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Para empresas y Recursos Humanos
La verificación de referencias que detecta un título falso
Tiene los números de las referencias y una oferta condicionada ya enviada. Ninguna de esas personas tiene en su poder el registro de un título, pero si usted elige cada vía de contacto, tres llamadas pueden dejar al descubierto un título falso. Esto es lo que conviene decir.
La tarde en que todo salió demasiado bien
Digamos que es jueves por la tarde. Usted llama al número del formulario de referencias, y la persona contesta al segundo timbrazo: habla maravillas del candidato y, sin que nadie se lo pregunte, menciona con orgullo su MBA.
Después le escribe a la “oficina de registro académico” a la dirección que aparece en el CV, y una respuesta confirma el título, con escudo y todo.
Ahora rastree el origen de cada voz: el número de la referencia se lo dio el candidato, y la dirección de la oficina de registro académico también la escribió él.
La pregunta que delata un título falso. ¿Quién eligió la vía para llegar a la persona que responde? El candidato elige a sus referencias. Usted elige el número, la dirección y la oficina de la universidad: cualquier vía que le entregue el candidato pudo haberla montado alguien.
Hecha así, la verificación de referencias laborales pone a prueba tres cosas que la verificación del título no puede comprobar: que la referencia es real, que el empleador existía en las fechas indicadas y que el empleo encaja con las fechas y el lugar del título.
Revise el expediente de referencias que tiene sobre el escritorio
Una referencia que “confirma” un título solo repite lo que le contaron. Acas, el organismo que asesora sobre temas laborales en Inglaterra, Escocia y Gales, dice que una referencia no sustituye otras verificaciones.
| Lo que le dio el candidato | Su propia vía |
|---|---|
| Un número de celular de la referencia | El número principal de la empresa o su equipo de Recursos Humanos, que usted busca por su cuenta |
| Un correo personal de la referencia | Una dirección publicada en el sitio web de la propia empresa |
| El nombre de un empleador británico | Companies House, el registro oficial de empresas británico: fecha de constitución, nombres anteriores, directivos |
| El nombre de un empleador estadounidense | El registro de empresas del estado donde se constituyó, a través de la búsqueda de registros estatales de la SBA, la agencia federal de apoyo a las pequeñas empresas. Compruebe que la empresa existía durante el empleo; los registros varían de un estado a otro. |
| El nombre de un empleador de Australia o Nueva Zelanda | Los registros de ASIC, el regulador australiano de empresas, o el New Zealand Companies Register, el registro de empresas de Nueva Zelanda |
| Una carta de referencia ya redactada | Trátela como una pista y confírmela con el empleador |
| El enlace de “verificación” de un certificado o la dirección de una oficina de registro académico | Los registros de la universidad, a través de los servicios oficiales de verificación: HEDD en el Reino Unido, el National Student Clearinghouse en Estados Unidos o My eQuals en Australia y Nueva Zelanda |
Si el empleador pudiera ser inventado, su sitio web y su central telefónica también podrían serlo:
- Revise los directivos que figuran en Companies House: si el candidato o la referencia es uno de ellos, pregunte, porque eso cambia el valor de la referencia. Puede que los trabajadores independientes, las sociedades de personas y los organismos públicos no aparezcan.
- Si el domicilio registrado no coincide con el del sitio web, tómelo como algo que hay que preguntar: las empresas pueden registrarse en la dirección de su contador o de un agente.
- ¿Solo encontró un sitio web y un número de celular? Anote el empleo como no confirmado.
¿No sabe si la dirección de una oficina de registro académico es real? Pruebe nuestro Detector de trampas de verificación.
Antes de marcar
- Espere a la oferta y pida permiso primero. Acas recomienda pedir las referencias laborales en la etapa de la oferta, con el permiso del candidato, y pedir solo lo que necesita: en este caso, cargo, fechas y lugar.
- Diga quién es. Nunca se haga pasar por un cliente para poner a prueba a una referencia: obtener datos personales mediante un engaño puede ser un delito según el artículo 170 de la Data Protection Act 2018 (Ley de Protección de Datos de 2018 del Reino Unido).
- Obtenga una autorización por escrito para verificar el título. HEDD exige una prueba de ese consentimiento; nuestro texto de consentimiento le sirve como punto de partida.
¿Contrata en Estados Unidos a través de una empresa de verificación de antecedentes?
La Fair Credit Reporting Act (Ley de Informe Justo de Crédito) exige primero un aviso por escrito en un documento aparte y la autorización por escrito del candidato.
Si la empresa les pregunta a las referencias sobre el carácter del candidato, la ley lo llama informe de investigación (investigative report), y además hay que informarle al candidato que puede pedir una descripción de su naturaleza y su alcance.
Antes de descartar a alguien por lo que dice el informe, usted debe darle una copia y un resumen de sus derechos, para que pueda dar su explicación. Las leyes estatales y locales pueden exigir más.
El guion para verificar referencias: tres llamadas, en este orden
Empiece por el título: es la única llamada que se responde con un sí o un no, y sus fechas son las que el historial laboral tiene que respetar.
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Primera llamada: la universidad, que ni siquiera es una referencia
Busque la universidad en su registro oficial: para Inglaterra, el registro de la Office for Students, el regulador de la educación superior inglés (la guía de GOV.UK cubre las demás naciones del Reino Unido); para Estados Unidos, DAPIP, la base de datos del Departamento de Educación sobre instituciones acreditadas.
Después consulte a su oficina de registro académico o a su servicio de verificación, por teléfono o con una solicitud en línea:
“Soy [nombre], de [organización], y cuento con el consentimiento firmado de la persona egresada. ¿[Nombre completo], con fecha de nacimiento [fecha], obtuvo el título de [título] en [área]? ¿En qué fechas cursó sus estudios y en qué fecha se le otorgó el título?”
Por qué estas palabras. Le pide a la universidad su propio registro, así que un certificado impecable no puede influir en la respuesta.
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Segunda llamada: el empleador anterior, empezando por la recepción
2a. La recepción. Llame al número que encontró por su cuenta y empiece por los hechos:
“Soy [nombre], de [organización]. [Candidato] aceptó nuestra oferta condicionada y nos dio el nombre de [referencia] como referencia. ¿Podría confirmarme su cargo, sus fechas de empleo y dónde trabajaba?”
Por qué estas palabras. Algunos empleadores solo dan el cargo y las fechas. El lugar es donde se delata un título falso: la FTC, la Comisión Federal de Comercio de Estados Unidos, sugiere comparar la ubicación de un empleo a tiempo completo con la de la universidad.
¿Le dicen que las referencias se tramitan por escrito a través del área central de Recursos Humanos? Envíe allí las mismas preguntas.
2b. La referencia. En sus preguntas para verificar referencias, céntrese en el trabajo y pregunte cosas que pueda comprobar después:
“¿Quién era el jefe directo de [nombre] y en qué equipo u oficina trabajaba? ¿De qué se encargó en sus primeros meses? ¿Con quién más de ese equipo podría hablar?”
Contraste los nombres, la oficina y la línea jerárquica con lo que le dijeron en la recepción y con el CV; los elogios sin detalles le dicen poco. Pídale permiso al candidato antes de contactar a alguien nuevo.
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Tercera llamada: el candidato, si algo no encaja
Una discrepancia es una pregunta, no un veredicto: las universidades se fusionan, en las centrales telefónicas se cometen errores y mucha gente estudia mientras trabaja. Pregunte por el punto concreto:
“Según su CV, usted trabajaba a tiempo completo en [ciudad] mientras estudiaba en [universidad], en [otra ciudad]. ¿Me podría contar cómo lo organizaba?”
“Llamamos al número principal de [empresa] y no encontraron a [referencia]. ¿Hay otra forma de comunicarnos con esa persona, o alguien más de ese empleo con quien podamos hablar?”
Después, escuche. Algunas personas le contarán algo cierto que desearían haber dicho desde el principio. Escúchelo antes de decidir.
Cómo interpretar lo que le respondieron
| Lo que le respondieron | Qué hacer después |
|---|---|
| La universidad no encuentra ningún registro | Tal vez se deba a un nombre anterior o a un error de escritura. Revise los datos con el candidato y vuelva a intentarlo; si sigue sin aparecer nada, el título no está confirmado. |
| La universidad no figura en el registro oficial del país donde se encuentra | Revise la institución que otorga el título y cualquier nombre anterior. Si sigue sin figurar, trátela como no reconocida hasta que UK ENIC, el centro oficial del Reino Unido para el reconocimiento de títulos extranjeros, o la autoridad del país que otorgó el título digan lo contrario. |
| La referencia confirma el título | No tiene ningún registro, así que solo habla de oídas. Confíe en la primera llamada. |
| La empresa se constituyó después de la fecha en que supuestamente empezó el empleo | Tal vez sea un negocio más antiguo que se constituyó como sociedad más tarde, un nombre reutilizado o un error de escritura. Revise los nombres anteriores y luego pregunte. |
| Las fechas y los lugares del empleo chocan con los del título | Tal vez estudió a distancia o a tiempo parcial. Pase las fechas por nuestra Revisión de estudios en el CV y luego haga la tercera llamada. |
La misma tarde, por otra vía
El mismo candidato, el mismo jueves.
| La vía del candidato | Su propia vía |
|---|---|
| 2:10 p. m. Usted llama al celular del formulario | La central telefónica de la empresa, donde pregunta por la referencia con nombre y apellido |
| 2:15 p. m. Elogios efusivos, y el MBA | Le transfieren la llamada, o en la recepción nunca han oído hablar de esa persona |
| 2:40 p. m. Sin verificación: da por buena la empresa | Companies House: la empresa se constituyó después de que empezara el empleo. Una pregunta para la tercera llamada. |
| 3:00 p. m. Le escribe a la “oficina de registro académico” del CV | Solicita el registro a través de HEDD, o a la oficina de registro académico que indica HEDD |
| 4:30 p. m. Una respuesta, con escudo y todo | Un número de solicitud. La respuesta llega cuando la universidad revisa su registro. |
La vía del candidato respondió más rápido. La suya respondió desde el registro.
Cuando el título no se confirma
Anote cada verificación en una línea como esta:
[Verificación] · vía: [número o servicio, y dónde lo encontró] · respuesta: [confirmado / difiere / sin registro] · por [nombre], [fecha]
Antes de decidir, plantéeselo al candidato en un tono neutral:
“No pudimos confirmar [dato] a través de [vía]. ¿Hay algo que se nos haya pasado, u otra forma de verificarlo?”
Siga su política interna y busque asesoría legal antes de retirar una oferta o despedir a alguien.
Para denunciar un posible fraude con títulos o una institución falsa, use la página de contacto de HEDD. Encontrará más en nuestra guía para empresas y Recursos Humanos y en lo que puede costarle un título falso.
Fuentes
- Acas: referencias laborales: cuándo pedirlas, el permiso del candidato
- Acas: qué pueden decir los empleadores en una referencia: referencias básicas, otras verificaciones
- Acas: lo que hacemos: lugares de trabajo en Inglaterra, Escocia y Gales
- HEDD: preguntas frecuentes: consentimiento, plazos de respuesta, instituciones que no están en HEDD
- HEDD: contacto: cómo denunciar una institución falsa o un fraude con títulos
- FTC: cómo no quemarse con títulos falsos investigando las credenciales académicas: ubicación del empleo y de la universidad
- EEOC y FTC: verificación de antecedentes, lo que los empleadores deben saber: el aviso, los informes de investigación, la oportunidad de dar explicaciones
- GOV.UK: obtener información sobre una empresa: domicilio registrado, fecha de constitución, directivos, nombres anteriores
- GOV.UK: normas sobre el domicilio registrado: se puede usar la dirección de un contador, un abogado o un agente
- SBA: búsqueda de registros estatales: la oficina de registro de empresas de cada estado
- ASIC: búsqueda en los registros de ASIC y New Zealand Companies Register: búsqueda de empresas
- GOV.UK: crear un negocio: trabajadores independientes y empresas
Revíselo antes de confiar. Las herramientas gratuitas del Laboratorio de Títulos Falsos analizan un CV, el sitio web de una institución, un mensaje o un servicio de “verificación” y le muestran las señales de alerta, con enlaces a los registros oficiales.