Startpagina / Kennisbank / Diploma en loopbaan / Diploma kwijt?
Een verloren diploma vervangen
Diploma kwijt? Koop geen “replica”. Vraag het echte opnieuw aan.
Misschien heeft de kartonnen koker de verhuizing niet overleefd, en wil de werkgever die u net een baan heeft aangeboden uiterlijk vrijdag bewijs van uw diploma zien. Zoek op “diploma kopen” en uw scherm loopt vol met replica's, “identiek aan het origineel”. Hier leest u hoe u het echte terugkrijgt, en wat u intussen kunt laten zien. Nooit afgestudeerd? Ga meteen naar de betere route.
Uw graad bent u niet kwijt. Alleen het papier
Als u uw paspoort verliest, blijft u gewoon staatsburger. U bestelt ook geen “replicapaspoort” online. U gaat terug naar de instantie die het heeft uitgegeven, want uw nationaliteit staat in haar registers, en het boekje is alleen de manier waarop u die bij u draagt.
Met een graad werkt het net zo. Toen u afstudeerde, registreerde uw universiteit de toekenning op uw naam, en die registratie is uw graad. Het diploma is gewoon het deel dat u mee naar huis kon nemen.
Daarom gaat een controle naar de registratie. De officiële Britse dienst Hedd verifieert graden “using records held by the relevant higher education provider”, dus met de gegevens van de betrokken onderwijsinstelling. De Amerikaanse National Student Clearinghouse bevestigt graden voor colleges die meedoen, en levert geen kopieën van diploma's.
Stel u de twee antwoorden voor die een controle kan opleveren (voorbeelden, niet de letterlijke tekst van een dienst):
| Afgestudeerd, papier kwijt | Papier gekocht, nooit afgestudeerd |
|---|---|
| “Graad bevestigd: [graad], [universiteit]” | “Geen graad gevonden op deze naam” |
Geen van beide antwoorden gaat over het papier. Ook een echte graad kan onbevestigd terugkomen. Volgens Hedd is de meest voorkomende oorzaak dat de gegevens niet overeenkomen met de registratie. Geef de werkgever dus de naam die u had toen u afstudeerde.
Bewijs vóór vrijdag: de nooddocumenten van uw diploma
Zit u in het buitenland zonder paspoort, dan reist u naar huis met een nooddocument. Ook uw diploma heeft invallers:
| Uw situatie | Uw invaller |
|---|---|
| Uw nieuwe werkgever laat een controle uitvoeren | Onderteken het toestemmingsformulier. De werkgever, of een screeningsbureau, vraagt het na bij uw universiteit, Hedd of de Clearinghouse. |
| U wilt de werkgever uw eigen zelfverificatie van de Clearinghouse sturen | Niet doen: de Clearinghouse zegt dat zelfverificaties “may not be shared with third parties”, dus niet met derden mogen worden gedeeld |
| De werkgever wil een kopie van het diploma | Een brief van de studentenadministratie die uw graad bevestigt, of een cijferlijst (in Vlaanderen: puntenlijst) |
| U hebt een HEAR of een digitaal diploma (VK) | Deel uw Higher Education Achievement Report (een officieel overzicht van uw studieresultaten) of uw diploma via Gradintel, als uw universiteit daarmee samenwerkt |
| U hebt in Australië of Nieuw-Zeeland gestudeerd | Een My eQuals-link van uw universiteit |
| U hebt een Britse apostille nodig | Bestel eerst het vervangende diploma. Een advocaat of notaris waarmerkt het voor het Legalisation Office, het Britse legalisatiebureau. |
| U hebt een Amerikaanse apostille nodig | Bestel eerst het vervangende diploma. Laat het voor het apostillebureau van de staat (meestal de Secretary of State) door een notaris waarmerken, tenzij een overheidsfunctionaris het heeft ondertekend. |
| Uw universiteit bestaat niet meer | Begin bij wie de gegevens nu beheert |
Een vervangend diploma aanvragen: uw verzoek, klaar om te versturen
Uw diploma komt van de instelling die uw graad heeft toegekend. Meestal is dat uw universiteit, maar volgens GOV.UK is dat niet altijd het college waar u hebt gestudeerd. Ga via de eigen website van die instelling naar de studentenadministratie (in de VS: de registrar), en zoek daar op “replacement certificate” of “replacement diploma”.
Begin niet bij een advertentie in de zoekresultaten: wie zoekt op “diploma online kopen”, krijgt verkopers van replica's te zien, en sommigen noemen hun producten vervangende diploma's. Twijfelt u of een pagina echt van uw universiteit is? Test die met onze check op nepverificatie. Houd dit bij de hand:
- Uw volledige naam op het moment dat u afstudeerde, en eventuele latere namen
- Uw geboortedatum, en uw studentnummer als u dat hebt
- De exacte naam van de graad en de eindbeoordeling, zoals op het diploma, en ongeveer wanneer de graad is toegekend
- Een postadres waar u over een paar weken nog steeds woont
Vul daarna in en verstuur:
Onderwerp: verzoek om een vervangend diploma
Beste medewerkers van [de studentenadministratie / het Registrar's Office], in [maand en jaar] ben ik aan [universiteit] afgestudeerd met een [graad en studierichting]. Mijn diploma is [verloren gegaan / vernietigd / beschadigd], en ik wil graag een officieel vervangend diploma bestellen.
Mijn gegevens: [volledige naam bij het afstuderen], [andere namen], [geboortedatum], [studentnummer, indien bekend]. Wilt u mij laten weten wat u van mij nodig hebt, wat het kost en hoe lang het waarschijnlijk duurt?
Ik heb ook binnenkort bewijs van mijn graad nodig. Kunt u mij een brief sturen waarin mijn graad wordt bevestigd, of mij laten weten hoe een werkgever die bij u kan verifiëren? Alvast hartelijk dank, [uw naam en adres]
Het diploma dat u terugkrijgt, kan andere handtekeningen en een duplicaatvermelding dragen, en soms geldt er een maximum aantal vervangingen. Bewaar dit exemplaar dus goed.
Net als het nieuwe nummer in een vervangend paspoort is die duplicaatvermelding geen gebrek. Het is de uitgever die zegt: “Dit hebben wij gemaakt.”
En nu het bericht voor wie u tot vrijdag de tijd heeft gegeven:
“[Universiteit] maakt een vervangend exemplaar van mijn diploma. Ik onderteken graag uw toestemmingsformulier, zodat u mijn graad rechtstreeks bij de universiteit kunt verifiëren, of via [Hedd / de National Student Clearinghouse]. Intussen kan ik u [een brief van de studentenadministratie / mijn cijferlijst] sturen.”
Doe het vandaag nog. Verstuur beide berichten, dan kan de controle al beginnen voordat het vervangende diploma binnen is.
Kan ik mijn diploma kopen? Ja, bij precies één verkoper
Alleen de paspoortdienst geeft paspoorten uit, en alleen de instelling die uw graad heeft toegekend, geeft uw diploma uit. Dus ja, u kunt uw diploma kopen: reken op kosten voor een vervangend exemplaar. Veel universiteiten nemen bestellingen online aan, sommige via diensten zoals Parchment.
Elke andere verkoper verkoopt iets anders, en de vragen die hij stelt, verraden dat. Een website voor replica's vraagt niet of u bent afgestudeerd, of wie u bent. Uw universiteit controleert eerst allebei.
Laat beide papieren aan uw universiteit zien en u hoort het verschil: “Dit hebben wij niet gemaakt” of “Dit hebben wij gemaakt.”
Dat verschil telt zodra het papier bij uw universiteit belandt: Hedd wijst erop dat de universiteit een kopie van het diploma kan opvragen als de gegevens niet overeenkomen. Voor de rest kijkt de controle naar de registratie, niet naar het papier.
In Engeland, Wales en Noord-Ierland kan een replica volgens de Forgery and Counterfeiting Act 1981 als vals document gelden, ook als uw graad echt is, omdat uw universiteit het niet heeft gemaakt. En wie zo'n replica willens en wetens gebruikt om aangenomen te worden, kan strafbaar zijn. Voor een graad die u echt hebt behaald, is het een risico zonder enig voordeel.
Wanneer “uw diploma kopen” letterlijk klopt
Soms is het diploma helemaal niet kwijt: de universiteit houdt het vast, of stuurt geen vervangend exemplaar op, totdat een openstaand bedrag is betaald. Dan is de eerlijke route: betalen, of een betalingsregeling afspreken.
Houdt een Amerikaans college uw cijferlijst vast?
Federale regels verplichten colleges die federale studiesteun ontvangen om op verzoek een officiële cijferlijst te verstrekken over de studieperioden waarin u die steun kreeg, zolang de kosten voor die perioden zijn betaald of onder een betalingsafspraak vallen. Dit geldt voor uw cijferlijst, niet voor het diploma zelf.
Universiteit gesloten of gefuseerd? Zoek uit wie de gegevens beheert
In het VK leggen de veelgestelde vragen van Hedd uit dat de zoekfunctie voor instellingen, waar mogelijk, laat zien welke organisatie nu de gegevens beheert van een instelling die is gesloten of gefuseerd.
In de VS vindt u via USA.gov de officiële website van de staat waar het college stond. Zoek daar op “closed school transcripts” (cijferlijsten van gesloten scholen).
Het Higher Education Department van New Mexico bijvoorbeeld bewaart cijferlijsten van bepaalde gesloten particuliere colleges, en levert een kopie van het diploma als het die heeft.
Zoek elders op de website van het ministerie van Onderwijs of van de toezichthouder op het hoger onderwijs naar de gegevens van gesloten instellingen.
Op zoek naar een diploma dat u niet hebt behaald? Er is een betere route
Bent u nooit afgestudeerd, dan is er geen registratie waarvan een nieuw diploma kan worden gedrukt: een gekocht diploma krijgt het antwoord “Geen graad gevonden op deze naam”, en het papier in uw map wordt zelf het probleem.
Lees wat een nepdiploma kan kosten, wat een gekocht diploma echt is en waarom een zelfgemaakte pdf voor dezelfde controle zakt.
Er bestaat een eerlijke versie van wat de verkoper belooft: erkenning van eerder verworven competenties, waardoor uw werkervaring kan meetellen voor een diploma en u vrijstelling kunt krijgen voor vakken.
Bent u ooit aan een opleiding begonnen? Vraag uw oude universiteit om een cijferlijst van alles wat u hebt gehaald. Nooit ingeschreven geweest? Vraag een aanmeldteam hoe het werkervaring beoordeelt voor de toelating: in Schotland legt het SCQF Partnership uit dat u dankzij erkenning van eerder verworven competenties kunt worden toegelaten zonder aan de gebruikelijke toelatingseisen te voldoen.
Onze betaalde aanmeldbegeleiding kan u helpen bij het aanmelden; elke universiteit beslist zelf over de toelating, en over hoeveel uw ervaring meetelt.
Bronnen
- Hedd: veelgestelde vragen: gegevens van instellingen, wie betaalt, kopieën bij afwijkende gegevens, gesloten instellingen
- National Student Clearinghouse: Verify Now: controles door werkgevers, deelnemende scholen, zelfverificatie niet voor derden, geen kopieën van diploma's
- Gradintelligence: veelgestelde vragen van studenten: documenten delen die uw universiteit uploadt
- My eQuals: Learners: uw diploma's en cijferlijsten delen
- GOV.UK: een document laten legaliseren: waarmerking door een notaris of advocaat, daarna het Legalisation Office
- HCCH: apostille-instanties in de Verenigde Staten: bureaus per staat, meestal de Secretary of State
- Florida Department of State: Apostille FAQ: diploma's met een notariële waarmerking (het voorbeeld van één staat)
- GOV.UK: nagaan of uw universiteit of hogeschool een graad mag verlenen: wie uw graad toekent
- Parchment: How it works: vervangende diploma's, gecontroleerd aan de hand van de gegevens van de school
- Pagina's van de University of Edinburgh en Ohio University: identiteit, duplicaatvermeldingen, maximumaantallen, openstaande bedragen
- Forgery and Counterfeiting Act 1981, artikel 9: de betekenis van “vals” (false); artikel 3: het gebruik van een vals document; artikel 10: aangenomen worden geldt als “nadeel” (prejudice); artikel 31: niet in Schotland
- 34 CFR 668.14 (pdf, laatste editie): cijferlijsten voor perioden die met federale studiesteun zijn betaald
- USA.gov: State governments: links naar de officiële website van elke staat
- New Mexico Higher Education Department: cijferlijsten van gesloten colleges aanvragen
- London Metropolitan University: Accreditation of Prior Learning (Engeland) en SCQF Partnership: RPL Hub for learners (Schotland)
Wilt u een diploma dat standhoudt? Onze aanmeldbegeleiding helpt werkenden bij hun aanmelding aan een universiteit in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Australië, en kiest daarbij alleen universiteiten die officieel erkend zijn. Biedt geen van de universiteiten op uw lijst u een plaats aan, dan betalen wij ons tarief volledig terug.