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企業のための学位照会

採用予定者に学位がある？10分で確かめる

内定通知書の下書きはできていて、応募者も入社に前向きです。送信ボタンを押す前に、履歴書に書かれた学位のために、10分だけ時間を割きましょう。ここでは、応募者の学歴を確認する方法を、舞台監督が使う進行表になぞらえて、経過時間つきの5つのキューと、そのまま使える文面にまとめました。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:05、履歴書1通、タイマー作動中

履歴書に「BSc Economics, 2:1」（経済学の学士で、英国の学位等級では第2級上位）とあり、大学名には見覚えがないとしましょう。9:05、タイマーを押して、記載内容を書き写します。採用責任者からは、今日中に内定を出せるかとすでに2回聞かれています。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:06、GOV.UKが案内するリストにその大学が見当たらないので、時計を止めます。少し調べると、別の大学に統合されていたことがわかり、HEDD（英国の公式学位照会サービス）で記録の保管先も判明しました。9:07、時計を再開します。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:09、署名入りの同意書を保管。9:10、HEDDに照会を送信。9:14、記録をファイルに保存。9:16、条件付き内定を送付。時計の表示はちょうど10分です。2日後、「確認済み。ただし一部の情報が異なる」という回答が届きます。この回答にどう応じるかは、下の「カーテンコール」で扱います。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

進行表：応募者の学歴を5つのキューで確認する方法

採用の際に応募者の学位を確認するには、5つのキューを順にこなします。どのキューにも「完了の目安」があり、そのうち2つには、時計を止める「ホールド」があります。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

  1. 0:00　記載内容を一字一句書き写す

    完了の目安：推測をまじえずに、記載内容をそのまま大学に読み上げられること。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​​​​​‌‌‌​​​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌​​​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

    書き留めるのは、氏名（在学中に別の氏名を使っていたなら、その氏名も）、記載どおりの学位授与機関名、学位と専攻（「経済学の学位」ではなく「BSc Economics」）、学位等級、取得年です。

  2. 1:00　公式リストで学位授与機関を探す

    完了の目安：その国の公式リストで、学位授与機関が見つかること。

    調べるのは学位授与機関です。授業を行ったカレッジと同じとは限りません。

    • 英国：GOV.UKのガイドが、英国を構成する各地域のリストを案内しています。
    • 米国：米国教育省のDAPIPデータベース（認定校のデータベース）で検索します。
    • その他の国：ENIC-NARIC（各国の承認情報センターのネットワーク）が勧めるとおり、大学の所在国の公式リストを見ます。

    名称は1文字ずつ確かめましょう。HEDDのホームページにある企業向けツールキットも、本物の大学名の語順を入れ替えただけの名前を、偽の大学が名乗っていることがあると注意を促しています。

    ホールド：リストに載っていない場合は、統合、閉校、名称変更のどれかかもしれません。HEDDの検索には、統合や名称変更をした英国の学位授与機関が含まれ、閉校した機関についても、わかる範囲で現在の記録の保管先が載っています。

    一度も公的に認められたことがない場合は、政府の警告リストを検索しましょう。

  3. 3:00　本人の同意を書面で受け取る

    完了の目安：署名入りの同意書が保管されていること。

    学歴照会には応募者の署名が必要です。HEDDは、応募者が署名して日付を記入した同意書をもとに照会を行います。大学によっては、独自の書式を求めるところもあります。たたき台には、企業向けの同意書の文面をご利用ください。

    この署名は、大学が記録を開示するための許可です。企業自身が個人データを扱う法的根拠は、それとは別に必要です。ICO（英国情報コミッショナー事務局）は、雇用主と従業員のように明らかな力の差がある場合、同意は「通常は適切ではない」としており、正当な利益などの根拠を挙げています。自社がどの根拠によるのかを、プライバシー通知に明記しましょう。

    My eQuals（オーストラリアとニュージーランドの大学の電子学位証明サービス）の場合は、本人が記録を共有すること自体が同意になります。

    ホールド：署名入りの同意書がまだなら、書式を送って時計を止めます。応募者が署名しない場合、学位は照会できません。社内の方針に従い、それが内定にどう影響するのかを、本人にはっきり伝えましょう。

  4. 4:00　自分で見つけたルートで、記録の大元に聞く

    完了の目安：受付番号か、送信済みのメールが手元にあること。

    • 英国：英国の公式学位照会サービスであるHEDD。HEDDの大学検索で、その大学がHEDDを利用していないとわかったら、大学の教務課（学籍や証明書を扱う部署）にメールします（文面は下にあります）。
    • 米国：その大学が参加していればNational Student Clearinghouse（米国の学位照会機関）、参加していなければ教務課。
    • オーストラリアとニュージーランド：応募者から届くMy eQualsのリンク。印刷したものは証明になりません。
    • その他の国：大学のウェブサイトに載っているアドレスで、教務課へ。海外の大学なら、外国の学位の確認方法をご覧ください。

    唯一のルール：学位記や、一緒に送られてきた書類に載っているリンク、電話番号、メールアドレスは、決して使わないでください。FTC（米国連邦取引委員会）は、一部のディグリーミル（学位工場）が「照会サービス」を運営し、問い合わせてきた企業に偽の成績証明書を送っていると警告しています。例外はMy eQualsの共有リンクだけで、それも、My eQuals自身のサイト上で開くことを確かめてからにしてください。

  5. 8:00　記録を残し、催促の日を決める

    完了の目安：同僚がファイルを開いても、どこまで進んでいるかがすぐわかること。

    1行の記録をファイルに貼り付け、催促する日をカレンダーに入れます。それから、照会の結果を条件とした内定を送りましょう。

カーテンコール：回答が届いたら

届いた回答次のキュー
確認済み。すべての情報が一致内定の条件を外し、記録を閉じます。
確認済み。ただし一部の情報が異なる応募者に連絡します（下の文例）。HEDDには受付番号と食い違った点を伝えましょう。HEDDが大学に問い合わせてくれることがあります。英国以外では、教務課に尋ねます。
「取り消し（Cancelled）」、または記録なしHEDDによれば、たいていは入力した情報が記録と一致しないことが原因です。氏名を確かめ直したうえで、応募者本人から大学に連絡してもらいましょう。
応募者から送られてきた、それ以外の「照会済み」ページやリンクまだ何も確認できていません。4:00に戻りましょう。
学位の授与なし、または授与機関が警告リストに掲載その場で結論を出さないでください。記録を保管し、偽物が見つかったときの手順を確認しましょう。英国ならHEDDに報告します。

米国で調査会社を使う場合：Fair Credit Reporting Act（米国公正信用報告法）は、ほかの書類と切り離した単独の書面での通知を求めています。この通知は「応募書類の中に含めることはできません」（ですから、下にある求人広告用の一文はこれに当たりません）。さらに、事前に応募者から書面で許可を得る必要があります。調査報告書をもとに不採用とする前には、報告書の写しと「A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act」（公正信用報告法に基づく権利の概要）を本人に渡してください。

気まずい連絡を、公正に

情報の食い違いを伝えるのは、相手を責めているようで気が重いものです。でも、責める形にする必要はありません。応募者が記録に異議を唱えた場合、ICOは、個人データの正確性に対する異議は「慎重に検討しなければならない」としています。結論を出す前に尋ねれば、本人にその機会を与えられます。

「確認手続きにご協力いただき、ありがとうございます。大学の記録では［返ってきた内容］となっていますが、ご応募の書類には［ご記入の内容］とあります。旧姓や、こちらの入力ミスなど、単純な理由であることもよくあります。どちらが正しいか、お知らせいただけますか。お返事をいただくまで、何も決定いたしません。」

姓が変わったのなら、説明はひとことで済みます。「2:2」（第2級下位）がいつの間にか「2:1」になっていたのなら、話はもっと難しくなります。

舞台監督の道具箱：コピーして、貼り付けて、手直しを

「内定をお出しする場合には、ご記入いただいた学位・資格について、書面による同意をいただいたうえで、授与した教育機関の公式の照会サービスを通じて確認いたします。確認結果は［期間］保管したのち、削除します。」

期間は、理由を説明できる長さにしましょう。ICOの保存期間の制限の原則は、「個人データを必要な期間を超えて保管してはならない」としています。

教務課あてのメール

件名：学位照会のお願い：［氏名］
「ご担当者様　［生年月日］生まれの［氏名］氏から、［年］に［当時の氏名］の名で、貴学より［学位、専攻、等級］を授与されたとの申告がありました。本人の署名入り同意書を添付いたします。貴学の記録と一致しますでしょうか。一致しない場合は、どの点が異なるかをお知らせください。［氏名、役職、組織名］」

1行の記録

［応募者］｜申告：［学位、専攻、等級、年、学位授与機関］｜［公式リスト］に掲載｜同意書の署名［日付］｜［ルート］で送信、受付番号［番号］｜催促［日付］｜結果：［確認済み、相違あり、記録なし］｜確認者［氏名］

次の採用の前に：舞台は一度整えれば済む

企業の学位照会は、作業の大半を、応募が来る前に済ませておけます。

  • 応募の時点で伝える。英国では、知らされる権利に基づき、データを集める理由、保管する期間、データを見る人を伝える必要があります。
  • 学位照会の同意書を標準の手続きにする。HEDDの企業向けツールキットも、そう勧めています。
  • 照会するのは採用する人だけ。そして、採用する全員に同じように。データ最小化とは、必要なものだけを集めることです。米国では、EEOC（雇用機会均等委員会）とFTCが、人種、性別、年齢（40歳以上）、その他の保護された属性によって経歴を調べる相手を選ぶことは違法だとしています。

在籍中の従業員の学位を確認するには

進行表は同じで、同意の取得も含みます。ただし、0:00の前にキューが1つ加わります。誰を対象に、どこまでさかのぼって確認するかを定めた、書面の方針です。どの方針に基づいて確認するのかを従業員に伝え、確認は特定の1人ではなく、同じ職種のグループ全体に対して行いましょう。

食い違いが見つかったら、まず上の「気まずい連絡」を送り、そのあとは通常の手続きに沿って進めます。その場で結論を出すことはしません。長年勤めてきた管理職のMBAが、実は修了していなかった。そんな難しいケースの扱いは、前もって決めておきましょう。

次の一歩：次の内定を出す前に、HEDDかClearinghouseのアカウントを開設し、求人広告用の一文を応募フォームに加えておきましょう。そうすれば、あとに残るのは10分の作業だけです。

出典

信じる前に、確かめましょう。偽学位ラボの無料ツールが、履歴書、学校のウェブサイト、メッセージ、「照会」サービスを調べて警告サインを示し、公式登録簿へのリンクもご案内します。

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