דף הבית / מרכז הידע / בדיקת תואר / אימות התואר של מועמד
אימות תואר עבור מעסיקים
מי שגייסתם מצהיר על תואר? בדקו אותו בעשר דקות
מכתב הצעת העבודה כבר מנוסח, והמועמד מחכה בקוצר רוח. לפני שלוחצים על "שליחה", תנו לתואר שבקורות החיים שלו עשר דקות. כך מאמתים השכלה של מועמד: דף הרצה של מנהל הצגה, עם חמישה שלבים מתוזמנים ונוסח מוכן להעתקה.
דמיינו: 9:05, קורות חיים אחד, והסטופר רץ
נניח שבקורות החיים כתוב "BSc Economics, 2:1" (תואר ראשון בכלכלה, בדרגה השנייה בגובהה בשיטה הבריטית), מאוניברסיטה שאתם לא מכירים. ב-9:05 אתם מפעילים את הסטופר ומעתיקים את הטענה. המנהל המגייס כבר שאל פעמיים אם ההצעה יכולה לצאת היום.
ב-9:06 מתברר שהאוניברסיטה לא מופיעה ברשימה ש-GOV.UK, אתר ממשלת בריטניה, מפנה אליה, אז אתם עוצרים את השעון. חיפוש קצר מגלה שהיא התמזגה לתוך אוניברסיטה אחרת, ו-Hedd, השירות הבריטי הרשמי לאימות תארים, מראה מי מחזיק היום ברשומות שלה. ב-9:07 השעון שוב רץ.
ב-9:09 ההסכמה החתומה כבר בתיק. ב-9:10 הבקשה ל-Hedd נשלחה. ב-9:14 הרישום מתויק. ב-9:16 יוצאת הצעה מותנית, ועל השעון בדיוק עשר דקות. כעבור יומיים מגיעה תשובה: "אושר, אבל פרט אחד שונה". מה עושים עם תשובה כזאת? על זה במערכה האחרונה, בהמשך.
דף ההרצה: איך מאמתים השכלה של מועמד בחמישה שלבים
אימות התואר של מועמד עובר בחמישה שלבים. לכל שלב יש "סימן שסיימתם", ובשניים מהם יש גם "עצירה": רגע שבו השעון עומד מלכת.
-
0:00 · מעתיקים את הטענה, מילה במילה
סימן שסיימתם: אפשר להקריא את הטענה לאוניברסיטה בלי לנחש שום דבר.
רושמים את השם המלא, וגם כל שם אחר שתחתיו המועמד למד; את הגוף שהעניק את התואר, בדיוק כפי שהוא כתוב; את התואר והתחום ("BSc Economics", לא "תואר בכלכלה"); את דרגת התואר; ואת השנה.
-
1:00 · מאתרים את הגוף המעניק ברשימה הרשמית
סימן שסיימתם: מצאתם את הגוף ברשימה הרשמית של המדינה שלו.
מחפשים את הגוף שהעניק את התואר, ולא תמיד זו המכללה שבה התקיימו הלימודים.
- בריטניה: המדריך של GOV.UK מפנה לרשימה של כל אחד מחלקי הממלכה.
- ארה״ב: מחפשים במאגר DAPIP של משרד החינוך האמריקאי.
- במדינות אחרות: הרשימה הרשמית במדינה של האוניברסיטה עצמה, כפי שממליצות רשתות ENIC-NARIC של המרכזים הלאומיים להכרה בהשכלה.
קוראים את השם אות אחר אות. ערכת הכלים למעסיקים שבדף הבית של Hedd מזהירה ששם של אוניברסיטה אמיתית, כשמסדרים את המילים שלו מחדש, יכול להיות שמו של מוסד מזויף.
עצירה: המוסד לא ברשימה? ייתכן שהוא התמזג, נסגר או שינה את שמו. החיפוש של Hedd כולל גופים בריטיים שמעניקים תארים והתמזגו או שינו את שמם, וכשהמידע קיים, גם מי מחזיק היום ברשומות של גופים שנסגרו.
המוסד מעולם לא היה מוכר? חפשו אותו ברשימות האזהרה הממשלתיות.
-
3:00 · מקבלים את ה"כן" בכתב
סימן שסיימתם: הסכמה חתומה שמורה בתיק.
אימות השכלה דורש את החתימה של המועמד: Hedd עובד לפי טופס שהמועמד חותם עליו ומציין בו תאריך, ויש אוניברסיטאות שמתעקשות על טופס משלהן. אפשר להתחיל מנוסח ההסכמה שלנו למעסיקים.
החתימה הזאת היא ההיתר של האוניברסיטה למסור את הרישום. הבסיס החוקי שלכם לעיבוד המידע הוא עניין נפרד: לפי ה-ICO, רשות הגנת המידע הבריטית, הסכמה "בדרך כלל לא תהיה מתאימה" (will not usually be appropriate) כשיש חוסר איזון ברור ביחסי הכוחות, כמו מול מעסיק, והרשות מפנה לבסיסים אחרים, כמו אינטרס לגיטימי. ציינו את הבסיס שלכם בהודעת הפרטיות.
ב-My eQuals, מערכת התעודות הדיגיטליות של האוניברסיטאות באוסטרליה ובניו זילנד, עצם השיתוף של הרשומה הוא ה"כן".
עצירה: עדיין אין טופס חתום? שלחו אותו ועצרו את השעון. אם המועמד מסרב לחתום, אי אפשר לאמת את התואר: פעלו לפי המדיניות שלכם, ואמרו לו בפשטות מה זה אומר לגבי ההצעה.
-
4:00 · פונים למקור, בדרך שמצאתם בעצמכם
סימן שסיימתם: יש בידיכם מספר אסמכתה או מייל שיצא.
- בריטניה: השירות Hedd, שירות אימות התארים הרשמי של בריטניה. אם חיפוש האוניברסיטאות של Hedd מראה שהאוניברסיטה לא עובדת דרכו, כתבו למזכירות הסטודנטים שלה (נוסח המייל בהמשך).
- ארה״ב: ה-National Student Clearinghouse, הגוף המרכזי שדרכו רוב המוסדות מאשרים תארים, אם המכללה משתתפת בו; אם לא, מזכירות הסטודנטים שלה.
- אוסטרליה וניו זילנד: קישור My eQuals שהמועמד משתף. עותק מודפס לא נחשב.
- בכל מקום אחר: מזכירות הסטודנטים, בכתובת שלקחתם מהאתר של האוניברסיטה. התואר מחו״ל? ראו איך בודקים תואר מחו״ל.
הכלל היחיד: אף פעם לא משתמשים בקישור, במספר טלפון או בכתובת מייל מהתעודה, או מכל דבר שנשלח יחד איתה. רשות הסחר הפדרלית בארה״ב (FTC) מזהירה שחלק ממפעלי התארים מפעילים "שירות אימות" ששולח גיליון ציונים מזויף לכל מעסיק שמתקשר. החריג היחיד: שיתוף דרך My eQuals, אחרי שראיתם אותו נפתח באתר של My eQuals עצמו.
-
8:00 · רושמים, וקובעים מועד למעקב
סימן שסיימתם: כל אחד בצוות יכול לפתוח את התיק ולדעת בדיוק איפה הדברים עומדים.
מדביקים בתיק את הרישום בן השורה האחת וקובעים ביומן תאריך למעקב. ואז שולחים את ההצעה, בכפוף לאימות.
המערכה האחרונה: כשהתשובה מגיעה
| התשובה | מה עושים |
|---|---|
| אושר, וכל הפרטים תואמים | מסירים את התנאי. סוגרים את הרישום. |
| אושר, אבל פרט אחד שונה | שולחים הודעה למועמד (הנוסח בהמשך). מעבירים ל-Hedd את מספר האסמכתה ואת הפרט השונה; ייתכן שהוא יברר את העניין מול האוניברסיטה. במדינות אחרות שואלים את מזכירות הסטודנטים. |
| "Cancelled" (מבוטלת), או שאין שום רישום | לפי Hedd, בדרך כלל מדובר בפרטים שלא תואמים. בודקים שוב את השמות, ואז מבקשים מהמועמד ליצור קשר עם האוניברסיטה. |
| כל דף או קישור "מאומת" אחר שהמועמד שלח | שום דבר עוד לא נבדק. חוזרים ל-4:00. |
| התואר מעולם לא הוענק, או שהגוף מופיע ברשימת אזהרה | לא מחליטים במקום. שומרים את הרישום, קוראים מה עושים כשמגלים זיוף, ובבריטניה מדווחים ל-Hedd. |
חברות לבדיקות רקע בארה״ב: החוק Fair Credit Reporting Act (החוק האמריקאי לדיווח הוגן על אשראי) מחייב הודעה נפרדת בכתב, ש"לא יכולה להופיע בטופס בקשה לעבודה" (can't be in an employment application), כך שהשורה למודעת הדרושים שבהמשך לא עונה על הדרישה, וגם אישור בכתב של המועמד, מראש. לפני שאומרים "לא" על סמך הדוח, נותנים למועמד עותק ממנו ואת המסמך "A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act" (סיכום הזכויות לפי החוק).
ההודעה המביכה, בדרך הוגנת
פער בין הפרטים מרגיש כמו האשמה. הוא לא חייב להיות כזה. אם המועמד חולק על הרישום, ה-ICO קובע שעליכם "לשקול בזהירות כל ערעור על הדיוק של מידע אישי" (must carefully consider any challenges to the accuracy of personal data). כששואלים לפני שמחליטים, נותנים לו את ההזדמנות הזאת:
"תודה על הסבלנות בזמן הבדיקות. ברישום של האוניברסיטה מופיע [מה שחזר מהאוניברסיטה], ובבקשה שלך כתוב [מה שכתבת]. לרוב יש לזה הסבר פשוט, כמו שם קודם או טעות הקלדה אצלנו. אפשר לבקש ממך לכתוב לי מה מהשניים נכון? שום דבר לא הוחלט עד שנשמע ממך."
שם משפחה שהשתנה מסבירים במשפט אחד. תואר בדרגה 2:2 שהפך ל-2:1 הוא כבר שיחה קשה יותר.
ערכת הכלים של מנהל ההצגה: מעתיקים, מדביקים, מתאימים
למודעת הדרושים או לטופס המועמדות
"אם נציע לכם את התפקיד, נאמת את התארים והתעודות שציינתם מול המוסדות שהעניקו אותם, דרך שירותי האימות הרשמיים שלהם ובהסכמתכם בכתב. את התוצאה נשמור למשך [תקופה], ואז נמחק אותה."
בחרו תקופה שתוכלו להצדיק: לפי עקרון הגבלת השמירה של ה-ICO, "אסור לכם לשמור מידע אישי יותר זמן ממה שאתם צריכים אותו" (you must not keep personal data for longer than you need it).
למזכירות הסטודנטים
נושא: אימות תואר: [שם מלא]
"שלום לצוות מזכירות הסטודנטים, לפי ההצהרה של [שם מלא] (תאריך לידה: [תאריך לידה]), המוסד שלכם העניק את התואר [תואר, תחום, דרגה] בשנת [שנה], על השם [השם באותה תקופה]. ההסכמה החתומה מצורפת. האם זה תואם את הרישומים שלכם? אם לא, מה שונה? [שם, תפקיד, ארגון]"
הרישום בשורה אחת
[מועמד] · טענה: [תואר, תחום, דרגה, שנה, גוף מעניק] · מופיע ב[רשימה רשמית] · הסכמה נחתמה [תאריך] · נשלח דרך [ערוץ], אסמכתה [מספר] · מעקב [תאריך] · תוצאה: [אושר, שונה או אין רישום] · נבדק על ידי [שם]
לפני הגיוס הבא: מכינים את הבמה פעם אחת
רוב העבודה באימות תואר עבור מעסיקים נעשית עוד לפני שמישהו מגיש מועמדות:
- מיידעים את המועמדים כבר בשלב ההגשה. בבריטניה, הזכות לקבל מידע פירושה שאומרים להם למה אוספים את המידע שלהם, לכמה זמן ומי רואה אותו.
- הופכים את טופס ההסכמה לחלק קבוע מהתהליך, כפי שממליצה ערכת הכלים למעסיקים של Hedd.
- בודקים רק את מי שמגייסים, ואת כל המגויסים באותה צורה. צמצום המידע פירושו לאסוף רק את מה שצריך. בארה״ב, ה-EEOC (הנציבות האמריקאית לשוויון הזדמנויות בתעסוקה) וה-FTC קובעים שאסור לבחור את מי לבדוק לפי גזע, מין, גיל (40 ומעלה) או מאפיין מוגן אחר.
כבר עובדים אצלכם? איך מאמתים תואר של עובד
אותו דף הרצה, כולל ההסכמה, ועוד שלב אחד לפני 0:00: מדיניות כתובה שקובעת את מי בודקים ועד כמה אחורה. אמרו לעובדים איזו מדיניות מפעילה את הבדיקה, ובדקו קבוצת תפקידים שלמה, אף פעם לא אדם אחד.
כשמתגלה פער, קודם שולחים את ההודעה המביכה, אחר כך פועלים לפי הנוהל הרגיל, ואף פעם לא מחליטים במקום. כדאי להחליט מראש איך מטפלים במקרים הקשים, כמו מנהל ותיק שמתברר שלא סיים את ה-MBA שלו.
הצעד הבא שלכם: לפני שהצעת העבודה הבאה יוצאת, פתחו חשבון ב-Hedd או ב-Clearinghouse, והוסיפו לטופס המועמדות את השורה למודעת הדרושים. ואז נשארות רק עשר הדקות.
מקורות
- Hedd: שאלות נפוצות: הסכמה, גופים שהתמזגו, בקשות מבוטלות, פערים בפרטים
- Hedd: דף הבית וערכת הכלים למעסיקים שאפשר להוריד ממנו (שמות דומים, הסכמה כחלק קבוע מהתהליך, דיווח על זיופים שאומתו)
- Hedd: חיפוש אוניברסיטאות ויצירת קשר: דיווח על הונאות תארים
- National Student Clearinghouse: דף האימות
- My eQuals: שאלות נפוצות לגורמים מאמתים
- GOV.UK: בודקים אם האוניברסיטה או המכללה רשאית להעניק תואר
- משרד החינוך האמריקאי: DAPIP ו-ENIC-NARIC: מוסדות מוכרים להשכלה גבוהה
- רשות הסחר הפדרלית בארה״ב: איך לא להיכוות מתארים מזויפים
- רשות הגנת המידע הבריטית (ICO): הזכות לקבל מידע, צמצום המידע, דיוק, הגבלת השמירה ומתי הסכמה היא הבסיס המתאים?
- EEOC ו-FTC: בדיקות רקע, מה מעסיקים צריכים לדעת
קודם בודקים, אחר כך סומכים. הכלים החינמיים במעבדה לזיהוי תארים מזויפים בוחנים קורות חיים, אתר של מוסד לימודים, הודעה או שירות "אימות" ומראים את סימני האזהרה, עם קישורים למרשמים הרשמיים.