Новый сотрудник говорит, что у него есть диплом. Проверьте за десять минут

Представьте: 9:05, одно резюме, таймер запущен

Допустим, в резюме написано «BSc Economics, 2:1»: бакалавр экономики с оценкой 2:1 (вторая по высоте итоговая оценка британского бакалавриата, upper second). Университет, который выдал диплом, вам незнаком. В 9:05 вы запускаете таймер и переписываете эту строку. Руководитель, который нанимает сотрудника, уже дважды спросил, нельзя ли отправить предложение сегодня.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:06: университета нет в списке, на который ссылается GOV.UK, портал правительства Великобритании, и вы останавливаете часы. Короткий поиск показывает, что вуз влился в другой университет, а Hedd, официальная британская служба проверки дипломов, подсказывает, у кого теперь хранятся записи этого вуза. В 9:07 часы снова идут.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:09: подписанное согласие лежит в деле. 9:10: запрос в Hedd отправлен. 9:14: запись в журнале сделана. 9:16: предложение с условием ушло, на часах ровно десять минут. Через два дня приходит ответ: «Подтверждено, но одна деталь не совпадает». Что делать с таким ответом, расскажем ниже: это уже выход на поклоны.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

Партитура: как проверить образование кандидата за пять сигналов

Чтобы проверить диплом кандидата, отработайте по порядку пять сигналов. У каждого есть отметка «Готово, когда…», а в двух предусмотрена пауза: на это время часы останавливаются.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

1. 0:00 · Перепишите сведения о дипломе слово в слово

   Готово, когда вы можете зачитать эти сведения университету, ничего не додумывая.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌‌​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​‌​‌⁠

   Запишите полное имя кандидата и любое другое имя, под которым шла учёба; вуз, который выдал диплом, в точности как он назван; степень и специальность («BSc Economics», а не «диплом по экономике»); итоговую оценку; год.

2. 1:00 · Найдите вуз, выдавший диплом, в официальном списке

   Готово, когда вы нашли этот вуз в официальном списке его страны.

   Ищите именно тот вуз, который выдал диплом: это не всегда учебное заведение, где шли занятия.

   • Великобритания: руководство на GOV.UK подскажет, где искать список для каждой части страны.
   • США: ищите в базе данных DAPIP Министерства образования США.
   • Другие страны: официальный список той страны, где находится университет, — так советует сеть центров признания образования ENIC-NARIC.

   Читайте название по буквам. В памятке для работодателей на главной странице Hedd предупреждают: если в названии настоящего университета переставить слова, оно может оказаться названием фальшивого вуза.

   Пауза: вуза нет в списке? Возможно, он объединился с другим, закрылся или сменил название. В поиске Hedd есть британские организации с правом присваивать степени, которые объединились с другими или переименовались, а для закрывшихся, если такие сведения есть, указано, кто теперь хранит их записи.

   Вуз никогда не был признан? Ищите его в официальных чёрных списках.

3. 3:00 · Получите «да» в письменном виде

   Готово, когда подписанное согласие лежит в деле.

   Для проверки образования нужна подпись кандидата: Hedd работает по форме, на которой кандидат ставит подпись и дату, а некоторые университеты требуют собственную. За основу можно взять наш текст согласия для работодателей.

   Эта подпись — разрешение университету выдать сведения. Ваше собственное законное основание для обработки данных — отдельный вопрос. ICO (британское ведомство по защите информации) пишет, что согласие «обычно не подходит», когда налицо явное неравенство сил, как в случае с работодателями, и указывает на другие основания, например законные интересы. Назовите своё основание в уведомлении о конфиденциальности.

   В My eQuals, системе цифровых документов вузов Австралии и Новой Зеландии, согласием служит сам доступ: открыв вам запись, выпускник уже сказал «да».

   Пауза: подписанной формы ещё нет? Отправьте её кандидату и остановите часы. Если кандидат отказывается подписывать, проверить диплом нельзя: действуйте по своим внутренним правилам и прямо объясните кандидату, что это значит для предложения о работе.

4. 4:00 · Спросите первоисточник тем путём, который нашли сами

   Готово, когда у вас на руках номер запроса или отправленное письмо.

   • Великобритания: Hedd, официальная британская служба проверки дипломов. Если поиск университетов на сайте Hedd показывает, что этот вуз с Hedd не работает, напишите в его учебный отдел (образец письма ниже).
   • США: National Student Clearinghouse, центральная служба проверки, если вуз в ней участвует; если нет — учебный отдел (registrar).
   • Австралия и Новая Зеландия: ссылка из My eQuals, которую присылает кандидат. Распечатка не считается.
   • Все остальные страны: учебный отдел, по адресу с сайта самого университета. Диплом выдан за рубежом? Читайте, как проверяют иностранный диплом.

   Главное правило: никогда не берите ссылку, номер или адрес почты с самого диплома или из того, что пришло вместе с ним. Федеральная торговая комиссия США (FTC) предупреждает: у некоторых фабрик дипломов, то есть организаций, которые продают дипломы без настоящей учёбы, есть собственная «служба проверки», которая высылает позвонившему работодателю фальшивую выписку с оценками (транскрипт). Единственное исключение — доступ через My eQuals, и то лишь когда вы видите, что запись открылась на собственном сайте My eQuals.

5. 8:00 · Сделайте запись и назначьте дату напоминания

   Готово, когда коллега может взять дело и сразу понять, на каком всё этапе.

   Вставьте в дело запись в одну строку и отметьте в календаре день, когда нужно поторопить с ответом. Затем отправьте предложение о работе с условием: оно в силе, если диплом подтвердится.

Поклоны: когда приходит ответ

Если в США вы работаете с компанией по проверке кандидатов: Fair Credit Reporting Act (американский закон о достоверной кредитной отчётности) требует сначала вручить кандидату отдельное письменное уведомление, которое «не может быть частью анкеты соискателя» (так что фраза для вакансии ниже его не заменяет), и получить письменное разрешение кандидата. Прежде чем отказать на основании отчёта, дайте кандидату копию отчёта и памятку «A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act» («Краткое изложение ваших прав по закону о достоверной кредитной отчётности»).

Неловкое письмо, написанное честно

Расхождение воспринимается как обвинение. Но это необязательно. Если кандидат оспаривает запись, то, как пишет ICO, вы «должны внимательно рассмотреть любые возражения против точности персональных данных». Спросив кандидата до того, как принять решение, вы даёте ему такую возможность:

«Спасибо, что терпеливо ждёте результатов проверки. В записи университета указано [что пришло в ответе], а в вашей анкете — [что вы написали]. Часто этому есть простое объяснение: например, прежняя фамилия или опечатка с нашей стороны. Подскажите, пожалуйста, какой вариант верный? Пока мы не получим ваш ответ, никакого решения принято не будет.»

Смену фамилии можно объяснить одной фразой. А оценка 2:2 (третья по высоте итоговая оценка), которая превратилась в 2:1, — разговор куда труднее.

Папка помрежа: скопируйте, вставьте, подстройте под себя

Для вакансии или анкеты соискателя

«Если мы предложим вам эту должность, то с вашего письменного согласия подтвердим указанные вами квалификации в учебных заведениях, которые их присвоили, через их официальные службы проверки. Результат мы храним [срок], а затем удаляем.»

Выберите срок, который сможете обосновать. Принцип ограничения хранения в изложении ICO звучит так: «нельзя хранить персональные данные дольше, чем они вам нужны».

Письмо в учебный отдел

Тема: Проверка диплома: [полное имя]
«Уважаемые сотрудники учебного отдела, обращаемся к вам по поводу [полное имя], дата рождения [дата]. Кандидат указывает, что в [год] вы выдали диплом [степень, специальность, итоговая оценка] на имя [имя на тот момент]. Подписанное согласие прилагаем. Совпадает ли это с вашими данными? Если нет, что именно расходится? [Имя, должность, организация]»

Запись в одну строку

[Кандидат] · заявлено: [степень, специальность, оценка, год, вуз, выдавший диплом] · список: [официальный список] · согласие подписано [дата] · запрос через [канал], № [номер] · поторопить [дата] · итог: [подтверждено, есть расхождение или записи нет] · проверяющий: [имя]

Перед следующим наймом: подготовьте сцену один раз

Основная работа, которую требует проверка диплома для работодателя, делается ещё до того, как кто-то откликнулся на вакансию:

• Предупреждайте кандидатов уже при отклике. В Великобритании право на информацию означает, что вы объясняете, зачем собираете данные человека, как долго их храните и кто их видит.
• Сделайте форму согласия стандартной частью процесса, как советует памятка Hedd для работодателей.
• Проверяйте только того, кого нанимаете, и всех новых сотрудников одинаково. Минимизация данных означает, что вы собираете только то, что действительно нужно. В США EEOC (Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве) и FTC предупреждают: выбирать, кого проверять, по расе, полу, возрасту (40 лет и старше) или другому защищённому законом признаку незаконно.

Человек уже в штате? Проверка диплома сотрудника

Партитура та же, включая согласие, но перед 0:00 добавляется ещё один сигнал: письменные правила о том, кого проверяют и как далеко в прошлое заходит проверка. Сообщите сотрудникам, по каким правилам начинается проверка, и проверяйте сразу всю группу должностей, а не одного человека.

При расхождении сначала отправьте то самое неловкое письмо, затем действуйте по обычной процедуре — и никаких решений сгоряча. Сложные случаи продумайте заранее: например, как быть, если у руководителя с многолетним стажем MBA вдруг окажется незаконченным.

Ваш следующий шаг: прежде чем отправить очередное предложение о работе, откройте учётную запись в Hedd или Clearinghouse и добавьте фразу для вакансии в анкету соискателя. Тогда от всей проверки останутся только те самые десять минут.

Источники

• Hedd: частые вопросы: согласие, объединённые вузы, отменённые запросы, расхождения
• Hedd: главная страница и памятка для работодателей, которую можно скачать (похожие названия, согласие как стандарт, сообщения о подтверждённых подделках)
• Hedd: поиск университетов и контакты: как сообщить о мошенничестве с дипломами
• National Student Clearinghouse: проверка
• My eQuals: частые вопросы для проверяющих
• GOV.UK: как узнать, вправе ли ваш вуз присваивать степени
• Министерство образования США: DAPIP и ENIC-NARIC: признанные вузы
• Федеральная торговая комиссия США: как не обжечься на фальшивых дипломах
• ICO: право на информацию, минимизация данных, точность, ограничение хранения и когда согласие подходит как основание?
• EEOC и FTC: проверка кандидатов — что нужно знать работодателям

#ПроверкаДиплома #ЧестныйНайм #СоветыДляHR #ПроверкаКандидатов