Sabi ng bagong empleyado ninyo, may degree siya. Suriin ito sa loob ng sampung minuto

Isipin ito: 9:05 n.u., isang CV, umaandar ang timer

Sabihin nating nakasulat sa CV ang “BSc Economics, 2:1” (klasipikasyon ng degree sa UK), mula sa unibersidad na hindi ninyo kilala. Sa ganap na 9:05, pinaandar ninyo ang timer at kinopya ang nakasaad sa CV. Dalawang beses nang nagtanong ang hiring manager kung maipapadala na ngayong araw ang job offer.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​‌​​⁠

9:06: wala ang unibersidad sa listahang itinuturo ng GOV.UK, kaya itinigil ninyo ang orasan. Sa mabilisang paghahanap, lumabas na sumanib na pala ito sa ibang unibersidad, at sinasabi ng Hedd, ang opisyal na serbisyo sa pag-verify ng degree sa UK, kung sino na ang may hawak ng mga rekord nito. Umandar ulit ang orasan nang 9:07.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​‌​​⁠

9:09: nasa file na ang pirmadong pahintulot. 9:10: naipadala na ang kahilingan sa Hedd. 9:14: naka-file na ang log. 9:16: lumabas na ang job offer na may kondisyon, sampung minuto sa orasan. Makalipas ang dalawang araw: “Kumpirmado, pero may detalyeng hindi tugma.” Ang gagawin ninyo sa sagot na iyon ang curtain call, nasa ibaba.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​‌​​⁠

Ang run sheet: paano i-verify ang edukasyon ng aplikante sa limang cue

Para ma-verify ang degree ng kandidato, sundan ang limang cue. May “tapos na kapag” ang bawat isa, at may hold ang dalawa: ang sandaling humihinto ang orasan.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​‌​​⁠

1. 0:00 · Kopyahin ang nakasaad, salita por salita

   Tapos na kapag: kaya na ninyong basahin sa unibersidad ang nakasaad nang walang hinuhulaan.⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​‌​​⁠

   Isulat ang buong pangalan, at anumang pangalang ginamit niya noong nag-aaral; ang institusyong nagbigay ng degree, eksakto kung paano ito isinulat; ang degree at larangan (“BSc Economics”, hindi “degree sa economics”); ang klasipikasyon; ang taon.

2. 1:00 · Hanapin sa opisyal na listahan ang nagbigay ng degree

   Tapos na kapag: nakita na ninyo ang institusyon sa opisyal na listahan ng bansa nito.

   Hanapin ang institusyong nagbigay ng degree, na hindi laging ang kolehiyong nagturo ng kurso.

   • UK: itinuturo ng gabay ng GOV.UK ang listahan ng bawat bansang bumubuo sa UK.
   • US: hanapin sa DAPIP database ng US Department of Education (Kagawaran ng Edukasyon ng US).
   • Sa ibang bansa: ang opisyal na listahan sa sariling bansa ng unibersidad, gaya ng payo ng ENIC-NARIC.

   Basahin ang pangalan, letra por letra. Babala ng toolkit para sa employer na nasa pangunahing pahina ng Hedd: kapag iniba ang ayos ng pangalan ng isang tunay na unibersidad, puwedeng pangalan na iyon ng isang peke.

   Hold: wala sa listahan? Maaaring sumanib ito sa iba, nagsara o nagpalit ng pangalan. Kasama sa paghahanap ng Hedd ang mga institusyon sa UK na may kapangyarihang magbigay ng degree na sumanib sa iba o nagpalit ng pangalan, at, kung mayroon, kung sino na ngayon ang may hawak ng mga rekord ng mga nagsara.

   Hindi ninyo kilala ang pangalan? Hanapin ito sa mga opisyal na listahan ng babala.

3. 3:00 · Kunin nang nakasulat ang kanyang oo

   Tapos na kapag: nasa file na ang pirmadong pahintulot.

   Kailangan ng pirma ng kandidato sa education verification (pag-verify ng edukasyon): nakabatay ang Hedd sa form na pinipirmahan at nilalagyan ng petsa ng kandidato, at may mga unibersidad na humihingi ng sarili nilang form. Puwedeng panimula ang aming salita ng pahintulot para sa mga employer.

   Ang pirmang iyon ang pahintulot sa unibersidad na ilabas ang rekord. Hiwalay na usapan ang sarili ninyong legal na batayan: ayon sa ICO, ang regulator ng proteksiyon ng datos sa UK, “karaniwang hindi angkop” ang pahintulot kapag may malinaw na hindi pagkakapantay ng kapangyarihan, gaya ng sa mga employer, at itinuturo nito ang ibang batayan gaya ng legitimate interests (lehitimong interes). Pangalanan ang inyong batayan sa inyong privacy notice.

   Sa My eQuals, ang pag-share mismo ng rekord ang kanyang oo.

   Hold: wala pang pirmadong form? Ipadala ito at ihinto muna ang orasan. Kung ayaw pumirma ng kandidato, hindi ninyo ma-verify ang degree: sundin ang inyong patakaran, at sabihin sa kanya nang diretso kung ano ang ibig sabihin nito para sa job offer.

4. 4:00 · Tanungin ang pinagmulan, sa daang kayo mismo ang naghanap

   Tapos na kapag: may hawak na kayong reference number o naipadalang email.

   • UK: ang Hedd, ang opisyal na serbisyo ng UK para sa pag-verify ng degree (degree verification). Kung lumabas sa paghahanap ng unibersidad sa Hedd na hindi ito gumagamit ng Hedd, sumulat sa opisina ng Registrar nito (nasa ibaba ang email).
   • US: ang National Student Clearinghouse, serbisyo sa pag-verify ng degree sa US, kung kasali ang kolehiyo; kung hindi, ang Registrar.
   • Australia at New Zealand: ang link sa My eQuals (digital na rekord mula sa unibersidad) na ibibigay ng kandidato. Hindi binibilang ang print-out.
   • Saanman: ang opisina ng Registrar, sa address na nakuha ninyo sa website ng unibersidad. Nasa ibang bansa? Tingnan kung paano sinusuri ang degree mula sa ibang bansa.

   Ang iisang patakaran: huwag kailanman gumamit ng link, numero o email na galing sa diploma o sa anumang ipinadalang kasama nito. Babala ng US Federal Trade Commission (FTC): may mga diploma mill (pabrika ng pekeng diploma) na nagpapatakbo ng sariling “verification service”, na nagpapadala ng pekeng transcript sa employer na tumatawag. Ang tanging eksepsiyon ay ang share mula sa My eQuals, kapag nakita na ninyong bumukas ito sa mismong site ng My eQuals.

5. 8:00 · Itala at magtakda ng follow-up

   Tapos na kapag: kayang kunin ng isang katrabaho ang file at malaman agad kung nasaan na ang proseso.

   I-paste sa file ang log na isang linya, at ilagay sa kalendaryo ang petsa ng follow-up. Saka ipadala ang job offer, na may kondisyong ma-verify muna ang degree.

Curtain call: pagdating ng sagot

Mga kompanyang gumagawa ng background check sa US: sa ilalim ng Fair Credit Reporting Act, batas ng US na sumasaklaw sa mga background report, kailangan ang hiwalay na nakasulat na abiso, na “hindi puwedeng isama sa employment application” (kaya hindi ito mapapalitan ng linya para sa job posting sa ibaba), at ang nakasulat na pahintulot muna ng kandidato. Bago tumanggi batay sa ulat, bigyan siya ng kopya nito at ng “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (buod ng kanyang mga karapatan sa ilalim ng batas na ito).

Ang mahirap na mensahe, ginawang patas

Parang paratang ang pakiramdam kapag may hindi tugma. Hindi naman kailangang ganoon. Kung tumututol ang kandidato sa rekord, sabi ng ICO, “dapat ninyong pag-isipang mabuti ang anumang pagtutol sa katumpakan ng personal data”. Kapag nagtanong muna kayo bago magpasya, naibibigay ninyo sa kanya ang pagkakataong iyon:

“Salamat po sa inyong pasensiya habang tinatapos namin ang mga pagsusuri. Ayon sa rekord ng unibersidad, [ang lumabas na sagot]; sa inyong aplikasyon naman, [ang isinulat ninyo]. Kadalasan, simple lang ang dahilan, gaya ng dating pangalan o maling pagkaka-type sa aming panig. Maaari po ba ninyong sabihin kung alin ang tama? Wala pa kaming pinagpapasyahan hangga't hindi namin natatanggap ang inyong sagot.”

Isang pangungusap lang ang kailangan para ipaliwanag ang napalitang apelyido. Mas mabigat na usapan ang 2:2 na naging 2:1.

Ang kit ng stage manager: kopyahin, i-paste, iangkop

Para sa job posting o application form

“Kung iaalok namin sa inyo ang posisyong ito, kukumpirmahin namin ang mga kuwalipikasyong inilista ninyo sa mga institusyong nagbigay ng mga ito, sa pamamagitan ng kanilang mga opisyal na serbisyo sa beripikasyon at nang may nakasulat ninyong pahintulot. Itatago namin ang resulta nang [tagal ng panahon], saka namin ito buburahin.”

Pumili ng tagal na kaya ninyong ipagtanggol: ayon sa prinsipyo ng ICO na storage limitation (limitasyon sa pagtatago), “hindi ninyo dapat itago ang personal data nang mas matagal kaysa sa kailangan ninyo ito”.

Para sa opisina ng Registrar

Paksa: Pag-verify ng degree: [buong pangalan]
“Magandang araw po sa opisina ng Registrar. Ayon kay [buong pangalan], ipinanganak noong [petsa ng kapanganakan], iginawad ninyo sa kanya ang [degree, larangan, klasipikasyon] noong [taon], sa pangalang [pangalan niya noon]. Kalakip po ang kanyang pinirmahang pahintulot. Tugma po ba ito sa inyong rekord? Kung hindi, ano po ang naiiba? [Pangalan, posisyon, organisasyon]”

Ang log na isang linya

[Kandidato] · nakasaad: [degree, larangan, klasipikasyon, taon, nagbigay ng degree] · nasa [opisyal na listahan] · pinirmahan ang pahintulot [petsa] · ipinadala sa [daan], ref [numero] · follow-up [petsa] · resulta: [kumpirmado, may naiiba o walang rekord] · sinuri ni [pangalan]

Bago ang susunod ninyong hire: ihanda ang entablado nang minsanan

Sa degree verification para sa employer, karamihan ng trabaho ay nangyayari bago pa may mag-apply:

• Sabihan ang mga kandidato sa oras ng pag-apply. Sa UK, ang right to be informed (karapatang mabigyan ng impormasyon) ay nangangahulugang sasabihin ninyo kung bakit ninyo kinokolekta ang kanilang datos, gaano katagal, at sino ang makakakita nito.
• Gawing karaniwang bahagi ng proseso ang form ng pahintulot, gaya ng payo ng toolkit ng Hedd para sa employer.
• Suriin lang ang taong iha-hire ninyo, at pare-pareho ang trato sa bawat hire. Ang ibig sabihin ng data minimisation ay kolektahin lang ang talagang kailangan. Sa US, ayon sa EEOC (ahensiya ng US laban sa diskriminasyon sa trabaho) at sa FTC, ilegal ang pagpili kung kanino gagawin ang background check batay sa lahi, kasarian, edad (40 pataas) o iba pang katangiang protektado ng batas.

Nasa payroll na? Paano i-verify ang degree ng empleyado

Parehong run sheet, kasama ang pahintulot, dagdag ang isang cue bago ang 0:00: nakasulat na patakaran kung sino ang susuriin at hanggang gaano katagal pabalik. Sabihin sa mga empleyado kung aling patakaran ang nag-uutos ng pagsuri, at suriin ang buong grupo ng isang posisyon, hindi kailanman iisang tao lang.

Kapag may hindi tugma, ang mahirap na mensahe muna, saka ang karaniwan ninyong proseso, at hindi kailanman ang pagpapasya agad-agad. Pag-isipan na ngayon pa lang ang mahihirap na kaso, gaya ng matagal nang manager na hindi pala natapos ang MBA.

Ang susunod ninyong hakbang: bago lumabas ang susunod ninyong job offer, magbukas ng account sa Hedd o sa Clearinghouse, at idagdag sa inyong application form ang linya para sa job posting. Pagkatapos, ang sampung minuto na lang ang matitira.

Mga sanggunian

• Hedd: Mga FAQ: pahintulot, mga institusyong sumanib sa iba, mga kinanselang kahilingan, mga hindi pagtutugma
• Hedd: pangunahing pahina at ang toolkit nito para sa employer na puwedeng i-download (mga gayang pangalan, pahintulot bilang karaniwang hakbang, pag-report ng kumpirmadong peke)
• Hedd: paghahanap ng unibersidad at Makipag-ugnayan: pag-report ng pandaraya sa degree
• National Student Clearinghouse: Verify now
• My eQuals: mga FAQ para sa nagve-verify
• GOV.UK: Alamin kung puwedeng maggawad ng degree ang inyong unibersidad o kolehiyo
• US Department of Education: DAPIP at ENIC-NARIC: Mga kinikilalang institusyon ng mas mataas na edukasyon
• US Federal Trade Commission: Avoid Fake-Degree Burns
• ICO: Karapatang mabigyan ng impormasyon, Data minimisation, Katumpakan, Limitasyon sa pagtatago at Kailan angkop ang pahintulot?
• EEOC at FTC: Background check, ang dapat malaman ng mga employer

#PagVerifyNgDegree #TamangPagHire #TipsParaSaHR #BackgroundCheck