Seu novo contratado diz que tem diploma. Confira em dez minutos

Imagine: 9h05, um currículo e o cronômetro correndo

Digamos que o currículo traga “BSc Economics, 2:1” (bacharelado em Economia; 2:1 é a segunda melhor classificação do sistema britânico), de uma universidade que você não conhece. Às 9h05 você dispara o cronômetro e copia o que o candidato declarou. O gestor da vaga já perguntou duas vezes se a proposta pode sair hoje.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​​‌⁠

9h06: a universidade não está na lista indicada pelo GOV.UK, então você para o relógio. Uma busca rápida mostra que ela foi incorporada por outra universidade, e o Hedd informa quem guarda os registros dela. Às 9h07, o relógio volta a correr.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​​‌⁠

9h09: autorização assinada e arquivada. 9h10: pedido enviado ao Hedd. 9h14: anotação feita. 9h16: proposta condicionada enviada, com dez minutos no relógio. Dois dias depois, chega a resposta: “Confirmado, mas um detalhe não confere”. O que fazer com ela é o último ato, mais abaixo.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​​‌⁠

O roteiro: como verificar a formação de um candidato em cinco deixas

Para verificar o diploma de um candidato, siga cinco deixas. Cada uma tem um “pronto quando”, e duas têm uma pausa, em que o relógio para.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​​‌⁠

1. 0:00 · Copie a declaração, palavra por palavra

   Pronto quando: você conseguir ler a declaração para a universidade sem precisar adivinhar nada.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌​‌‌​​​​‌⁠

   Anote o nome completo, e qualquer outro nome com que a pessoa tenha estudado; a instituição que concedeu o diploma, exatamente como está escrita; o título e a área (“BSc Economics”, e não “um diploma de economia”); a classificação; o ano.

2. 1:00 · Encontre a instituição na lista oficial

   Pronto quando: você tiver encontrado a instituição na lista oficial do país dela.

   Procure a instituição que concede o diploma: nem sempre é a faculdade onde o curso foi dado.

   • Reino Unido: o guia do GOV.UK indica a lista de cada nação.
   • EUA: pesquise no banco de dados DAPIP, do Departamento de Educação dos EUA.
   • Outros países: a lista oficial do próprio país da universidade, como recomenda a ENIC-NARIC.

   Leia o nome letra por letra. O guia para empresas disponível na página inicial do Hedd alerta que o nome de uma universidade verdadeira, com as palavras embaralhadas, pode pertencer a uma falsa.

   Pausa: não está na lista? Ela pode ter se fundido com outra, fechado ou mudado de nome. A busca do Hedd inclui instituições britânicas com poder de conceder diplomas que se fundiram ou mudaram de nome e, quando essa informação existe, quem guarda hoje os registros das que fecharam.

   Nunca foi reconhecida? Pesquise nas listas oficiais de alerta.

3. 3:00 · Tenha o “sim” por escrito

   Pronto quando: a autorização assinada estiver arquivada.

   A verificação de escolaridade exige a assinatura do candidato: o Hedd trabalha com um formulário que o candidato assina e data, e algumas universidades exigem o seu próprio. O nosso modelo de termo de autorização para empresas é um ponto de partida.

   Essa assinatura é a permissão para a universidade liberar o registro. A base legal da sua empresa para tratar os dados é outra coisa: o ICO, a autoridade britânica de proteção de dados, diz que o consentimento “will not usually be appropriate” (normalmente não será adequado) quando há um claro desequilíbrio de poder, como entre empregador e candidato, e aponta outras bases, como o legítimo interesse. Informe a sua no aviso de privacidade.

   No My eQuals, a plataforma australiana de registros acadêmicos digitais, o próprio compartilhamento do registro já é o “sim”.

   Pausa: ainda não tem o formulário assinado? Envie o formulário e pare o relógio. Se o candidato se recusar a assinar, não há como verificar o diploma: siga a política da empresa e explique a ele, com clareza, o que isso significa para a proposta.

4. 4:00 · Pergunte à fonte, por um caminho que você mesmo encontrou

   Pronto quando: você tiver um número de protocolo ou um e-mail enviado.

   • Reino Unido: o Hedd, o serviço oficial britânico de verificação de diplomas. Se a busca de universidades do Hedd mostrar que a instituição não usa o serviço, escreva para a secretaria acadêmica dela (modelo de e-mail mais abaixo).
   • EUA: o National Student Clearinghouse, se a faculdade participar; se não, a secretaria acadêmica.
   • Austrália e Nova Zelândia: o link do My eQuals enviado pelo candidato. Uma versão impressa não vale.
   • Outros países: a secretaria acadêmica, num endereço tirado do site da universidade. O diploma é do exterior? Veja como se verifica um diploma estrangeiro.

   A única regra: nunca use um link, telefone ou e-mail tirado do diploma ou de qualquer coisa enviada junto com ele. A Comissão Federal de Comércio dos EUA (FTC) alerta que algumas fábricas de diplomas mantêm um “serviço de verificação” que manda um histórico escolar falso para a empresa que liga. A única exceção é um compartilhamento do My eQuals, depois que você o vê aberto no próprio site do My eQuals.

5. 8:00 · Anote tudo e marque a cobrança

   Pronto quando: um colega conseguir pegar a pasta e saber em que pé estão as coisas.

   Cole a anotação de uma linha na pasta do candidato e agende uma data para cobrar a resposta. Depois, envie a proposta, condicionada à verificação.

O último ato: quando a resposta chega

Empresas de checagem nos EUA: a Fair Credit Reporting Act (a lei americana sobre relatórios de crédito e de antecedentes) exige um aviso por escrito, num documento à parte, que “can't be in an employment application”, ou seja, não pode vir dentro do formulário de candidatura (por isso, a frase para o anúncio, mais abaixo, não serve). Exige também, antes da checagem, a autorização por escrito do candidato. Antes de recusar alguém com base no relatório, entregue a ele uma cópia e o documento “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (o resumo dos direitos previstos nessa lei).

A mensagem delicada, escrita com justiça

Uma divergência soa como acusação. Não precisa ser. Se o candidato contestar o registro, o ICO diz que você “must carefully consider any challenges to the accuracy of personal data”, ou seja, deve analisar com cuidado qualquer contestação da exatidão dos dados pessoais. Perguntar antes de decidir dá a ele essa chance:

“Agradecemos a sua paciência com as nossas checagens. O registro da universidade mostra [o que veio na resposta]; a sua candidatura diz [o que você escreveu]. Muitas vezes o motivo é simples, como um nome antigo ou um erro de digitação do nosso lado. Você pode nos dizer qual das duas informações está certa? Nada será decidido antes da sua resposta.”

Um sobrenome que mudou se explica numa frase. Já um 2:2 que virou 2:1, uma faixa acima da verdadeira, rende uma conversa mais difícil.

O kit do diretor de cena: copie, cole e adapte

Para o anúncio da vaga ou o formulário de candidatura

“Se oferecermos esta vaga a você, vamos confirmar as formações que você informou com as instituições que as concederam, pelos serviços oficiais de verificação delas e com a sua autorização por escrito. Guardamos o resultado por [prazo] e depois o apagamos.”

Escolha um prazo que você consiga justificar: o princípio de limitação do armazenamento do ICO diz que “you must not keep personal data for longer than you need it” (você não deve guardar dados pessoais por mais tempo do que precisa).

Para a secretaria acadêmica

Assunto: Verificação de diploma: [nome completo]
“Prezada equipe da secretaria acadêmica, [nome completo], nascido(a) em [data de nascimento], afirma ter recebido de vocês o título de [título, área, classificação] em [ano], com o nome [nome na época]. Segue em anexo a autorização assinada. Os registros de vocês conferem? Se não, o que está diferente? [Nome, cargo, empresa]”

A anotação de uma linha

[Candidato] · declarou: [título, área, classificação, ano, instituição que concedeu] · consta em [lista oficial] · autorização assinada em [data] · enviado por [canal], protocolo [número] · cobrar em [data] · resultado: [confirmado, diverge ou sem registro] · checado por [nome]

Antes da próxima contratação: monte o palco uma vez só

Na verificação de diploma para empresas, a maior parte do trabalho acontece antes de alguém se candidatar:

• Avise os candidatos já na candidatura. No Reino Unido, o direito à informação obriga você a dizer por que coleta os dados deles, por quanto tempo vai guardá-los e quem tem acesso.
• Torne o termo de autorização parte do processo padrão, como recomenda o guia do Hedd para empresas.
• Cheque só quem você vai contratar, e todas as contratações do mesmo jeito. Minimização de dados quer dizer coletar só o que você precisa. Nos EUA, a EEOC (a comissão americana de igualdade no emprego) e a FTC dizem que é ilegal escolher de quem checar os antecedentes com base em raça, sexo, idade (40 anos ou mais) ou outra característica protegida por lei.

Já está na folha de pagamento? Como verificar o diploma de um funcionário

O mesmo roteiro, autorização incluída, mais uma deixa antes do 0:00: uma política por escrito que diga quem será checado e até quantos anos para trás. Informe à equipe qual política motiva a checagem, e cheque um grupo inteiro de cargos, nunca uma pessoa só.

Uma divergência recebe primeiro a mensagem delicada, depois o procedimento normal da empresa, nunca uma decisão na hora. Defina cedo como tratar os casos difíceis, como o de um gestor com muitos anos de casa cujo MBA, no fim das contas, nunca foi concluído.

Seu próximo passo: antes que a próxima proposta saia, abra a sua conta no Hedd ou no Clearinghouse e coloque a frase do anúncio no seu formulário de candidatura. Depois disso, só vão faltar os dez minutos.

Fontes

• Hedd: perguntas frequentes: autorização, instituições que se fundiram, pedidos cancelados, divergências
• Hedd: página inicial e o guia para empresas, disponível para download (nomes parecidos com os oficiais, autorização como padrão, denúncia de falsificações confirmadas)
• Hedd: busca de universidades e fale conosco: denúncia de fraude de diploma
• National Student Clearinghouse: verificar agora
• My eQuals: perguntas frequentes para verificadores
• GOV.UK: confira se a sua universidade ou faculdade pode conceder diplomas
• Departamento de Educação dos EUA: DAPIP e ENIC-NARIC: instituições de ensino superior reconhecidas
• Comissão Federal de Comércio dos EUA: pesquise as credenciais acadêmicas e não caia em diplomas falsos (Avoid Fake-Degree Burns)
• ICO: direito à informação, minimização de dados, exatidão, limitação do armazenamento e quando o consentimento é adequado?
• EEOC e FTC: checagem de antecedentes, o que as empresas precisam saber

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