Votre nouvelle recrue dit avoir un diplôme. Vérifiez-le en dix minutes

Imaginez : 9 h 05, un CV, le chrono lancé

Disons que le CV affiche « BSc Economics, 2:1 » (un bachelor d’économie avec la mention britannique 2:1), obtenu dans une université que vous ne connaissez pas. À 9 h 05, vous lancez le chrono et recopiez le diplôme déclaré. Le responsable du recrutement vous a déjà demandé deux fois si la promesse d’embauche pouvait partir aujourd’hui.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9 h 06 : l’université ne figure pas sur la liste vers laquelle renvoie GOV.UK, alors vous arrêtez le chrono. Une recherche rapide montre qu’elle a été absorbée par une autre université, et Hedd, le service britannique de vérification des diplômes, indique qui détient ses dossiers. Le chrono repart à 9 h 07.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9 h 09 : le consentement signé est au dossier. 9 h 10 : la demande part chez Hedd. 9 h 14 : le journal est rempli. 9 h 16 : la promesse d’embauche sous conditions est envoyée, dix minutes au compteur. Deux jours plus tard : « Confirmé, mais un détail diffère. » Ce que vous faites de cette réponse, c’est le baisser de rideau, plus bas.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

La feuille de route : vérifier les diplômes d’un candidat en cinq étapes

Pour vérifier le diplôme d’un candidat, suivez cinq étapes. Chacune a son critère « terminé quand », et deux prévoient une pause, pendant laquelle le chrono s’arrête.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

1. Minute 0 · Recopiez le diplôme déclaré, mot pour mot

   Terminé quand : vous pourriez lire la déclaration à l’université sans rien avoir à deviner.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌‌​​​​​‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌‌​​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

   Notez le nom complet, ainsi que tout autre nom sous lequel la personne a étudié ; l’organisme qui a délivré le diplôme, tel qu’il est écrit ; l’intitulé et la discipline (« BSc Economics », pas « un diplôme d’économie ») ; la mention ; l’année.

2. Minute 1 · Trouvez l’organisme qui délivre le diplôme sur la liste officielle

   Terminé quand : vous avez trouvé l’organisme sur la liste officielle de son pays.

   Cherchez l’organisme qui a délivré le diplôme : ce n’est pas toujours l’établissement qui a assuré la formation.

   • Royaume-Uni : le guide de GOV.UK renvoie à la liste de chaque nation du pays.
   • États-Unis : cherchez dans la base de données DAPIP du ministère américain de l’Éducation.
   • Ailleurs : la liste officielle du pays de l’université, comme le conseille ENIC-NARIC, le réseau des centres nationaux de reconnaissance des diplômes.

   Lisez le nom lettre par lettre. La boîte à outils pour les employeurs proposée sur la page d’accueil de Hedd prévient que le nom d’une vraie université, une fois remanié, peut être celui d’une fausse université.

   Pause : l’organisme n’est pas sur la liste ? Il a peut-être fusionné, fermé ou changé de nom. La recherche de Hedd inclut les organismes britanniques habilités à délivrer des diplômes qui ont fusionné ou changé de nom et, quand l’information existe, indique qui détient aujourd’hui les dossiers de ceux qui ont fermé.

   Jamais reconnu ? Cherchez-le dans les listes officielles de mise en garde.

3. Minute 3 · Obtenez le oui par écrit

   Terminé quand : le consentement signé est au dossier.

   La vérification de la formation exige la signature du candidat : Hedd travaille à partir d’un formulaire que le candidat signe et date, et certaines universités imposent le leur. Notre formule de consentement pour les employeurs peut vous servir de point de départ.

   Cette signature autorise l’université à communiquer son dossier. Votre propre base légale est une autre affaire : l’ICO, l’autorité britannique de protection des données, estime que le consentement « will not usually be appropriate » (n’est généralement pas approprié) en cas de net déséquilibre des pouvoirs, comme entre un employeur et un candidat, et renvoie à d’autres bases, telles que l’intérêt légitime. Indiquez la vôtre dans votre politique de confidentialité.

   Avec My eQuals, la plateforme australienne et néo-zélandaise des relevés numériques, c’est le partage du dossier qui vaut accord.

   Pause : pas encore de formulaire signé ? Envoyez-le et mettez le chrono en pause. Si le candidat refuse de signer, vous ne pouvez pas vérifier le diplôme : appliquez votre politique interne et dites-lui clairement ce que cela signifie pour la promesse d’embauche.

4. Minute 4 · Interrogez la source, par un chemin trouvé vous-même

   Terminé quand : vous avez en main un numéro de référence ou un e-mail envoyé.

   • Royaume-Uni : Hedd, le service officiel de vérification des diplômes. Si la recherche d’universités de Hedd montre que l’université ne passe pas par Hedd, écrivez à son service de la scolarité (modèle d’e-mail plus bas).
   • États-Unis : le National Student Clearinghouse, l’organisme américain de vérification des diplômes, si l’établissement y participe ; sinon, son service de la scolarité.
   • Australie et Nouvelle-Zélande : le lien My eQuals du candidat. Une version imprimée ne compte pas.
   • Partout ailleurs : le service de la scolarité, à une adresse relevée sur le site de l’université. Diplôme obtenu à l’étranger ? Voyez comment se vérifie un diplôme étranger.

   La règle absolue : n’utilisez jamais un lien, un numéro ou une adresse e-mail tirés du diplôme ou de tout document envoyé avec lui. La Federal Trade Commission, l’autorité américaine de protection des consommateurs, prévient que certaines usines à diplômes gèrent un « service de vérification » qui envoie un faux relevé de notes à l’employeur qui appelle. Seule exception : un partage My eQuals, une fois que vous le voyez s’ouvrir sur le site de My eQuals lui-même.

5. Minute 8 · Consignez tout et fixez la relance

   Terminé quand : un collègue pourrait reprendre le dossier et savoir exactement où en sont les choses.

   Collez le journal en une ligne dans le dossier et inscrivez une date de relance dans votre agenda. Envoyez ensuite la promesse d’embauche, sous réserve de la vérification.

Baisser de rideau : quand la réponse arrive

Sociétés de vérification des antécédents aux États-Unis : le Fair Credit Reporting Act, la loi fédérale qui encadre ces rapports, exige au préalable un avis écrit distinct, qui « can’t be in an employment application » (ne peut pas figurer dans un formulaire de candidature : la phrase d’annonce ci-dessous n’en tient donc pas lieu), ainsi que l’autorisation écrite du candidat. Avant tout refus fondé sur le rapport, remettez-lui-en une copie, accompagnée du document « A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act » (résumé de vos droits au titre de cette loi).

Le message délicat, sans procès d’intention

Un écart prend vite des airs d’accusation. Il n’a pas à en être une. Si le candidat conteste le dossier, l’ICO rappelle que vous « must carefully consider any challenges to the accuracy of personal data » (devez examiner avec soin toute contestation de l’exactitude des données personnelles). Lui poser la question avant de décider lui en donne l’occasion :

« Merci de votre patience pendant nos vérifications. Le dossier de l’université indique [ce qui nous a été répondu] ; votre candidature mentionne [ce que vous avez écrit]. Il y a souvent une explication simple, par exemple un ancien nom ou une faute de frappe de notre côté. Pourriez-vous me dire laquelle des deux informations est la bonne ? Rien ne sera décidé tant que nous n’aurons pas eu de vos nouvelles. »

Un changement de nom s’explique en une phrase. Une mention 2:2 devenue 2:1 appelle une conversation plus difficile.

La boîte à outils du régisseur : copiez, collez, adaptez

Pour l’annonce ou le formulaire de candidature

« Si nous vous proposons ce poste, nous vérifierons les diplômes que vous indiquez auprès des établissements qui les ont délivrés, par leurs services officiels de vérification et avec votre consentement écrit. Nous conservons le résultat pendant [durée], puis nous le supprimons. »

Choisissez une durée que vous pouvez justifier : le principe de limitation de la conservation présenté par l’ICO pose que « you must not keep personal data for longer than you need it » (vous ne devez pas conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire).

Au service de la scolarité

Objet : Vérification de diplôme : [nom complet]
« Madame, Monsieur, [nom complet], date de naissance : [date], indique que vous lui avez délivré [intitulé, discipline, mention] en [année], sous le nom de [nom à l’époque]. Son consentement signé est joint à ce message. Vos registres concordent-ils ? Sinon, qu’est-ce qui diffère ? Cordialement, [nom, fonction, organisation] »

Le journal en une ligne

[Candidat] · déclaration : [intitulé, discipline, mention, année, organisme qui a délivré le diplôme] · inscrit sur [liste officielle] · consentement signé le [date] · envoyé via [canal], réf. [numéro] · relance le [date] · résultat : [confirmé, différent ou aucune trace] · vérifié par [nom]

Avant votre prochain recrutement : plantez le décor une fois pour toutes

L’essentiel de la vérification des diplômes par l’employeur se joue avant même la première candidature :

• Informez les candidats dès leur candidature. Au Royaume-Uni, le droit à l’information vous oblige à dire pourquoi vous collectez leurs données, pour combien de temps et qui y a accès.
• Faites du formulaire de consentement la règle, comme le conseille la boîte à outils de Hedd pour les employeurs.
• Ne vérifiez que la personne que vous recrutez, et toutes vos recrues de la même façon. La minimisation des données consiste à ne collecter que ce dont vous avez besoin. Aux États-Unis, l’EEOC (la commission fédérale pour l’égalité des chances dans l’emploi) et la FTC rappellent qu’il est illégal de choisir les personnes dont on vérifie les antécédents en fonction de la race, du sexe, de l’âge (40 ans ou plus) ou d’une autre caractéristique protégée.

Déjà dans l’effectif ? Comment vérifier le diplôme d’un salarié

Même feuille de route, consentement compris, avec une étape de plus avant la minute 0 : une politique écrite qui précise qui est vérifié, et jusqu’à combien d’années en arrière. Dites au personnel quelle politique déclenche la vérification, et vérifiez toute une catégorie de postes, jamais une seule personne.

En cas d’écart, envoyez d’abord le message délicat, puis appliquez votre procédure habituelle, sans jamais trancher sur-le-champ. Décidez tôt comment traiter les cas difficiles, par exemple celui d’un cadre présent depuis des années dont le MBA se révèle inachevé.

Votre prochaine étape : avant d’envoyer votre prochaine promesse d’embauche, ouvrez votre compte Hedd ou Clearinghouse et ajoutez la phrase d’annonce à votre formulaire de candidature. Il ne vous restera plus que les dix minutes.

Sources

• Hedd : FAQ : consentement, établissements fusionnés, demandes annulées, écarts
• Hedd : page d’accueil et boîte à outils téléchargeable pour les employeurs (noms trompeurs, consentement systématique, signalement des faux avérés)
• Hedd : recherche d’universités et nous contacter : signaler une fraude au diplôme
• National Student Clearinghouse : vérification en ligne (Verify now)
• My eQuals : FAQ pour les vérificateurs
• GOV.UK : vérifier si votre université ou votre établissement peut délivrer un diplôme
• Ministère américain de l’Éducation : DAPIP et ENIC-NARIC : établissements d’enseignement supérieur reconnus
• Federal Trade Commission (États-Unis) : Avoid Fake-Degree Burns, le guide contre les faux diplômes
• ICO : droit à l’information, minimisation des données, exactitude, limitation de la conservation et quand le consentement est-il approprié ?
• EEOC et FTC : vérification des antécédents, ce que les employeurs doivent savoir (Background Checks, What Employers Need to Know)

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