La persona que va a contratar dice tener un título. Verifíquelo en diez minutos

Imagínelo: 9:05, un CV y el cronómetro en marcha

Digamos que el CV dice “BSc Economics, 2:1”, es decir, una licenciatura en Economía con mención 2:1 (segunda clase superior), de una universidad que usted no conoce. A las 9:05 pone en marcha el cronómetro y copia el dato. El responsable de contratación ya le preguntó dos veces si la oferta puede salir hoy.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:06: la universidad no aparece en la lista que indica GOV.UK, el portal del Gobierno británico, así que usted detiene el reloj. Una búsqueda rápida muestra que se fusionó con otra universidad, y HEDD, el servicio oficial de verificación de títulos del Reino Unido, indica quién conserva sus registros. A las 9:07, el reloj vuelve a correr.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:09: el consentimiento firmado ya está en el expediente. 9:10: solicitud enviada a HEDD. 9:14: bitácora archivada. 9:16: sale la oferta condicionada, con diez minutos en el reloj. Dos días después llega la respuesta: “Confirmado, pero un dato no coincide”. Lo que haga con ella es el último acto, más abajo.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌⁠

La pauta: cómo verificar los estudios de un candidato en cinco entradas

Para verificar el título de un candidato, avance por cinco entradas. Cada una tiene su “listo cuando”, y dos incluyen una pausa, en la que el reloj se detiene.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌⁠

1. 0:00 · Copie lo que dice el CV, palabra por palabra

   Listo cuando: podría leerle esos datos a la universidad sin tener que adivinar nada.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌⁠

   Anote el nombre completo y cualquier otro nombre con el que haya estudiado; la institución que otorga el título, tal como está escrita; el título y el área de estudio (“BSc Economics”, no “un título en economía”); la clasificación o mención, y el año.

2. 1:00 · Busque la institución en la lista oficial

   Listo cuando: encontró la institución en la lista oficial del país donde tiene su sede.

   Lo que busca es la institución que otorga el título, que no siempre es la misma que impartió los estudios.

   • Reino Unido: la guía de GOV.UK remite a la lista de cada una de sus naciones.
   • Estados Unidos: busque en la base de datos DAPIP del Departamento de Educación de EE. UU.
   • Otros países: la lista oficial del país donde está la universidad, como aconsejan las redes ENIC-NARIC de centros nacionales de reconocimiento.

   Lea el nombre letra por letra. El kit para empleadores de la página principal de HEDD advierte que el nombre de una universidad real, con las palabras en otro orden, puede pertenecer a una falsa.

   Pausa: ¿no figura en la lista? Puede que se haya fusionado, que haya cerrado o que haya cambiado de nombre. La búsqueda de HEDD incluye las instituciones británicas con facultad para otorgar títulos que se fusionaron o cambiaron de nombre y, cuando se conoce el dato, quién guarda hoy los registros de las que cerraron.

   ¿Nunca tuvo reconocimiento oficial? Busque en las Listas oficiales de advertencia.

3. 3:00 · Consiga el sí por escrito

   Listo cuando: el consentimiento firmado está en el expediente.

   La verificación de estudios necesita la firma del candidato: HEDD trabaja con un formulario que el candidato firma y fecha, y algunas universidades exigen el suyo propio. Nuestro texto de consentimiento para empleadores le sirve como punto de partida.

   Esa firma es el permiso que la universidad necesita para entregar el registro. Su propia base legal para tratar esos datos es otra cosa: la ICO, la autoridad británica de protección de datos, señala que el consentimiento normalmente no será la base adecuada cuando hay un claro desequilibrio de poder, como ocurre con un empleador, y remite a otras bases, como el interés legítimo. Indique cuál usa en su aviso de privacidad.

   Con My eQuals, la plataforma de registros académicos digitales de las universidades de Australia y Nueva Zelanda, el hecho de que el candidato le comparta su registro ya es el sí.

   Pausa: ¿todavía no tiene el formulario firmado? Envíelo y detenga el reloj. Si el candidato no quiere firmar, usted no puede verificar el título: siga su política interna y explíquele con claridad qué significa eso para la oferta.

4. 4:00 · Pregunte a la fuente, por una vía que encontró por su cuenta

   Listo cuando: tiene un número de referencia o un correo enviado.

   • Reino Unido: HEDD, el servicio oficial de verificación de títulos del país. Si la búsqueda de universidades de HEDD muestra que la universidad no trabaja con HEDD, escriba a su oficina de registro académico (el correo, más abajo).
   • Estados Unidos: el National Student Clearinghouse, el organismo que confirma títulos en ese país, si la institución participa; si no, la oficina de registro académico.
   • Australia y Nueva Zelanda: el enlace de My eQuals que le comparta el candidato. Una impresión no cuenta.
   • Cualquier otro país: la oficina de registro académico, en una dirección que usted tome del sitio web de la universidad. ¿El título es del extranjero? Vea cómo se verifica un título extranjero.

   La única regla: nunca use un enlace, un número o un correo que aparezca en el diploma o en cualquier cosa que venga con él. La FTC, la Comisión Federal de Comercio de Estados Unidos, advierte que algunas fábricas de títulos tienen un “servicio de verificación” que le envía un certificado de calificaciones falso al empleador que llama. La única excepción es un registro compartido por My eQuals, una vez que usted lo vea abierto en el propio sitio de My eQuals.

5. 8:00 · Anótelo en la bitácora y agende el seguimiento

   Listo cuando: cualquier colega podría tomar el expediente y saber en qué punto está todo.

   Pegue la bitácora de una línea en el expediente y anote en su agenda una fecha para insistir. Después envíe la oferta, condicionada a la verificación.

Último acto: cuando llega la respuesta

Si usa una empresa de verificación de antecedentes en Estados Unidos: la Fair Credit Reporting Act (Ley de Informe Justo de Crédito) exige dos cosas antes: un aviso por escrito independiente, que no puede ir dentro de una solicitud de empleo (por eso la línea para el anuncio que verá más abajo no lo reemplaza), y la autorización por escrito del candidato. Si va a rechazarlo por lo que dice el informe, antes entréguele una copia y el documento “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (resumen de sus derechos según esa ley).

El mensaje incómodo, redactado de forma justa

Una discrepancia parece una acusación. No tiene por qué serlo. Si el candidato impugna el registro, la ICO indica que usted debe considerar con cuidado cualquier objeción a la exactitud de los datos personales. Preguntar antes de decidir le da al candidato esa oportunidad:

“Gracias por su paciencia durante nuestras verificaciones. El registro de la universidad indica [lo que respondió]; su solicitud dice [lo que usted escribió]. Muchas veces hay una explicación sencilla, como un nombre anterior o un error de transcripción de nuestra parte. ¿Podría decirme cuál es el dato correcto? No se decidirá nada hasta que tengamos noticias suyas”.

Un cambio de apellido se explica en una frase. Un 2:2 (segunda clase inferior) que se convirtió en 2:1 es una conversación más difícil.

El kit del jefe de escena: copie, pegue y adapte

Para el anuncio o el formulario de solicitud

“Si le ofrecemos este puesto, confirmaremos los títulos y certificaciones que indique con las instituciones que se los otorgaron, a través de sus servicios oficiales de verificación y con su consentimiento por escrito. Conservaremos el resultado durante [plazo] y después lo eliminaremos”.

Elija un plazo que pueda justificar: el principio de limitación del plazo de conservación, tal como lo explica la ICO, dice que no debe conservar datos personales más tiempo del que los necesita.

Para una oficina de registro académico

Asunto: Verificación de título: [nombre completo]
“Estimado equipo de registro académico: [nombre completo], con fecha de nacimiento [fecha], declara que ustedes le otorgaron [título, área de estudio, clasificación] en [año], con el nombre de [nombre en esa época]. Adjuntamos su consentimiento firmado. ¿Coincide con sus registros? Si no, ¿qué dato es distinto? [Nombre, cargo, organización]”

La bitácora de una línea

[Candidato] · declara: [título, área de estudio, mención, año, institución que lo otorga] · en [lista oficial] · consentimiento firmado el [fecha] · enviado por [vía], ref. [número] · seguimiento el [fecha] · resultado: [confirmado, no coincide o sin registro] · verificado por [nombre]

Antes de su próxima contratación: prepare el escenario una sola vez

La mayor parte del trabajo de verificación de títulos para empresas se hace antes de que alguien presente su solicitud:

• Avise a los candidatos en el momento de la solicitud. En el Reino Unido, el derecho a ser informado obliga a decirles por qué recopila sus datos, durante cuánto tiempo y quién los ve.
• Haga que el formulario de consentimiento sea parte del proceso estándar, como aconseja el kit para empleadores de HEDD.
• Verifique solo a quien va a contratar, y con el mismo criterio en cada contratación. La minimización de datos significa recopilar solo lo que necesita. En Estados Unidos, la EEOC (Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo) y la FTC señalan que es ilegal elegir a quién se le verifican los antecedentes según la raza, el sexo, la edad (40 años o más) u otra característica protegida.

¿Ya está en la nómina? Cómo verificar el título de un empleado

Se usa la misma pauta, con el consentimiento incluido, más una entrada previa a la de 0:00: una política escrita que defina a quién se verifica y cuántos años hacia atrás. Informe al personal qué política activa la verificación, y verifique a todo un grupo de puestos, nunca a una sola persona.

Ante una discrepancia, primero va el mensaje incómodo y después su procedimiento habitual, nunca una decisión en el momento. Decida pronto cómo tratará los casos difíciles, como el de un gerente con muchos años en la empresa cuyo MBA resulta estar inconcluso.

Su siguiente paso: antes de que salga su próxima oferta, abra su cuenta de HEDD o del Clearinghouse y agregue la línea del anuncio a su formulario de solicitud. Así, solo le quedarán los diez minutos.

Fuentes

• HEDD: preguntas frecuentes: consentimiento, instituciones fusionadas, solicitudes canceladas, discrepancias
• HEDD: página principal y su kit descargable para empleadores (nombres parecidos, el consentimiento como norma, cómo reportar títulos falsos confirmados)
• HEDD: búsqueda de universidades y contacto: cómo reportar un fraude con títulos
• National Student Clearinghouse: Verify Now
• My eQuals: preguntas frecuentes para verificadores
• GOV.UK: cómo comprobar si su universidad o institución puede otorgar títulos
• Departamento de Educación de EE. UU.: DAPIP y ENIC-NARIC: instituciones de educación superior reconocidas
• Comisión Federal de Comercio de EE. UU.: Avoid Fake-Degree Burns (cómo no caer en títulos falsos)
• ICO: derecho a ser informado, minimización de datos, exactitud, limitación del plazo de conservación y ¿cuándo es adecuado el consentimiento?
• EEOC y FTC: verificación de antecedentes, lo que deben saber los empleadores

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