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Verlorene Urkunde ersetzen
Urkunde verloren? Kaufen Sie keine „Replika“, holen Sie sich die echte zurück
Vielleicht hat die Papprolle den Umzug nicht überstanden, und für die Stelle, die man Ihnen gerade angeboten hat, sollen Sie Ihren Abschluss bis Freitag nachweisen. Wer jetzt „Diplom kaufen“ eintippt, sieht einen Bildschirm voller Nachbildungen, angeblich „identisch mit Ihrem Original“. Hier lesen Sie, wie Sie die echte Urkunde zurückbekommen und was Sie bis dahin vorlegen können. Nie abgeschlossen? Direkt zum besseren Weg ins Studium.
Verloren ist nur das Papier, nicht Ihr Abschluss
Wenn Sie Ihren Reisepass verlieren, verlieren Sie damit nicht Ihre Staatsangehörigkeit. Sie bestellen dann auch keinen „Replika-Pass“ im Internet, sondern gehen zurück zu der Behörde, die den Pass ausgestellt hat. Denn Ihre Staatsangehörigkeit steht in deren Unterlagen, und das Büchlein ist nur die Form, in der Sie sie bei sich tragen.
Mit einem Abschluss ist es genauso. Als Sie Ihr Studium abgeschlossen haben, hat Ihre Universität die Verleihung unter Ihrem Namen eingetragen, und dieser Eintrag ist der Abschluss. Die Urkunde ist nur der Teil davon, den Sie mit nach Hause nehmen konnten.
Deshalb sieht jede Prüfung in den Unterlagen nach. Hedd, der offizielle britische Dienst zur Überprüfung von Hochschulabschlüssen, prüft Abschlüsse nach eigener Aussage „using records held by the relevant higher education provider“, also anhand der Unterlagen der jeweiligen Hochschule. Das National Student Clearinghouse in den USA bestätigt Abschlüsse für die Colleges, die daran teilnehmen, und verschickt keine Kopien von Urkunden.
Stellen Sie sich die zwei Antworten vor, die eine Prüfung liefern kann (zur Veranschaulichung, nicht der genaue Wortlaut eines bestimmten Dienstes):
| Abschluss gemacht, Papier verloren | Papier gekauft, nie abgeschlossen |
|---|---|
| „Verleihung bestätigt: [Abschluss], [Universität]“ | „Keine Verleihung unter diesem Namen gefunden“ |
Keine der beiden Antworten erwähnt das Papier. Auch bei einem echten Abschluss kann die Bestätigung einmal ausbleiben. Laut Hedd liegt das am häufigsten an Angaben, die nicht zu den Unterlagen passen. Nennen Sie dem Arbeitgeber deshalb den Namen, den Sie beim Abschluss getragen haben.
Nachweis bis Freitag: Notfalldokumente für Ihren Abschluss
Sitzen Sie ohne Pass im Ausland fest, kommen Sie mit einem Notreisedokument nach Hause. Auch für Ihren Abschluss gibt es solche Ersatzpapiere:
| Ihre Lage | Ihr Ersatznachweis |
|---|---|
| Ihr neuer Arbeitgeber wird Ihren Abschluss überprüfen | Unterschreiben Sie sein Einwilligungsformular. Der Arbeitgeber oder ein Screening-Dienstleister fragt dann bei Ihrer Universität, bei Hedd oder beim Clearinghouse nach. |
| Sie möchten dem Arbeitgeber Ihre eigene Selbstverifizierung beim Clearinghouse schicken | Lassen Sie das: Laut Clearinghouse dürfen Selbstverifizierungen nicht an Dritte weitergegeben werden („may not be shared with third parties“) |
| Der Arbeitgeber möchte eine Kopie der Urkunde | Ein Schreiben des Studierendensekretariats, das Ihren Abschluss bestätigt, oder ein Notenauszug (Transcript of Records) |
| Sie haben einen HEAR oder eine digitale Urkunde (Großbritannien) | Teilen Sie Ihren Higher Education Achievement Report (den ausführlichen Leistungsnachweis britischer Hochschulen) oder Ihre Urkunde über Gradintel, sofern Ihre Universität dort Partner ist |
| Sie haben in Australien oder Neuseeland studiert | Ein Link Ihrer Universität über My eQuals |
| Sie brauchen eine britische Apostille | Bestellen Sie zuerst die Ersatzurkunde. Eine Anwaltskanzlei (Solicitor) oder ein Notariat beglaubigt sie dann für das Legalisation Office, die britische Beglaubigungsstelle. |
| Sie brauchen eine US-Apostille | Bestellen Sie zuerst die Ersatzurkunde. Lassen Sie sie für die Apostille-Stelle des Bundesstaats (meist der dortige Secretary of State) notariell beglaubigen, es sei denn, eine Amtsperson hat sie unterschrieben. |
| Ihre Universität gibt es nicht mehr | Klären Sie zuerst, wer die Unterlagen heute verwahrt |
Ersatzurkunde beantragen: die Anfrage zum Abschicken
Ihre Urkunde stellt die Einrichtung aus, die Ihnen den Abschluss verliehen hat. Meist ist das Ihre Universität, doch wie GOV.UK, das Portal der britischen Regierung, anmerkt, muss es nicht das College sein, an dem Sie studiert haben. Gehen Sie über die eigene Website dieser Einrichtung zum Studierendensekretariat (in den USA: Registrar) und suchen Sie dort nach „replacement certificate“ oder „replacement diploma“ – so heißt die Ersatzurkunde auf Englisch.
Fangen Sie nicht bei einer Suchanzeige an: Wer „mein Diplom online kaufen“ sucht, landet bei Anbietern von Nachbildungen, und manche nennen ihre Ware „Ersatzurkunde“. Sie sind nicht sicher, ob eine Seite wirklich zu Ihrer Universität gehört? Prüfen Sie sie mit unserem Verifizierungsfallen-Test. Legen Sie Folgendes bereit:
- Ihren vollständigen Namen zum Zeitpunkt des Abschlusses und alle Namen, die Sie seither getragen haben
- Ihr Geburtsdatum und, falls vorhanden, Ihre Matrikelnummer
- Die genaue Abschlussbezeichnung und Abschlussnote, so wie sie auf der Urkunde stehen, und ungefähr, wann der Abschluss verliehen wurde
- Eine Postanschrift, unter der Sie auch in ein paar Wochen noch erreichbar sind
Dann nur noch ausfüllen und abschicken:
Betreff: Antrag auf eine Zweitschrift meiner Abschlussurkunde
Sehr geehrte Damen und Herren im [Studierendensekretariat / Registrar’s Office], im [Monat und Jahr] habe ich an der [Universität] meinen [Abschluss und Fach] erworben. Meine Urkunde ist [verloren gegangen / zerstört / beschädigt], und ich möchte eine offizielle Ersatzurkunde bestellen.
Meine Angaben: [vollständiger Name beim Abschluss], [weitere Namen], [Geburtsdatum], [Matrikelnummer, falls bekannt]. Bitte teilen Sie mir mit, was Sie von mir benötigen, wie hoch die Gebühr ist und wie lange es voraussichtlich dauert.
Außerdem brauche ich bald einen Nachweis über meinen Abschluss. Könnten Sie mir ein Schreiben schicken, das die Verleihung bestätigt, oder mir sagen, wie ein Arbeitgeber den Abschluss bei Ihnen überprüfen kann? Vielen Dank und freundliche Grüße, [Ihr Name und Ihre Anschrift]
Die Zweitschrift der Urkunde trägt unter Umständen andere Unterschriften und einen Duplikatvermerk, und die Zahl der Ersatzurkunden kann begrenzt sein. Heben Sie die neue Urkunde also gut auf.
Wie die neue Nummer in einem Ersatzpass ist dieser Duplikatvermerk kein Makel. Damit sagt die ausstellende Stelle: „Das stammt von uns.“
Jetzt noch die Nachricht an die Person, die Ihnen die Frist bis Freitag gesetzt hat:
„Meine Abschlussurkunde wird derzeit von der [Universität] neu ausgestellt. Gern unterschreibe ich Ihr Einwilligungsformular, damit Sie meinen Abschluss direkt dort oder über [Hedd / das National Student Clearinghouse] überprüfen können. Bis dahin kann ich Ihnen [ein Schreiben des Studierendensekretariats / meinen Notenauszug] schicken.“
Erledigen Sie das noch heute. Schicken Sie beide Nachrichten ab, damit die Prüfung schon beginnen kann, bevor die Ersatzurkunde eintrifft.
Kann man sein Diplom kaufen? Ja, bei genau einem Anbieter
Pässe stellt nur die Passbehörde aus, und Ihre Urkunde nur die Einrichtung, die Ihnen den Abschluss verliehen hat. Sie können Ihr Diplom also tatsächlich kaufen: Für eine Ersatzurkunde wird eine Gebühr fällig, und viele Universitäten nehmen Bestellungen online an, manche über Dienste wie Parchment.
Alle anderen Anbieter verkaufen etwas anderes, und ihre Fragen verraten es. Eine Website für Nachbildungen fragt weder, ob Sie Ihr Studium abgeschlossen haben, noch, wer Sie sind. Ihre Universität prüft beides, bevor sie irgendetwas ausstellt.
Legen Sie beide Papiere Ihrer Universität vor, und Sie hören den Unterschied: „Das stammt nicht von uns“ oder „Das stammt von uns“.
Heikel wird es, sobald das Papier bei Ihrer Universität landet: Wie Hedd anmerkt, kann die Universität eine Kopie der Urkunde sehen wollen, wenn die Angaben nicht übereinstimmen. Ansonsten stützt sich die Prüfung auf die Unterlagen, nicht auf das Papier.
In England, Wales und Nordirland kann eine Nachbildung nach dem britischen Forgery and Counterfeiting Act 1981 als falsches Dokument gelten, selbst wenn Ihr Abschluss echt ist, denn Ihre Universität hat sie nicht ausgestellt. Wer sie wissentlich benutzt, um eine Stelle zu bekommen, kann sich strafbar machen. Für einen Abschluss, den Sie sich erarbeitet haben, ist das ein Risiko ohne jeden Nutzen.
Wenn „Diplom kaufen“ wörtlich stimmt
Manchmal ist die Urkunde gar nicht verloren: Die Universität hält sie zurück oder verschickt keine Ersatzurkunde, solange noch ein Betrag offen ist. Dann heißt der ehrliche Weg: bezahlen oder einen Zahlungsplan vereinbaren.
Hält ein US-College Ihren Notenauszug zurück?
Bundesvorschriften verpflichten Colleges, die an der staatlichen Studienförderung des Bundes (federal student aid) teilnehmen, Ihnen auf Anfrage einen offiziellen Notenauszug für die Studienzeiträume auszustellen, in denen Sie diese Förderung bekommen haben, sofern die Gebühren dafür bezahlt sind oder eine Zahlungsvereinbarung sie abdeckt. Das gilt für den Notenauszug, nicht für die Urkunde selbst.
Hochschule geschlossen oder fusioniert? Wer die Unterlagen jetzt hat
Für Großbritannien erklären die FAQ von Hedd: Die Hochschulsuche des Dienstes zeigt, soweit bekannt, welche Organisation heute die Unterlagen einer geschlossenen oder fusionierten Hochschule verwahrt.
In den USA finden Sie über USA.gov die offizielle Website des Bundesstaats, in dem das College lag, und suchen dort nach „closed school transcripts“ (Notenauszüge geschlossener Hochschulen).
Das Higher Education Department von New Mexico zum Beispiel verwahrt die Notenauszüge bestimmter geschlossener privater Colleges und schickt eine Kopie der Urkunde, sofern es eine hat.
In anderen Ländern suchen Sie auf der Website des Bildungsministeriums oder der Hochschulaufsicht nach den Unterlagen geschlossener Einrichtungen.
Eine Urkunde ohne Abschluss gesucht? Es gibt einen besseren Weg
Wenn Sie Ihr Studium nie abgeschlossen haben, gibt es keinen Eintrag, nach dem sich etwas neu ausstellen ließe: Ein gekauftes Diplom bekommt die Antwort „Keine Verleihung unter diesem Namen gefunden“, und das Papier in Ihren Bewerbungsunterlagen wird selbst zum Problem.
Lesen Sie, was ein falscher Abschluss kosten kann, was ein gekaufter Abschluss wirklich ist und warum eine selbst erstellte PDF-Urkunde an derselben Prüfung scheitert.
Was der Verkäufer verspricht, gibt es auch auf ehrlichem Weg: die Anerkennung von Vorkenntnissen. Dabei kann Ihre Berufserfahrung auf ein Studium angerechnet werden, sodass Sie einzelne Module nicht mehr belegen müssen.
Sie haben ein Studium angefangen? Bitten Sie Ihre frühere Universität um einen Notenauszug über alles, was Sie bestanden haben. Nie eingeschrieben? Fragen Sie die Zulassungsstelle einer Hochschule, wie sie Berufserfahrung bei der Zulassung bewertet. Für Schottland erklärt die SCQF Partnership, die Stelle hinter dem schottischen Qualifikationsrahmen, dass Sie über die Anerkennung von Vorkenntnissen auch ohne die üblichen Zugangsvoraussetzungen ins Studium kommen können.
Unser kostenpflichtiger Bewerbungsservice kann Ihnen bei der Bewerbung helfen. Über die Zulassung und darüber, wie viel Ihre Erfahrung zählt, entscheidet jede Universität selbst.
Quellen
- Hedd: FAQ: Unterlagen der Hochschulen, wer bezahlt, Kopien bei abweichenden Angaben, geschlossene Hochschulen
- National Student Clearinghouse: Verify Now: Prüfungen durch Arbeitgeber, teilnehmende Hochschulen, Selbstverifizierung nicht für Dritte, keine Kopien von Urkunden
- Gradintelligence: FAQ für Studierende: Dokumente teilen, die Ihre Universität hochlädt
- My eQuals: Seite für Lernende: Ihre Nachweise teilen
- GOV.UK: Dokumente legalisieren lassen: Beglaubigung durch Notar oder Solicitor, danach das Legalisation Office
- HCCH: Apostille-Stellen der USA: Behörden der Bundesstaaten, in der Regel der Secretary of State
- Florida Department of State: FAQ zur Apostille: notariell beglaubigte Urkunden (Beispiel eines Bundesstaats)
- GOV.UK: Prüfen, ob Ihre Universität oder Hochschule Abschlüsse verleihen darf: wer Ihren Abschluss verleiht
- Parchment: So funktioniert es: Ersatzurkunden, abgeglichen mit den Unterlagen der Hochschule
- Seiten der University of Edinburgh und der Ohio University: Identitätsnachweis, Duplikatvermerke, Obergrenzen, offene Beträge
- Forgery and Counterfeiting Act 1981, Section 9: Bedeutung von „false“ (falsch); Section 3: Gebrauch eines falschen Dokuments; Section 10: Eine Einstellung gilt als „prejudice“ (Nachteil); Section 31: gilt nicht in Schottland
- 34 CFR 668.14 (PDF, aktuelle Fassung): Notenauszüge für Studienzeiträume, die mit staatlicher Studienförderung bezahlt wurden
- USA.gov: Regierungen der Bundesstaaten: Links zur offiziellen Website jedes Bundesstaats
- New Mexico Higher Education Department: Notenauszüge geschlossener Colleges anfordern
- London Metropolitan University: Accreditation of Prior Learning (England) und SCQF Partnership: RPL-Hub für Lernende (Schottland)
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