Startpagina / Kennisbank / Diploma en loopbaan / Controleren werkgevers diploma's?
Voor werkzoekenden
Controleren werkgevers echt uw diploma? Vaak pas nadat u ja hebt gezegd
Het aanbod is binnen. Ergens tussen de felicitaties en de ontslagbrief duikt een vraag op: kijkt er eigenlijk wel iemand naar het diploma op uw cv? Hieronder ziet u de weken na uw ja in een gesplitst beeld, en hoe u ervoor zorgt dat een echt diploma vlekkeloos door de controle komt.
Veel werkgevers wel. Later dan u denkt
Het eerlijke antwoord op de vraag “controleren werkgevers echt of u een diploma hebt?” luidt: heel wat werkgevers doen dat, en vaak pas nadat u het aanbod hebt aangenomen. Een diplomacheck na een baanaanbod kost de werkgever meestal geld en vraagt om uw toestemming. Het ligt dus voor de hand om die controle één keer te doen, bij de persoon die is gekozen. Die persoon bent u.
Hieraan ziet u dat er bij uw aanbod een diplomacheck hoort:
- De zin “onder voorbehoud van een positieve uitkomst van de pre-employment screening”. Dat zijn de controles voordat iemand in dienst komt. In Groot-Brittannië noemt Acas, de Britse adviesdienst voor arbeidszaken, bewijs van academische kwalificaties als voorbeeld van zo'n voorwaarde, en een werkgever kan het aanbod intrekken als er niet aan een voorwaarde wordt voldaan.
- Een toestemmingsformulier waarin uw opleiding of diploma's worden genoemd. Hedd, de officiële Britse dienst voor diplomaverificatie, wil bewijs van uw toestemming zien, en een Amerikaans screeningsbureau heeft uw schriftelijke toestemming nodig.
- Het verzoek om uw originele diploma mee te nemen, dus houd het bij de hand. In Engeland vraagt de standaard van de NHS, de Britse nationale gezondheidszorg, om de originelen van elke kwalificatie die voor de functie onmisbaar is.
De weken na uw ja, in een gesplitst beeld
Elk moment heeft twee helften: wat u ziet, en wat er buiten uw zicht gebeurt.
| 1. Het aanbod | |
|---|---|
| U | “Met genoegen bieden wij u de functie aan, onder voorbehoud van een positieve uitkomst van de pre-employment screening.” U leest de eerste helft twee keer. |
| Zij | Hr leest de tweede helft en opent een checklist waarop “diploma's” staat. |
| 2. Uw ja | |
| U | U neemt het aanbod aan en schrijft in gedachten al uw ontslagmail. |
| Zij | Uw dossier gaat van de leidinggevende die u aanneemt naar wie de screening doet: een hr-team of een screeningsbureau. |
| 3. De formulieren | |
| U | Via een link voor nieuwe medewerkers wordt gevraagd om een identiteitsbewijs, bewijs dat u hier mag werken en toestemming voor diplomaverificatie voordat u in dienst komt. U tekent. |
| Zij | Uw handtekening is de sleutel. Zonder die handtekening kunnen Hedd of een screeningsbureau het verzoek niet versturen. |
| 4. De stilte | |
| U | Er gebeurt niets, dus u neemt aan dat er ook niets gebeurt. |
| Zij | Iemand typt uw gegevens in een verzoek: in de VS uw naam, geboortedatum en school; in het VK de gegevens van uw diploma, inclusief de eindbeoordeling. Dan gaat het de deur uit als één vraag: heeft deze persoon deze graad behaald, met deze data? |
| 5. Het antwoord | |
| U | Nog steeds geen nieuws. U kijkt vaker in uw inbox dan u zou willen toegeven. |
| Zij | Een systeem, of iemand van de studentenadministratie, legt de vraag naast de registratie van uw afstuderen. Er komt een antwoord terug: bevestigd; gegevens die niet overeenkomen of niet te vinden zijn; of niet te bevestigen. |
| 6. Als de gegevens niet overeenkomen | |
| U | Een mail: “Zou u even met hr willen bellen over de controle van uw diploma?” Uw maag draait zich om. |
| Zij | Vaak gaat het om één detail: een achternaam, de naam van de opleiding, een eindbeoordeling. De universiteit kan om een kopie van uw diploma vragen. Het antwoord dat het oplost, staat verderop. |
| 7. De eerste werkdag | |
| U | Een toegangspas, een laptop, een welkomstlunch. |
| Zij | Het dossier kan open blijven: de Amerikaanse National Student Clearinghouse rekent naast kandidaten ook huidige werknemers tot de mensen die werkgevers verifiëren. |
De betere vraag is dus niet “gaan ze het controleren?”, maar “wat gebeurt er als ze dat doen?”
Wat de controle eigenlijk vraagt
Hoe uw diploma bij een nieuwe baan wordt gecontroleerd, verschilt per werkgever. Sommigen leggen alleen uw originele diploma naast uw sollicitatie; de NHS-standaard begint daar, en raadt aan contact op te nemen met de instelling die het diploma heeft uitgereikt als er iets niet lijkt te kloppen.
De grondigste werkgevers slaan het papier over en vragen het de universiteit, rechtstreeks of via haar officiële dienst: Hedd in het VK, de National Student Clearinghouse in de VS, My eQuals in Australië en Nieuw-Zeeland.
Krijgt de universiteit de vraag, dan antwoordt zij op basis van de registratie die bij uw afstuderen is gemaakt, niet op basis van uw diploma. Daarom tellen kleine verschillen. Volgens Hedd wordt een verzoek het vaakst geannuleerd omdat de gegevens niet overeenkomen met de registratie van de universiteit, of te weinig houvast bieden om die te vinden.
Twee versies van u, één vergelijking. Op uw formulier staat BSc Business Management, 2:1 (de op één na hoogste Britse eindbeoordeling), onder uw getrouwde naam. In de registratie staat BA (Hons) Business and Management, Upper Second, onder de naam waarmee u bent afgestudeerd. Hetzelfde diploma, drie verschillen. Zorg dat ze overeenkomen voordat iemand anders ze vergelijkt.
Uw eigen check, vóór de hunne
Tien minuten nu kunnen u later een zenuwslopende week besparen.
- Neem de gegevens over van het diploma, niet uit uw geheugen. De graad, de naam van de opleiding en de eindbeoordeling, precies zoals ze erop gedrukt staan. Hedd vraagt om de eindbeoordeling zoals die op het diploma staat.
- Een andere naam dan toen? Zet de naam waaronder u studeerde op het toestemmingsformulier, meld het aan hr en houd bewijs van de naamswijziging klaar: de NHS-standaard vraagt erom als de namen verschillen.
- Is uw universiteit gefuseerd, van naam veranderd of gesloten? Zeg dat meteen. Met de zoekfunctie voor instellingen van Hedd ziet u wie nu de gegevens beheert van instellingen die zijn gesloten of gefuseerd.
- Zoek uw studieperiode en studentnummer op. Met allebei vindt de studentenadministratie u snel.
- Diploma uit het buitenland? Reken erop dat het langer duurt: lees hoe een buitenlands diploma wordt gecontroleerd. Een Statement of Comparability van UK ENIC, de Britse instantie die buitenlandse diploma's waardeert, laat zien hoe uw diploma zich verhoudt tot de Britse niveaus; laat die verklaring samen met uw originele diploma zien.
- Wilt u eerst uw eigen registratie zien? Hedd is niet bedoeld om uw eigen graad te controleren, dus vraag het aan uw universiteit. In de VS kunnen afgestudeerden via de Clearinghouse zelf hun diploma laten bevestigen; in Australië en Nieuw-Zeeland staan in My eQuals de documenten die uw universiteit uitgeeft.
Voordat u ontslag neemt: één mail aan hr
Een aanbod aannemen en ontslag nemen bij uw huidige werkgever zijn twee aparte beslissingen. Daartussen mag u gerust vragen hoe het met de controles staat.
“Beste [naam], nogmaals dank. Ik neem het aanbod graag aan. Voordat ik mijn ontslag indien: kunt u mij laten weten welke onderdelen van de pre-employment screening nog openstaan, langs welke weg mijn diploma wordt gecontroleerd en of u nog iets van mij nodig hebt, zoals mijn studentnummer of de naam waaronder ik heb gestudeerd?”
Het is een normale vraag, en het antwoord doet ertoe: zodra aan alle voorwaarden van een aanbod is voldaan, kan het intrekken ervan in Groot-Brittannië volgens Acas contractbreuk zijn. Dat is een stevigere basis voor een ontslagbrief.
Als het antwoord niet klopt
Ook een echt diploma kan terugkomen met “komt niet overeen”. Meestal is dat op te lossen als u snel reageert met het ontbrekende stukje. Pas deze tekst aan:
“Dank voor uw bericht. Ik denk dat ik het verschil kan verklaren: [ik heb gestudeerd onder mijn vorige achternaam, ___ / de universiteit heette toen ___ / mijn graad staat op het diploma als ___].
Mijn studentnummer was ___, en een kopie van mijn diploma zit in de bijlage. Als het helpt, neem ik graag zelf contact op met de studentenadministratie van de universiteit.”
In het VK kan de werkgever met een afwijking terug naar Hedd, dat de kwestie bij de universiteit kan aankaarten.
Denkt een werkgever in de VS dat een screeningsrapport een reden kan zijn om u niet aan te nemen of niet in dienst te houden, dan moet hij u eerst een kopie van dat rapport en een overzicht van uw rechten geven.
Vraag het screeningsbureau om eventuele fouten te herstellen en de werkgever een verbeterde versie te sturen, en laat het de werkgever ook zelf weten.
In Australië en Nieuw-Zeeland controleert u hoe uw graad in uw My eQuals-account staat, en gebruikt u precies die formulering in uw antwoord.
En als de regel op uw cv niet helemaal klopt
Dan is niet de controle het echte risico, maar de regel zelf. Die wordt gemeten aan een registratie die nooit verandert, en kan opnieuw worden gemeten zodra iemand daarom vraagt.
Zelf corrigeren, voordat iemand er iets mee doet, is de stap die uw opties openhoudt. Haal de verbeterde regel door de cv-opleidingscheck om zeker te weten dat de data en de graad kloppen, en stuur hem op voordat de controles worden uitgevoerd:
“Beste [naam], voordat mijn controles worden uitgevoerd, wil ik graag iets in mijn sollicitatie corrigeren. Bij mijn opleiding hoort te staan: [de ware regel]. Ik licht het graag toe.”
Hebt u met de oude regel al een baan, een visum of een beroepsvergunning gekregen, vraag dan eerst juridisch advies: het artikel Ontslag, schadeclaim of cel legt uit waarom.
En is het diploma zelf het ontbrekende stuk, dan laten de eerlijke routes zien hoe werkenden er echt een halen.
De beste versie van die weken is die waarin beide helften van het scherm hetzelfde zeggen.
Bronnen
- Acas: als een baanaanbod wordt ingetrokken: voorwaardelijke aanbiedingen, bewijs van kwalificaties, intrekking nadat aan de voorwaarden is voldaan
- NHS Employers: Professional registration and qualification checks standard: onmisbare kwalificaties, originele diploma's, naamswijzigingen, contact met de instelling die het diploma heeft uitgereikt
- Hedd (Higher Education Degree Datacheck): bewijs van toestemming, wat er wordt geverifieerd, niet bedoeld om uw eigen graad te controleren
- Hedd: veelgestelde vragen: het toestemmingsformulier, gegevens van het diploma, automatische en handmatige controles, waarom verzoeken worden geannuleerd, afwijkingen, gesloten en gefuseerde instellingen
- National Student Clearinghouse: Verify: wie mag verifiëren, welke gegevens nodig zijn, handmatige controle, bevestiging door afgestudeerden zelf
- My eQuals: officiële diploma's en cijferlijsten van instellingen in Australië en Nieuw-Zeeland
- EEOC en FTC: antecedentenonderzoek, wat sollicitanten en werknemers moeten weten: schriftelijke toestemming, een kopie van het rapport, fouten laten herstellen
- UK ENIC: Statement of Comparability: hoe een buitenlandse kwalificatie zich verhoudt tot de Britse niveaus
Wilt u een diploma dat standhoudt? Onze aanmeldbegeleiding helpt werkenden bij hun aanmelding aan een universiteit in het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Australië, en kiest daarbij alleen universiteiten die officieel erkend zijn. Biedt geen van de universiteiten op uw lijst u een plaats aan, dan betalen wij ons tarief volledig terug.