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給雇主的學歷查證

新同事說自己有學位？10分鐘查清楚

錄用通知書已經擬好，應徵者也滿心期待。按下「送出」之前，先花10分鐘看看他履歷上的那個學位。如何查證應徵者學歷？下面這份流程表，就像舞台監督手上的那份：5個計時提示點，再加上可以直接套用的文字。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

想像一下：9:05，一份履歷，開始計時

假設履歷上寫著「BSc Economics, 2:1」（經濟學理學士，二級榮譽甲等），頒授學位的大學你從沒聽過。9:05，你按下計時器，把這筆學歷照抄下來。用人主管已經問了兩次，錄用通知今天能不能發出去。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:06：在GOV.UK（英國政府網站）指引你去查的名單上，找不到這所大學，於是你暫停計時。稍微搜尋一下，發現它已經併入另一所大學，而Hedd（英國官方學位查證服務）也列出了它的紀錄現在由誰保管。9:07，恢復計時。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

9:09：簽好的同意書存檔。9:10：向Hedd送出查詢。9:14：查核紀錄存檔。9:16：附條件的工作邀約發出，計時器上剛好10分鐘。兩天後，回覆來了：「已確認，但有一項細節不符。」收到這種回覆該怎麼辦，請看下面的「謝幕」。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

流程表：如何用5個提示點查證應徵者學歷

要查證應徵者的學位，就依序走完5個提示點。每個提示點都有「完成標準」，其中兩個還設了「暫停」：遇到時，計時器先停下來。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

  1. 0:00 · 一字不差，照抄學歷

    完成標準：你可以把這筆學歷念給大學聽，不必靠猜。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌‌‌​‌​​‌‌​‌​​​​​‌​‌‌​‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌​‌​​​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌‌​‌‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌‌​​‌‌‌‌​​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​​‌​‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌‌​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​‌​​​‌‌​‌​​‌​‌‌​‌‌‌‌​‌‌​‌‌‌​​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​‌​​​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​‌​​​​‌‌​‌‌​​‌‌​​​​‌​​‌‌​‌​‌⁠

    寫下：全名，以及對方就讀時用過的其他姓名；頒授學位的機構，照原文寫；學位和學科（寫「BSc Economics」，不要籠統寫成「經濟學學位」）；學位等第；年份。

  2. 1:00 · 在官方名單上找到學位頒授機構

    完成標準：你在這個機構所屬國家的官方名單上找到了它。

    要查的是頒授學位的機構，它不一定就是授課的那所學院。

    • 英國：GOV.UK的指引會帶你找到英國四地各自的名單。
    • 美國：搜尋美國教育部的DAPIP資料庫。
    • 其他地方：依照ENIC-NARIC（各國學歷認可中心組成的網絡）的建議，查大學所在國家的官方名單。

    校名要逐個字母核對。Hedd首頁上那份給雇主的學位詐欺防範指南提醒：把真大學的校名調換一下順序，就可能成了一所假大學的名字。

    暫停：名單上找不到？這所大學可能已經合併、關閉或改名。Hedd的搜尋收錄了已合併或改名的英國學位頒授機構；至於已經關閉的，如果有資料，也會列出現在由誰保管它們的紀錄。

    從來沒有獲得認可？搜尋政府警示名單。

  3. 3:00 · 取得白紙黑字的同意

    完成標準：簽好的同意書已經存檔。

    學歷查證需要應徵者簽名：Hedd憑的是應徵者簽名並註明日期的表格，有些大學則堅持使用自己的表格。我們為雇主準備的同意書措辭，可以當作起點。

    這個簽名的作用，是允許大學把紀錄提供給你。至於你自己處理這些資料的合法依據，則是另一回事：ICO（英國資訊專員辦公室）指出，雙方權力明顯不對等時（雇主正屬於這種情況），以同意作為依據「will not usually be appropriate」（通常並不恰當），並建議採用正當利益（legitimate interests）等其他依據。請在你的隱私權聲明裡寫明你採用的依據。

    如果用的是My eQuals（澳洲與紐西蘭大學的官方數位學歷平台），應徵者分享紀錄，本身就等於同意。

    暫停：還沒拿到簽好的表格？先把表格寄出，計時暫停。如果應徵者不肯簽，你就無法查證這個學位：依照你們的政策處理，並坦白告訴對方，這對工作邀約有什麼影響。

  4. 4:00 · 走你自己找到的路，直接問源頭

    完成標準：你手上有一個查詢編號，或一封已經寄出的電子郵件。

    • 英國：用英國官方的學位查證服務Hedd。如果Hedd的院校搜尋顯示這所大學不使用Hedd，就寫信給它的教務處（信件範本見下文）。
    • 美國：學校有參加的話，用National Student Clearinghouse（美國的學位查證機構）；沒有參加，就找教務處。
    • 澳洲和紐西蘭：應徵者提供的My eQuals連結。列印出來的紙本不算數。
    • 其他地方：找教務處，聯絡地址要從大學的網站上找。學位在海外取得？請看海外學歷怎麼查證。

    唯一的鐵則：證書上的連結、電話號碼或電子郵件，以及隨證書寄來的任何資料上的聯絡方式，一律不要用。美國聯邦貿易委員會（FTC）警告，有些野雞大學自己經營一套「查證服務」，雇主一打電話去查，就寄一份假成績單過去。唯一的例外是My eQuals的分享：前提是你親眼看到它在My eQuals自己的網站上打開。

  5. 8:00 · 記錄下來，排好追蹤日期

    完成標準：同事接手這份檔案，也能一眼看出進度到了哪裡。

    把一行紀錄貼進檔案，在行事曆上記下追蹤日期。然後發出工作邀約，註明須通過學歷查證。

謝幕：回覆來了之後

回覆輪到你
已確認，每項細節都相符解除條件，紀錄結案。
已確認，但有一項細節不符傳訊息給應徵者（範本見下文）。把查詢編號和不符的細節告訴Hedd，它可能會向大學跟進。在其他國家，則向教務處詢問。
「Cancelled」（已取消），或查無紀錄Hedd說，通常是資料對不上。重新核對姓名，再請應徵者聯絡大學。
應徵者寄來的其他任何「已查證」頁面或連結這還不算查證過任何東西。回到4:00。
從未頒授，或該機構在警示名單上不要當場做決定。保留紀錄，參考發現假學歷時該怎麼做；在英國，還要向Hedd通報。

透過美國的背景調查公司查核：依照《公平信用報告法》（Fair Credit Reporting Act），你必須先給應徵者一份獨立的書面通知，而且這份通知「can't be in an employment application」（不能放在求職申請表裡），所以下面那句招聘廣告用語並不算數；你也必須事先取得應徵者的書面許可。如果要根據調查報告拒絕對方，事前要給對方一份報告副本，以及「A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act」（《公平信用報告法》權利摘要）。

尷尬的訊息，也能寫得公平

資料對不上，很容易讓人覺得是在指控對方，但其實不必如此。如果應徵者對紀錄有異議，ICO指出，你「must carefully consider any challenges to the accuracy of personal data」（必須審慎考慮任何對個人資料準確性的質疑）。在做決定之前先問對方，就是給他這個機會：

「感謝你耐心配合我們的查核。大學的紀錄顯示〔查詢結果〕，而你的申請上寫的是〔你填寫的內容〕。這種情況往往有很簡單的原因，例如以前用過別的姓名，或是我們這邊打錯了字。可以請你告訴我哪一個才正確嗎？在收到你的回覆之前，我們不會做任何決定。」

改過姓氏，一句話就解釋得清楚。二級榮譽乙等（2:2）變成了2:1，這場對話就難開口得多。

舞台監督工具箱：複製、貼上、自行調整

「如果我們決定錄用你擔任這個職位，會向頒授你所列資格的院校確認這些資格，經由它們的官方查證服務辦理，並事先取得你的書面同意。查核結果會保存〔期限〕，之後即予刪除。」

保存期限要選一個說得出理由的長度：ICO的儲存限制原則規定，「you must not keep personal data for longer than you need it」（保存個人資料的時間，不得超過你需要的時間）。

寫給教務處

主旨：學位查證：〔全名〕
「教務處各位好：〔全名〕（出生日期：〔出生日期〕）表示，貴校曾於〔年份〕頒授其〔學位、學科、學位等第〕，當時使用的姓名為〔當時的姓名〕。隨信附上當事人簽署的同意書。請問貴校的紀錄是否相符？如有不符，請告知差異所在。〔姓名、職稱、機構〕」

一行紀錄

〔應徵者〕 · 聲稱：〔學位、學科、等第、年份、頒授機構〕 · 列於〔官方名單〕 · 同意書簽署日期〔日期〕 · 經〔管道〕送出，編號〔號碼〕 · 追蹤日期〔日期〕 · 結果：〔已確認、不符或查無紀錄〕 · 查核人〔姓名〕

下次招人之前：先把舞台搭好

雇主做學歷查證，大部分功夫其實都花在有人應徵之前：

  • 在應徵階段就告知應徵者。在英國，依照知情權，你必須說明收集他們資料的原因、保存多久，以及誰會看到。
  • 把同意書列為標準程序，這也是Hedd的指南給雇主的建議。
  • 只查你要錄用的人，而且每一次錄用都一視同仁。資料最少化原則，就是只收集你需要的資料。在美國，平等就業機會委員會（EEOC）和FTC都指出，根據種族、性別、年齡（40歲或以上）或其他受保護的特徵來決定查誰的背景，是違法的。

已經在職？如何查證員工的學位

流程表照用，同意書一樣不能少，只是在0:00之前多了一個提示點：一份書面政策，寫明哪些人要查、往前追溯多久。告訴員工是哪一項政策啟動了這次查核，而且要查就查整個職務類別，絕不單獨針對某一個人。

發現不符時，先發那封尷尬的訊息，再走你們的正常程序，絕不當場做決定。棘手的情況要及早想好怎麼處理，例如一位任職多年的經理，原來MBA並沒有讀完。

你的下一步：在發出下一份工作邀約之前，先開好你的Hedd或Clearinghouse帳戶，並把那句招聘廣告用語加進申請表。這樣一來，剩下的就只有那10分鐘。

資料來源

先查證，再相信。假學歷鑑識室的免費工具會檢查履歷、學校網站、訊息或「查證」服務，指出其中的警訊，並附上官方名冊的連結。

打開假學歷鑑識室

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