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雇主学历核查

新员工说自己有学位？十分钟查清楚

录用通知书已经拟好，候选人也盼着早点入职。按下“发送”之前，先花十分钟，查一查他简历上的那个学位。怎么核实候选人学历？答案就在下面：一份舞台监督式的学历核查流程单，五个掐好时间的节点，外加可以直接复制的措辞。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌‌​​‌⁠

想象一下：9:05，一份简历，计时开始

假设简历上写着“BSc Economics, 2:1”（经济学理学学士，二等一级），颁发学位的是一所你没听说过的大学。9:05，你按下计时器，把这条学历原样抄下来。用人经理已经来问过两次：录用通知今天能不能发出去？⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌‌​​‌⁠

9:06：GOV.UK（英国政府官网）指向的名单上没有这所大学，你暂停计时。简单一搜，原来它已经并入另一所大学，HEDD（英国官方学位核查服务）也查得到它的记录现在由谁保管。9:07，恢复计时。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌‌​​‌⁠

9:09：签好字的同意书存档。9:10：HEDD核查请求发出。9:14：记录归档。9:16：附条件的录用通知发出，计时器上正好十分钟。两天后，答复来了：“已确认，但有一处细节不符。”收到这样的答复该怎么办，留到下文的“谢幕”再说。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌‌​​‌⁠

流程单：怎么核实候选人学历，分五个节点

核实候选人的学位，按顺序走完五个节点就行。每个节点都有一条“完成标志”；其中两个节点还设了“暂停”，走到那里，计时器就先停下来。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌‌​​‌⁠

  1. 0:00 · 一字不差地抄下学历

    完成标志：你能把这条学历原原本本地念给大学听，哪一处都不用猜。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​‌‌​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌‌​​‌⁠

    要写下：候选人的全名，以及他读书时用过的其他名字；学位授予机构，照原文写；学位和专业（写“BSc Economics”，而不是“一个经济学学位”）；学位等级；年份。

  2. 1:00 · 在官方名单上找到学位授予机构

    完成标志：你已经在该机构所在国的官方名单上找到了它。

    要查的是学位授予机构，它不一定就是给候选人上课的那所学院。

    校名要一个字母一个字母地核对。HEDD主页上的雇主工具包提醒：一所真大学的名字，把词序打乱，就可能成了一所假大学的名字。

    暂停：名单上找不到？它可能已经合并、关闭或改了名。HEDD的院校查询收录了已合并或改过名的英国学位授予机构；对已经关闭的机构，有资料的话，还会注明它们的记录现在由谁保管。

    从来就没有获得过认可？去搜一搜政府警示名单。

  3. 3:00 · 拿到白纸黑字的同意

    完成标志：签好字的同意书已经存档。

    学历核查需要候选人本人签字：HEDD依据的是一份由候选人签名并注明日期的表格，有些大学还坚持要用自己的表格。我们为雇主写好的同意书措辞，可以拿来当底稿。

    这个签名，是大学向你提供记录的许可。你自己处理这些数据的合法依据，则是另一回事：英国信息专员办公室（ICO）指出，在双方存在明显权力不对等的情况下（雇主就属于这种情况），以同意为依据“通常并不合适”，并建议考虑“正当利益”等其他依据。你用的是哪一种，要写进你的隐私声明。

    如果用的是My eQuals（澳大利亚和新西兰高校的电子学历平台），候选人把记录分享给你，就等于点了头。

    暂停：还没拿到签字的表格？把表格发过去，暂停计时。如果候选人不肯签字，你就没办法核实这个学位：按公司的政策处理，并明明白白地告诉对方，这对录用意味着什么。

  4. 4:00 · 自己找路，直接问源头

    完成标志：你手上有一个查询编号，或者一封已经发出的邮件。

    • 英国：用HEDD，也就是英国官方的学位核查服务。如果HEDD的院校查询显示这所大学不用HEDD，就写信给它的教务处（邮件模板见下文）。
    • 美国：学校加入了National Student Clearinghouse（美国国家学生信息交换中心），就通过它查；没加入，就找学校的教务处。
    • 澳大利亚和新西兰：请候选人发来他的My eQuals分享链接。打印件不算数。
    • 其他地方：找教务处，联系地址要从大学官网上找。学位是在国外拿的？请看国外学位怎样核查。

    唯一的铁律：证书上，或者随证书一起寄来的任何材料上，不管是链接、电话还是邮箱，一律不用。美国联邦贸易委员会（FTC）提醒，有些文凭工厂（俗称“野鸡大学”）会自己开一个“核查服务”，雇主打电话去问，它就寄来一份假成绩单。唯一的例外是My eQuals的分享链接，前提是你亲眼看到它在My eQuals自己的网站上打开。

  5. 8:00 · 记录在案，定好催办日期

    完成标志：随便哪位同事拿起这份档案，都能看懂事情走到了哪一步。

    把一行式记录粘贴进档案，在日程表上记下催办日期。然后发出录用通知，注明以学历核实结果为准。

谢幕：答复来了

收到的答复轮到你做什么
已确认，每一处细节都相符解除录用条件，这条记录结案。
已确认，但有一处细节不符给候选人发消息（措辞见下文）。把查询编号和不符之处发给HEDD，HEDD可能会去找大学核对。在其他国家，就去问教务处。
“已取消”，或者查无记录HEDD说，这通常是因为提交的信息对不上。重新核对一遍姓名，然后请候选人自己联系大学。
候选人发来的其他任何“已核实”页面或链接等于什么都还没查。回到4:00。
从未授予这个学位，或者授予机构在警示名单上别当场做决定。保留记录，看看发现假学位之后怎么办；在英国，还要向HEDD举报。

在美国用背调公司：按照美国《公平信用报告法》（Fair Credit Reporting Act），你得先给候选人一份单独的书面告知，这份告知“不能放在求职申请表里”（所以下文那句招聘广告用语代替不了它），还得先拿到候选人的书面许可。如果要根据背调报告拒绝对方，事先要给他一份报告副本，以及《公平信用报告法权利摘要》（A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act）。

那条难开口的消息，怎样写得公道

信息对不上，开口一问，就像在指控对方。其实不必如此。如果候选人对记录有异议，ICO说，你“必须认真考虑任何对个人数据准确性提出的质疑”。在做决定之前先问一句，就是把这个机会留给了对方：

“感谢你耐心配合我们的核查。大学的记录显示[核查结果]，而你的申请材料上写的是[你填写的内容]。这种差异往往有很简单的原因，比如你以前用过别的名字，或者我们这边打错了字。能告诉我哪个是对的吗？在收到你的回复之前，我们不会做任何决定。”

改过姓氏，一句话就能解释清楚。要是2:2（二等二级）变成了2:1（二等一级），这话可就难说多了。

舞台监督的工具箱：复制、粘贴、按需修改

“如果我们决定录用你，会在征得你书面同意后，通过各授予机构的官方核查服务，向它们核实你所列的学历资格。核查结果我们保存[期限]，之后删除。”

保存期限要选一个你说得出理由的：ICO的存储限制原则规定，“保存个人数据的时间，不得超过你需要它的时间”。

写给教务处

主题：学位核查：[全名]
“尊敬的教务处：[全名]，出生日期[出生日期]，称贵校于[年份]授予其[学位、专业、等级]，当时使用的姓名为[当时的姓名]。随信附上其本人签署的同意书。请问贵校的记录是否与此相符？如有不符，是哪些地方不符？[姓名、职务、单位]”

一行式记录

[候选人] · 所报学历：[学位、专业、等级、年份、授予机构] · 已在[官方名单]上找到 · 同意书签署于[日期] · 经[渠道]发出，编号[编号] · 催办日期：[日期] · 结果：[已确认 / 有不符 / 查无记录] · 核查人：[姓名]

下次招人之前：一次把舞台搭好

雇主学历核查的大部分功夫，其实都花在有人投简历之前：

  • 在候选人申请时就告诉他们。在英国，根据知情权，你要说明为什么收集他们的数据、保存多久、谁能看到。
  • 把同意书变成标准流程的一部分，这也是HEDD雇主工具包的建议。
  • 只查你要录用的人，而且每次录用都一视同仁。数据最小化原则要求只收集你需要的数据。在美国，平等就业机会委员会（EEOC）和FTC指出，按种族、性别、年龄（40岁及以上）或其他受保护的特征来挑选查谁的背景，是违法的。

已经入职了？怎么核实员工学历

流程单还是同一份，同意书照样要签，只是在0:00之前多加一个节点：一份书面政策，写明查哪些人、往回查多久。告诉员工是哪条政策触发了这次核查；要查就把同一岗位的人都查一遍，绝不单挑某一个人。

发现不符，先发那条难开口的消息，再走正常程序，绝不当场下结论。棘手的情况要提前想好怎么处理，比如一位老资格的经理，他的MBA（工商管理硕士）原来并没有读完。

你的下一步：发出下一份录用通知之前，开通你的HEDD或Clearinghouse账户，再把那句招聘广告用语加进申请表。这样一来，剩下的就只有那十分钟了。

资料来源

先查一查，再决定信不信。假学位鉴别实验室的免费工具可以检查简历、学校网站、一条消息或所谓的“核查”服务，指出其中的警示信号，并附上官方名录的链接。

打开假学位鉴别实验室

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