawa sesetengah kilang ijazah mengendalikan “perkhidmatan pengesahan” yang menghantar transkrip palsu kepada majikan yang menghubunginya. Satu-satunya pengecualian ialah perkongsian My eQuals, setelah anda melihatnya terbuka di laman web My eQuals sendiri.

5. 8:00 · Rekodkan dalam log dan tetapkan tarikh susulan

   Selesai apabila: rakan sekerja boleh mengambil fail itu dan terus tahu kedudukan semasanya.

   Tampal log satu baris ke dalam fail dan catat tarikh susulan dalam diari. Kemudian hantar tawaran itu, tertakluk kepada pengesahan ijazah.

Babak penutup: apabila jawapan tiba

Syarikat saringan di AS: Fair Credit Reporting Act mewajibkan dua perkara: notis bertulis yang berdiri sendiri, yang “can't be in an employment application” (tidak boleh dimasukkan ke dalam borang permohonan kerja, jadi ayat iklan di bawah bukan notis itu), dan kebenaran bertulis calon terlebih dahulu. Sebelum anda menolak calon berdasarkan laporan itu, berikan kepadanya salinan laporan tersebut dan dokumen “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”.

Mesej yang janggal, disampaikan dengan adil

Butiran yang tidak sepadan mudah terasa seperti tuduhan. Ia tidak semestinya begitu. Jika calon mempertikaikan rekod itu, ICO menyatakan bahawa anda “must carefully consider any challenges to the accuracy of personal data” (mesti menimbang dengan teliti sebarang bantahan terhadap ketepatan data peribadi). Dengan bertanya sebelum membuat keputusan, anda memberi calon peluang itu:

“Terima kasih kerana bersabar sementara kami membuat semakan. Rekod universiti menunjukkan [apa yang diterima daripada universiti]; permohonan anda pula menyatakan [apa yang anda tulis]. Selalunya ada sebab yang mudah, seperti nama lama atau kesilapan menaip di pihak kami. Boleh anda beritahu kami mana satu yang betul? Tiada sebarang keputusan dibuat sehingga kami menerima maklum balas anda.”

Nama keluarga yang bertukar boleh dijelaskan dalam satu ayat. Kelas Kedua Rendah (2:2) yang bertukar menjadi Kelas Kedua Atas (2:1) pula membawa kepada perbualan yang lebih sukar.

Kit pengurus pentas: salin, tampal, ubah suai

Untuk iklan jawatan atau borang permohonan

“Jika kami menawarkan jawatan ini kepada anda, kami akan mengesahkan kelayakan yang anda senaraikan dengan institusi yang menganugerahkannya, melalui perkhidmatan pengesahan rasmi institusi tersebut dan dengan kebenaran bertulis anda. Kami menyimpan keputusannya selama [tempoh], kemudian memadamkannya.”

Pilih tempoh yang dapat anda wajarkan: prinsip had penyimpanan (storage limitation) ICO menyatakan “you must not keep personal data for longer than you need it” (anda tidak boleh menyimpan data peribadi lebih lama daripada yang anda perlukan).

Kepada pejabat pendaftar

Subjek: Pengesahan ijazah: [nama penuh]
“Kepada pasukan Pejabat Pendaftar yang dihormati, [nama penuh], lahir pada [tarikh lahir], menyatakan bahawa pihak tuan/puan telah menganugerahkan [ijazah, bidang, kelas] kepadanya pada [tahun], atas nama [nama pada waktu itu]. Kebenaran bertandatangannya dilampirkan. Adakah rekod pihak tuan/puan sepadan? Jika tidak, apakah yang berbeza? [Nama, jawatan, organisasi]”

Log satu baris

[Calon] · dakwaan: [ijazah, bidang, kelas, tahun, badan penganugerah] · dalam [senarai rasmi] · kebenaran ditandatangani [tarikh] · dihantar melalui [saluran], rujukan [nombor] · susulan [tarikh] · keputusan: [disahkan, berbeza atau tiada rekod] · disemak oleh [nama]

Sebelum pengambilan seterusnya: siapkan pentas sekali sahaja

Kebanyakan kerja dalam pengesahan ijazah oleh majikan berlaku sebelum sesiapa pun memohon:

• Maklumkan calon semasa mereka memohon. Di UK, hak untuk dimaklumkan (right to be informed) bermaksud anda perlu menyatakan sebab anda mengumpul data mereka, berapa lama data itu disimpan dan siapa yang dapat melihatnya.
• Jadikan borang kebenaran sebagai amalan standard, seperti yang dinasihatkan dalam kit panduan majikan Hedd.
• Semak hanya orang yang anda ambil bekerja, dan semak setiap pekerja baharu dengan cara yang sama. Pengehadan data (data minimisation) bermaksud mengumpul hanya apa yang anda perlukan. Di AS, EEOC dan FTC menyatakan bahawa memilih siapa yang hendak disemak latar belakangnya berdasarkan kaum, jantina, umur (40 tahun ke atas) atau ciri dilindungi yang lain adalah menyalahi undang-undang.

Sudah dalam senarai gaji? Cara sahkan ijazah pekerja

Gunakan jadual kerja yang sama, termasuk langkah kebenaran, dengan satu isyarat tambahan sebelum 0:00: dasar bertulis tentang siapa yang disemak dan sejauh mana tempoh ke belakang. Beritahu kakitangan dasar mana yang mencetuskan semakan, dan semak seluruh kumpulan jawatan, jangan sekali-kali seorang individu sahaja.

Butiran yang tidak sepadan mesti didahului dengan mesej janggal tadi, kemudian prosedur biasa anda, dan bukan keputusan serta-merta. Tetapkan cara menangani kes sukar lebih awal, contohnya pengurus yang sudah lama berkhidmat tetapi MBAnya rupa-rupanya tidak pernah ditamatkan.

Langkah seterusnya: sebelum tawaran anda yang berikutnya dihantar, buka akaun Hedd atau Clearinghouse anda dan masukkan ayat iklan tadi ke dalam borang permohonan. Selepas itu, yang tinggal hanyalah sepuluh minit itu.

Sumber

• Hedd: Soalan Lazim: kebenaran, badan yang telah bergabung, permintaan yang dibatalkan, percanggahan
• Hedd: laman utama dan kit panduan majikan yang boleh dimuat turun di situ (nama tiruan, borang kebenaran sebagai amalan standard, melaporkan ijazah yang disahkan palsu)
• Hedd: carian universiti dan Hubungi kami: melaporkan penipuan ijazah
• National Student Clearinghouse: perkhidmatan pengesahan
• My eQuals: Soalan Lazim untuk pengesah
• GOV.UK: Semak sama ada universiti atau kolej anda boleh menganugerahkan ijazah
• US Department of Education: DAPIP dan ENIC-NARIC: Institusi pengajian tinggi yang diiktiraf
• US Federal Trade Commission: Avoid Fake-Degree Burns
• ICO: Hak untuk dimaklumkan, Pengehadan data, Ketepatan, Had penyimpanan dan Bilakah kebenaran sesuai digunakan?
• EEOC dan FTC: Background Checks, What Employers Need to Know

#PengesahanIjazah #PengambilanTepat #TipsHR #SemakanLatarBelakang