기업을 위한 학위 검증
새로 뽑을 사람이 학위가 있다고 합니다. 10분이면 확인됩니다
오퍼레터 초안은 다 썼고, 지원자도 입사를 손꼽아 기다립니다. 전송 버튼을 누르기 전에 이력서에 적힌 학위에 10분만 내어 주세요. 지원자 학력 검증은 이렇게 합니다. 무대 감독이 쓰는 진행표처럼 시각이 정해진 큐 다섯 개, 그리고 그대로 옮겨 쓸 수 있는 문구를 준비했습니다.
9:05, 이력서 한 장, 돌아가는 타이머
이력서에 “BSc Economics, 2:1”(경제학 학사, 영국식 학위 등급 2:1)이라고 적혀 있는데, 대학 이름은 처음 보는 곳이라고 해 봅시다. 9:05, 타이머를 켜고 학력 사항을 그대로 옮겨 적습니다. 채용 관리자는 오늘 안에 채용 제안을 보낼 수 있느냐고 벌써 두 번이나 물었습니다.
9:06, GOV.UK가 안내하는 명단에 그 대학이 없습니다. 시계를 멈춥니다. 잠깐 검색해 보니 다른 대학에 합병된 곳이고, 학적 기록을 어디서 보관하는지는 HEDD(영국 공식 학위 검증 서비스)에 나와 있습니다. 9:07, 시계를 다시 켭니다.
9:09, 서명한 동의서 보관. 9:10, HEDD에 조회 요청 전송. 9:14, 기록 정리. 9:16, 조건부 채용 제안 발송. 시계에 찍힌 시간은 딱 10분입니다. 이틀 뒤 “확인됨, 단 일부 정보가 다름”이라는 회신이 옵니다. 이 회신을 어떻게 처리할지는 아래 커튼콜에서 다룹니다.
진행표: 큐 다섯 개로 끝내는 지원자 학력 검증
지원자의 학위 검증 절차는 큐 다섯 개로 이루어집니다. 차례로 진행하세요. 큐마다 ‘완료 기준’이 있고, 그중 두 곳에는 시계를 멈추는 ‘일시 정지’ 구간이 있습니다.
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0:00 · 학력 사항을 한 글자도 빠짐없이 옮겨 적기
완료 기준: 짐작으로 채우는 부분 없이 대학에 그대로 읽어 줄 수 있을 때.
적을 것은 이렇습니다. 성명 전체와 재학 당시의 이름(다르다면), 적힌 그대로의 학위 수여 기관, 학위와 전공(“경제학 학위”가 아니라 “BSc Economics”), 학위 등급, 취득 연도.
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1:00 · 공식 명단에서 학위 수여 기관 찾기
완료 기준: 해당 국가의 공식 명단에서 그 기관을 찾았을 때.
찾아야 할 곳은 학위 수여 기관입니다. 수업을 한 칼리지와 같은 곳이 아닐 때도 있습니다.
- 영국: GOV.UK 안내가 잉글랜드, 스코틀랜드, 웨일스, 북아일랜드 각각의 명단으로 연결해 줍니다.
- 미국: 미국 교육부의 DAPIP 데이터베이스를 검색하세요.
- 그 밖의 나라: ENIC-NARIC의 안내대로, 대학이 있는 나라의 공식 명단을 확인하세요.
이름은 한 글자씩 읽으세요. HEDD 홈페이지의 고용주용 안내 자료는 진짜 대학의 이름을 순서만 바꿔 쓰는 가짜도 있다고 경고합니다.
일시 정지: 명단에 없나요? 합병됐거나, 문을 닫았거나, 이름을 바꿨을 수 있습니다. HEDD 검색에는 합병했거나 이름을 바꾼 영국의 학위 수여 기관이 나오고, 문을 닫은 기관이라면 정보가 있는 경우 지금 누가 학적 기록을 보관하는지도 나옵니다.
애초에 공식 인정을 받은 적이 없는 곳이라면 공식 경고 명단을 검색해 보세요.
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3:00 · 동의를 서면으로 받기
완료 기준: 서명한 학력 검증 동의서가 서류철에 들어 있을 때.
학력 검증에는 지원자의 서명이 필요합니다. HEDD는 지원자가 서명하고 날짜를 적은 양식이 있어야 조회를 진행하고, 자체 양식을 고집하는 대학도 있습니다. 저희가 마련한 채용 담당자용 동의서 문구를 출발점으로 삼으세요.
그 서명은 대학이 기록을 내줘도 된다는 허락입니다. 회사가 개인정보를 처리하는 법적 근거는 이와 별개입니다. ICO(영국 개인정보 감독 기관)는 고용 관계처럼 힘의 불균형이 뚜렷한 관계에서는 동의가 “대개 적절하지 않다”고 보고, 정당한 이익 같은 다른 근거를 제시합니다. 회사가 어떤 근거에 따라 처리하는지 개인정보 처리방침에 밝혀 두세요.
My eQuals(호주·뉴질랜드 대학의 디지털 학적 서비스)에서는 지원자가 기록을 공유하는 것 자체가 동의입니다.
일시 정지: 아직 서명한 양식이 없나요? 양식을 보내고 시계를 멈추세요. 지원자가 서명을 거부하면 학위를 검증할 수 없습니다. 회사 방침에 따르고, 그러면 채용 제안이 어떻게 되는지 지원자에게 분명히 알려 주세요.
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4:00 · 기록을 가진 곳에, 직접 찾은 경로로 묻기
완료 기준: 접수 번호를 받았거나 이메일을 보냈을 때.
- 영국: 영국의 공식 학위 검증 서비스인 HEDD. HEDD의 대학 검색에서 해당 대학이 HEDD를 쓰지 않는 것으로 나오면 학적 담당 부서에 메일을 보내세요(문안은 아래에 있습니다).
- 미국: 대학이 참여하고 있다면 National Student Clearinghouse(미국 학위 확인 기관), 아니라면 학적 담당 부서.
- 호주·뉴질랜드: 지원자가 보낸 My eQuals 링크. 인쇄본은 인정되지 않습니다.
- 그 밖의 나라: 대학 웹사이트에서 찾은 주소로 학적 담당 부서에 연락하세요. 해외에서 받은 학위라면 해외 학위를 검증하는 방법을 참고하세요.
단 하나의 규칙: 학위증이나 함께 보내온 서류에 적힌 링크, 전화번호, 이메일은 절대 쓰지 마세요. 미국 연방거래위원회(FTC)는 일부 학위 공장(디플로마 밀)이 “검증 서비스”를 차려 놓고, 문의해 온 고용주에게 가짜 성적증명서를 보낸다고 경고합니다. 예외는 단 하나, My eQuals 공유 링크입니다. 그것도 My eQuals 공식 사이트에서 열리는 것을 직접 확인했을 때만입니다.
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8:00 · 기록을 남기고 재문의 날짜 정하기
완료 기준: 동료가 서류를 넘겨받아도 진행 상황을 바로 알 수 있을 때.
한 줄 기록을 서류에 붙여 넣고, 재문의 날짜를 일정표에 적어 두세요. 그런 다음 검증 결과를 조건으로 채용 제안을 보내세요.
커튼콜: 회신이 도착하면
| 회신 | 다음 큐 |
|---|---|
| 확인됨, 모든 정보 일치 | 채용 제안에 붙인 조건을 해제하고 기록을 마감하세요. |
| 확인됨, 단 일부 정보가 다름 | 지원자에게 메시지를 보내세요(아래 문안 참고). HEDD에는 접수 번호와 다른 부분을 알려 주세요. HEDD가 대학에 직접 확인해 줄 수도 있습니다. 다른 경로라면 학적 담당 부서에 물어보세요. |
| “취소됨” 또는 기록 없음 | HEDD에 따르면 대개 입력한 정보가 맞지 않아서입니다. 이름을 다시 확인한 다음, 지원자에게 대학에 직접 연락해 달라고 요청하세요. |
| 지원자가 보낸 그 밖의 “검증 완료” 페이지나 링크 | 아직 아무것도 확인되지 않았습니다. 4:00으로 돌아가세요. |
| 학위 수여 사실 없음, 또는 기관이 경고 명단에 있음 | 그 자리에서 결정하지 마세요. 기록을 보관하고, 가짜 학위를 발견했을 때 할 일을 확인하세요. 영국이라면 HEDD에 신고하세요. |
미국에서 배경 조사 업체를 쓴다면: Fair Credit Reporting Act(미국 공정신용보고법)에 따라 먼저 별도의 서면 고지를 하고 지원자의 서면 동의를 받아야 합니다. 이 고지는 “입사 지원서 안에 넣을 수 없다”고 되어 있으므로, 아래의 채용 공고 문구로는 대신할 수 없습니다. 보고서를 근거로 불합격 결정을 내리기 전에는 보고서 사본과 “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”(공정신용보고법에 따른 권리 요약)를 지원자에게 주어야 합니다.
껄끄러운 메시지, 공정하게 보내기
정보가 맞지 않는다는 말은 상대를 의심하는 것처럼 들리기 쉽습니다. 꼭 그럴 필요는 없습니다. 지원자가 기록에 이의를 제기하면, ICO는 “개인정보의 정확성에 대한 이의 제기를 신중하게 검토해야 한다”고 말합니다. 결정하기 전에 먼저 물어보면 지원자에게 그 기회를 줄 수 있습니다.
“검증 절차를 기다려 주셔서 감사합니다. 대학 기록에는 [회신 내용]으로 되어 있는데, 지원서에는 [지원자가 적은 내용]으로 적혀 있습니다. 예전 이름이나 저희 쪽 입력 실수처럼 단순한 이유인 경우가 많습니다. 어느 쪽이 맞는지 알려 주시겠어요? 답변을 받기 전까지는 아무것도 결정하지 않습니다.”
성이 바뀐 사정은 한 문장이면 설명됩니다. 2:2 등급이 2:1로 둔갑해 있었다면 대화는 훨씬 어려워집니다.
무대 감독의 도구함: 복사해서 고쳐 쓰기
채용 공고나 지원서에 넣을 문구
“이 직무를 제안하게 되면, 기재하신 자격을 수여한 기관에 그 내용을 확인합니다. 확인은 해당 기관의 공식 검증 서비스를 통해, 지원자의 서면 동의를 받아 진행합니다. 결과는 [기간] 동안 보관한 뒤 삭제합니다.”
보관 기간은 근거를 댈 수 있는 기간으로 정하세요. ICO의 보관 기간 제한 원칙은 “개인정보를 필요한 기간보다 오래 보관해서는 안 된다”고 말합니다.
학적 담당 부서에 보낼 메일
제목: 학위 검증 요청: [성명]
“학적 담당자님께. [생년월일]생 [성명] 님이 [연도]에 [당시 이름]이라는 이름으로 귀교에서 [학위, 전공, 등급]을 받았다고 밝혔습니다. 본인이 서명한 동의서를 첨부합니다. 귀교 기록과 일치하는지, 일치하지 않는다면 어떤 부분이 다른지 알려 주시겠습니까? [이름, 직책, 회사명]”
한 줄 기록
[지원자] · 기재 내용: [학위, 전공, 등급, 연도, 수여 기관] · 확인한 명단: [공식 명단] · 동의서 서명: [날짜] · 요청 경로: [경로], 접수 번호 [번호] · 재문의: [날짜] · 결과: [확인됨, 불일치, 기록 없음 중 하나] · 확인자: [이름]
다음 채용 전에, 무대는 한 번만 꾸며 두기
기업 학위 검증에 드는 품은 대부분 누군가 지원하기도 전에 들어갑니다.
- 지원 단계에서 미리 알리세요. 영국에서는 정보를 제공받을 권리에 따라 지원자의 정보를 왜 수집하는지, 얼마 동안 보관하는지, 누가 보는지 알려야 합니다.
- 동의서를 표준 절차로 정해 두세요. HEDD의 고용주용 안내 자료가 권하는 방법입니다.
- 채용할 사람만 확인하되, 모든 채용에 똑같이 적용하세요. 데이터 최소화 원칙은 필요한 정보만 수집하라는 뜻입니다. 미국에서는 EEOC(미국 평등고용기회위원회)와 FTC가 밝히듯, 인종, 성별, 나이(40세 이상) 등 법으로 보호되는 특성을 기준으로 배경 조사 대상을 고르는 것은 불법입니다.
이미 입사한 직원이라면? 재직자 학위 검증법
진행표도 같고 동의도 똑같이 받습니다. 다만 0:00 앞에 큐가 하나 더 붙습니다. 누구를, 얼마나 거슬러 올라가 확인할지 정한 서면 방침입니다. 어떤 방침에 따라 확인하는지 직원들에게 알리고, 한 사람만 골라내지 말고 같은 직무군 전체를 확인하세요.
정보가 맞지 않으면 먼저 앞에서 본 껄끄러운 메시지를 보내고, 그다음 평소 절차를 따르세요. 그 자리에서 결정하는 일은 없어야 합니다. 오래 근무한 관리자의 MBA가 알고 보니 마치지 못한 과정이었다는 식의 어려운 경우는, 어떻게 처리할지 미리 정해 두세요.
다음 할 일: 다음 채용 제안을 보내기 전에 HEDD나 Clearinghouse 계정을 만들고, 지원서 양식에 채용 공고 문구를 넣어 두세요. 그러면 남는 일은 10분짜리 확인뿐입니다.
출처
- HEDD: 자주 묻는 질문: 동의, 합병된 기관, 취소된 요청, 정보 불일치
- HEDD: 홈페이지와 내려받을 수 있는 고용주용 안내 자료(비슷한 이름, 표준 절차로서의 동의, 확인된 가짜 학위 신고)
- HEDD: 대학 검색과 문의하기: 학위 사기 신고
- National Student Clearinghouse: 지금 확인하기
- My eQuals: 검증 기관을 위한 자주 묻는 질문
- GOV.UK: 대학이 학위를 수여할 수 있는지 확인하기
- 미국 교육부: DAPIP, ENIC-NARIC: 공식 인정 고등교육기관
- 미국 연방거래위원회(FTC): Avoid Fake-Degree Burns(가짜 학위에 데지 않으려면)
- ICO: 정보를 제공받을 권리, 데이터 최소화, 정확성, 보관 기간 제한, 동의는 언제 적절한가?
- EEOC·FTC: 배경 조사, 고용주가 알아야 할 것
믿기 전에 먼저 확인하세요. 가짜 학위 연구소의 무료 도구가 이력서, 학교 웹사이트, 메시지, ‘검증’ 서비스를 살펴 경고 신호를 보여 드립니다. 공식 등록부로 가는 링크도 함께 알려 드립니다.