Uw nieuwe medewerker zegt een diploma te hebben. Check het in tien minuten

Stel u voor: 9.05 uur, één cv, de timer loopt

Stel dat op het cv “BSc Economics, 2:1” staat (een 2:1 is de op één na hoogste Britse eindbeoordeling), van een universiteit die u niet kent. Om 9.05 uur start u de timer en neemt u de opgave over. De leidinggevende die de kandidaat wil aannemen, heeft al twee keer gevraagd of het aanbod vandaag de deur uit kan.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌⁠

9.06 uur: de universiteit staat niet op de lijst waarnaar GOV.UK, de website van de Britse overheid, verwijst. U zet de klok stil. Even zoeken leert dat ze is opgegaan in een andere universiteit, en Hedd, de officiële Britse dienst voor diplomaverificatie, vermeldt wie haar gegevens nu beheert. Om 9.07 uur loopt de klok weer.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌⁠

9.09 uur: de ondertekende toestemming zit in het dossier. 9.10 uur: de aanvraag bij Hedd is verstuurd. 9.14 uur: de logboekregel staat in het dossier. 9.16 uur: het voorwaardelijke aanbod is de deur uit, met tien minuten op de klok. Twee dagen later komt het antwoord: “Bevestigd, maar één gegeven wijkt af.” Wat u daarmee doet, leest u hieronder, als het doek valt.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌⁠

Het draaiboek: de opleiding van een kandidaat verifiëren in vijf stappen

Wilt u het diploma van een kandidaat verifiëren, loop dan vijf stappen door. Bij elke stap staat wanneer die klaar is, en bij twee staat een wachtpunt: daar zet u de klok stil.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌⁠

1. 0:00 · Neem de opgave woord voor woord over

   Klaar als: u de opgave aan de universiteit kunt voorlezen zonder iets te hoeven raden.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌⁠

   Noteer de volledige naam, en elke naam waaronder de kandidaat heeft gestudeerd; de graadverlenende instelling zoals die er staat; de graad en de studierichting (“BSc Economics”, niet “iets met economie”); de eindbeoordeling; het jaar.

2. 1:00 · Zoek de graadverlenende instelling op in de officiële lijst

   Klaar als: u de instelling hebt gevonden in de officiële lijst van haar land.

   Zoek de instelling op die de graad verleent. Dat is niet altijd de school die de opleiding verzorgde.

   • VK: de wegwijzer van GOV.UK verwijst naar de lijst van elk landsdeel.
   • VS: zoek in de DAPIP-database van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs.
   • Elders: de officiële lijst in het land van de universiteit zelf, zoals ENIC-NARIC aanraadt.

   Lees de naam letter voor letter. De handleiding voor werkgevers op de startpagina van Hedd waarschuwt dat de naam van een echte universiteit, met de woorden in een andere volgorde, bij een nepinstelling kan horen.

   Wachtpunt: staat ze niet op de lijst? Misschien is ze gefuseerd, gesloten of van naam veranderd. De zoekfunctie van Hedd bevat ook Britse graadverlenende instellingen die zijn gefuseerd of een andere naam kregen, en vermeldt waar mogelijk wie de gegevens beheert van instellingen die zijn gesloten.

   Nooit erkend geweest? Doorzoek de officiële waarschuwingslijsten.

3. 3:00 · Zorg dat u het ja op papier hebt

   Klaar als: de ondertekende toestemming in het dossier zit.

   Voor opleidingsverificatie is de handtekening van de kandidaat nodig: Hedd werkt met een formulier dat de kandidaat ondertekent en dateert, en sommige universiteiten eisen hun eigen formulier. Onze toestemmingstekst voor werkgevers kunt u als basis gebruiken.

   Met die handtekening geeft de kandidaat de universiteit toestemming om de gegevens vrij te geven. Uw eigen grondslag voor de verwerking staat daar los van: volgens de ICO, de Britse toezichthouder op gegevensbescherming, is toestemming “meestal niet passend” bij een duidelijk ongelijke machtsverhouding, zoals bij werkgevers. De ICO wijst op grondslagen zoals gerechtvaardigd belang. Vermeld de uwe in uw privacyverklaring.

   Bij My eQuals is het delen van het document zelf het ja.

   Wachtpunt: nog geen ondertekend formulier? Stuur het op en zet de klok stil. Wil de kandidaat niet tekenen, dan kunt u het diploma niet verifiëren: volg uw beleid en zeg de kandidaat zonder omwegen wat dat voor het aanbod betekent.

4. 4:00 · Vraag het aan de bron, via een weg die u zelf hebt gevonden

   Klaar als: u een referentienummer of een verzonden e-mail hebt.

   • VK: Hedd, de officiële Britse dienst voor diplomaverificatie. Blijkt uit de zoekfunctie voor universiteiten van Hedd dat de universiteit Hedd niet gebruikt, schrijf dan naar haar studentenadministratie (e-mail hieronder).
   • VS: de National Student Clearinghouse, de centrale Amerikaanse verificatiedienst, als het college daaraan meedoet; zo niet, de studentenadministratie.
   • Australië en Nieuw-Zeeland: de link die de kandidaat via My eQuals deelt. Een afdruk telt niet.
   • Overal elders: de studentenadministratie, op een adres van de website van de universiteit. Gaat het om een buitenlands diploma? Lees hoe een buitenlands diploma wordt gecontroleerd.

   De enige regel: gebruik nooit een link, telefoonnummer of e-mailadres van het diploma of van iets wat erbij is meegestuurd. De Amerikaanse Federal Trade Commission (FTC), de toezichthouder op consumentenbescherming, waarschuwt dat sommige diplomafabrieken er een “verificatiedienst” op nahouden die een valse cijferlijst stuurt naar de werkgever die belt. De enige uitzondering is een document dat via My eQuals is gedeeld, zodra u ziet dat het opent op de eigen website van My eQuals.

5. 8:00 · Leg alles vast en plan een rappel

   Klaar als: een collega het dossier kan oppakken en meteen weet hoe het ervoor staat.

   Plak de logboekregel in het dossier en zet een datum voor een rappel in de agenda. Verstuur daarna het aanbod, onder voorbehoud van verificatie.

Het doek valt: als het antwoord binnenkomt

Werkt u met een Amerikaans screeningsbureau? Dan eist de Fair Credit Reporting Act een aparte schriftelijke kennisgeving, die “niet in een sollicitatieformulier mag staan” (de zin voor de vacature hieronder telt dus niet), en vooraf de schriftelijke toestemming van de kandidaat. Wilt u op basis van het rapport nee zeggen, geef de kandidaat dan eerst een kopie ervan en het document “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (een overzicht van de rechten onder die wet).

Het lastige bericht, eerlijk verwoord

Een afwijking voelt als een beschuldiging. Dat hoeft niet zo te zijn. Betwist de kandidaat de gegevens, dan moet u volgens de ICO “elke betwisting van de juistheid van persoonsgegevens zorgvuldig afwegen”. Wie eerst vraagt en dan pas beslist, geeft de kandidaat die kans:

“Dank u voor uw geduld tijdens onze controles. In de registratie van de universiteit staat [wat er terugkwam]; in uw sollicitatie staat [wat u schreef]. Vaak is er een eenvoudige verklaring, zoals een vroegere naam of een tikfout aan onze kant. Kunt u mij laten weten wat juist is? Er wordt niets besloten voordat wij van u gehoord hebben.”

Een andere achternaam is in één zin uitgelegd. Een 2:2 (de op twee na hoogste eindbeoordeling) die een 2:1 werd, vraagt om een moeilijker gesprek.

De gereedschapskist van de inspiciënt: kopiëren, plakken, aanpassen

Voor de vacature of het sollicitatieformulier

“Als wij u deze functie aanbieden, laten wij de kwalificaties die u opgeeft bevestigen door de instellingen die ze hebben toegekend, via hun officiële verificatiediensten en met uw schriftelijke toestemming. Wij bewaren de uitkomst [termijn] en verwijderen die daarna.”

Kies een termijn die u kunt onderbouwen: volgens het beginsel van opslagbeperking van de ICO “mag u persoonsgegevens niet langer bewaren dan u ze nodig hebt”.

Aan een studentenadministratie

Onderwerp: Diplomaverificatie: [volledige naam]
“Geachte medewerkers van de studentenadministratie, [volledige naam], geboren op [geboortedatum], geeft aan in [jaar] bij u [graad, studierichting, eindbeoordeling] te hebben behaald, onder de naam [naam in die tijd]. Bijgevoegd vindt u de ondertekende toestemming. Komt dit overeen met uw gegevens? Zo niet, wat wijkt er af? [Naam, functie, organisatie]”

De logboekregel

[Kandidaat] · opgave: [graad, studierichting, eindbeoordeling, jaar, graadverlenende instelling] · staat op [officiële lijst] · toestemming getekend op [datum] · verstuurd via [route], ref. [nummer] · rappel [datum] · uitkomst: [bevestigd, wijkt af of geen registratie] · gecontroleerd door [naam]

Vóór de volgende vacature: zet het decor één keer klaar

Het meeste werk bij diplomaverificatie voor werkgevers gebeurt al voordat iemand solliciteert:

• Vertel kandidaten het al bij hun sollicitatie. In het VK houdt het recht op informatie in dat u zegt waarom u hun gegevens verzamelt, hoe lang u ze bewaart en wie ze inziet.
• Maak het toestemmingsformulier standaard, zoals de handleiding voor werkgevers van Hedd aanraadt.
• Controleer alleen wie u aanneemt, en iedereen die u aanneemt op dezelfde manier. Minimale gegevensverwerking betekent dat u alleen verzamelt wat u nodig hebt. In de VS zeggen de EEOC (de Amerikaanse toezichthouder op gelijke kansen op het werk) en de FTC dat het verboden is om op grond van ras, geslacht, leeftijd (40 jaar of ouder) of een ander beschermd kenmerk te kiezen wiens achtergrond u natrekt.

Al in dienst? Zo controleert u het diploma van een werknemer

Wilt u het diploma van een werknemer controleren die al bij u werkt? Gebruik hetzelfde draaiboek, toestemming inbegrepen, met één extra stap vóór 0:00: een schriftelijk beleid over wie er wordt gecontroleerd en hoe ver u teruggaat. Vertel het personeel welk beleid de controle in gang zet, en controleer altijd een hele functiegroep, nooit één persoon.

Bij een afwijking komt eerst het lastige bericht, daarna uw gewone procedure, en nooit een beslissing ter plekke. Spreek vooraf af wat u doet in moeilijke gevallen, zoals een manager met een lange staat van dienst van wie de MBA nooit is afgerond.

Uw volgende stap: open vóór uw volgende aanbod uw account bij Hedd of de Clearinghouse, en neem de zin voor de vacature op in uw sollicitatieformulier. Dan blijven alleen die tien minuten over.

Bronnen

• Hedd: veelgestelde vragen: toestemming, gefuseerde instellingen, geannuleerde aanvragen, afwijkingen
• Hedd: startpagina en de downloadbare handleiding voor werkgevers (namen die sprekend op een echte lijken, toestemming als standaard, bevestigde nepdiploma's melden)
• Hedd: zoekfunctie voor universiteiten en Contact: diplomafraude melden
• National Student Clearinghouse: Verify now
• My eQuals: veelgestelde vragen voor controleurs
• GOV.UK: nagaan of uw universiteit of hogeschool een graad mag verlenen
• US Department of Education: DAPIP en ENIC-NARIC: erkende instellingen voor hoger onderwijs
• US Federal Trade Commission: Avoid Fake-Degree Burns
• ICO: recht op informatie, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking en wanneer is toestemming passend?
• EEOC en FTC: antecedentenonderzoek, wat werkgevers moeten weten

#Diplomaverificatie #GoedAannemen #HrTips #Screening