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Pour les employeurs et les RH
La prise de références qui démasque un faux diplôme
Vous avez les numéros des référents, et une promesse d’embauche sous conditions est partie. Aucun de ces référents ne détient le dossier d’un diplôme, mais si vous choisissez vous-même chaque canal, trois appels peuvent tout de même démasquer un faux diplôme. Voici ce qu’il faut dire.
L’après-midi qui s’est un peu trop bien passé
Disons que nous sommes jeudi après-midi. Vous composez le numéro indiqué sur le formulaire de références, et le référent décroche à la deuxième sonnerie : chaleureux envers le candidat et, sans que vous ayez rien demandé, fier de son MBA.
Vous écrivez ensuite au « service de la scolarité », à l’adresse figurant sur le CV, et une réponse confirme le diplôme, blason compris.
Remontez maintenant à la source de chaque voix : c’est le candidat qui vous a donné le numéro du référent, et lui qui a écrit l’adresse du service de la scolarité.
La question qui démasque un faux. Qui a choisi le canal qui mène à la personne qui répond ? Le candidat choisit ses référents. Vous, vous choisissez le numéro, l’adresse et le service de l’université : tout canal que le candidat vous fournit, quelqu’un a pu le fabriquer.
Menée ainsi, la vérification des références teste trois choses que le contrôle du diplôme ne peut pas établir : que le référent existe bel et bien, que l’employeur existait à l’époque indiquée, et que le poste concorde avec les dates et le lieu du diplôme.
Passez au crible le dossier de références posé sur votre bureau
Un référent qui « confirme » un diplôme répète ce qu’on lui a dit. L’Acas, le service public de conseil et de conciliation en droit du travail pour l’Angleterre, l’Écosse et le pays de Galles, estime qu’une référence ne remplace pas les autres vérifications.
| Ce que le candidat vous a donné | Votre propre canal |
|---|---|
| Un numéro de portable pour le référent | Le standard de l’entreprise ou son équipe RH, trouvés par vous-même |
| Une adresse e-mail personnelle pour le référent | Une adresse publiée sur le site de l’entreprise elle-même |
| Le nom d’un employeur britannique | Companies House, le registre britannique des sociétés : date d’immatriculation, anciens noms, dirigeants |
| Le nom d’un employeur américain | Le registre des entreprises de son État, par l’annuaire des registres des États de la SBA, l’agence fédérale des petites entreprises. Vérifiez que l’entreprise existait pendant l’emploi indiqué ; les registres varient d’un État à l’autre. |
| Le nom d’un employeur australien ou néo-zélandais | Les registres de l’ASIC, l’autorité australienne des sociétés, ou le registre des sociétés de Nouvelle-Zélande |
| Une lettre de référence toute prête | Traitez-la comme une piste, et faites-la confirmer par l’employeur |
| Le lien « vérifier » d’un diplôme ou l’adresse d’un service de la scolarité | Les registres de l’université, par Hedd au Royaume-Uni, le National Student Clearinghouse aux États-Unis ou My eQuals en Australie et en Nouvelle-Zélande |
Si l’employeur a pu être inventé, son site web et son standard ont pu l’être aussi :
- Regardez les dirigeants inscrits chez Companies House : si le candidat ou le référent en fait partie, posez la question, car cela change la valeur de la référence. Les entrepreneurs individuels, les sociétés de personnes et les organismes publics peuvent ne pas y figurer.
- Considérez un écart entre le siège social et le site web comme une question à poser : une société peut avoir son siège à l’adresse d’un expert-comptable ou d’un mandataire.
- Vous n’avez trouvé qu’un site web et un numéro de portable ? Notez l’emploi comme non confirmé.
Vous doutez de l’authenticité de l’adresse d’un service de la scolarité ? Essayez notre détecteur de fausses vérifications.
Avant de composer le numéro
- Attendez l’offre, et demandez d’abord l’accord. L’Acas conseille de demander une référence d’emploi au stade de l’offre, avec l’autorisation du candidat, et de ne demander que le nécessaire : ici, l’intitulé du poste, les dates et le lieu.
- Dites qui vous êtes. Ne vous faites jamais passer pour un client pour tester un référent : obtenir des données personnelles par la ruse peut constituer une infraction au titre de l’article 170 du Data Protection Act 2018, la loi britannique sur la protection des données.
- Obtenez un consentement écrit pour la vérification du diplôme. Hedd, le service officiel britannique de vérification des diplômes, en exige la preuve ; notre formule de consentement peut vous servir de point de départ.
Vous recrutez aux États-Unis par une société de vérification des antécédents ?
Le Fair Credit Reporting Act, la loi fédérale qui encadre ces rapports, exige d’abord un avis écrit présenté dans un document à part, et l’autorisation écrite du candidat.
Si la société interroge des référents sur la personnalité du candidat, la loi parle de rapport d’enquête (investigative report), et le candidat doit aussi être informé qu’il peut demander une description de la nature et de l’étendue de cette enquête.
Avant d’écarter quelqu’un en raison du rapport, vous devez lui en remettre une copie avec un résumé de ses droits, pour qu’il puisse s’expliquer. Les lois des États et les réglementations locales peuvent ajouter d’autres obligations.
Le script de prise de références : trois appels, dans cet ordre
Commencez par le diplôme : c’est le seul appel qui se solde par un oui ou un non, et ses dates sont celles avec lesquelles le parcours professionnel doit concorder.
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Premier appel : l’université, l’appel qui n’a rien d’une référence
Trouvez l’université dans son registre officiel : le registre de l’Office for Students, le régulateur de l’enseignement supérieur, pour l’Angleterre (le guide de GOV.UK couvre les autres nations du Royaume-Uni), ou DAPIP, la base de données du ministère américain de l’Éducation, aux États-Unis.
Interrogez ensuite son service de la scolarité ou son service de vérification, par téléphone ou par une demande en ligne :
« Je suis [nom], de [organisation], et je dispose du consentement signé de la personne diplômée. Pouvez-vous me confirmer si [nom complet], date de naissance [date], a obtenu [diplôme] en [discipline], et m’indiquer ses dates de scolarité et la date de délivrance du diplôme ? »
Pourquoi ces mots. Vous demandez à l’université son propre dossier : un diplôme bien imprimé ne peut donc pas influencer la réponse.
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Deuxième appel : l’ancien employeur, en commençant par l’accueil
2a. L’accueil. Appelez le numéro que vous avez trouvé vous-même et commencez par les faits :
« Je suis [nom], de [organisation]. [Candidat] a accepté notre promesse d’embauche sous conditions et a indiqué [référent] comme personne de référence. Pourriez-vous me confirmer son intitulé de poste, ses dates d’emploi et son lieu de travail ? »
Pourquoi ces mots. Certains employeurs ne communiquent que l’intitulé du poste et les dates. Or c’est le lieu qui trahit un faux diplôme : la Federal Trade Commission (FTC), l’autorité américaine de protection des consommateurs, conseille de comparer le lieu d’un emploi à temps plein avec celui de l’école.
On vous répond que les références passent par écrit, par la direction des RH ? Envoyez-y les mêmes questions.
2b. Le référent. Vos questions pour une prise de références doivent porter sur le travail, et sur des points que vous pourrez vérifier ensuite :
« Qui était le supérieur direct de [nom], et dans quelle équipe ou quel bureau travaillait cette personne ? Qu’a-t-elle pris en charge au cours de ses premiers mois ? Avec qui d’autre de cette équipe pourrais-je parler ? »
Comparez les noms, le bureau et le rattachement hiérarchique avec ce que vous a dit l’accueil et avec le CV ; des compliments sans détails ne vous apprennent pas grand-chose. Demandez l’accord du candidat avant de contacter quelqu’un d’autre.
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Troisième appel : le candidat, si quelque chose ne colle pas
Un écart est une question, pas un verdict : les universités fusionnent, les standards se trompent, et beaucoup de gens étudient en travaillant. Interrogez le candidat sur le point précis :
« D’après votre CV, vous travailliez à temps plein à [ville] tout en étudiant à [université], à [autre ville]. Pouvez-vous m’expliquer comment vous vous organisiez ? »
« Nous avons appelé le standard de [entreprise], qui n’a pas trouvé [référent]. Y a-t-il un autre moyen de joindre cette personne, ou quelqu’un d’autre qui vous a connu dans ce poste ? »
Puis écoutez. Certaines personnes vous diront quelque chose de vrai qu’elles regrettent de ne pas avoir dit dès le départ. Entendez-le avant de trancher.
Lire les réponses
| La réponse | Que faire ensuite |
|---|---|
| L’université ne trouve aucune trace | Peut-être un ancien nom ou une faute de frappe. Vérifiez les informations avec le candidat et refaites la demande ; s’il n’y a toujours rien, le diplôme n’est pas confirmé. |
| L’université ne figure pas dans le registre de son pays | Vérifiez l’organisme qui délivre le diplôme et ses éventuels anciens noms. S’il n’apparaît toujours pas, considérez-le comme non reconnu jusqu’à ce qu’UK ENIC, le centre britannique de reconnaissance des diplômes, ou l’autorité du pays qui a délivré le diplôme dise le contraire. |
| Le référent confirme le diplôme | Il ne détient aucun dossier : c’est du ouï-dire. Fiez-vous au premier appel. |
| L’entreprise a été immatriculée après le début supposé de l’emploi | Peut-être une activité plus ancienne immatriculée plus tard, un nom repris ou une faute de frappe. Vérifiez les anciens noms, puis posez la question. |
| Les dates et les lieux de l’emploi ne concordent pas avec ceux du diplôme | Peut-être des études à distance ou à temps partiel. Passez les dates au contrôle de la formation sur un CV, puis passez au troisième appel. |
Le même après-midi, par vos propres canaux
Même candidat, même jeudi.
| Le canal du candidat | Votre canal |
|---|---|
| 14 h 10 Vous appelez le portable indiqué sur le formulaire | Le standard, en demandant le référent par son nom |
| 14 h 15 Des éloges chaleureux, et le MBA | On vous le passe, ou l’accueil n’en a jamais entendu parler |
| 14 h 40 Aucune vérification : vous croyez l’entreprise sur parole | Companies House : immatriculée après le début de l’emploi. Une question pour le troisième appel. |
| 15 h Vous écrivez au « service de la scolarité » du CV | Vous demandez le dossier par Hedd, ou au service de la scolarité que Hedd indique |
| 16 h 30 Une réponse, blason compris | Un numéro de demande. La réponse arrive une fois que l’université a consulté son dossier. |
Le canal du candidat a répondu le plus vite. Le vôtre a répondu à partir du dossier.
Quand le diplôme ne résiste pas à la vérification
Consignez chaque vérification sur une ligne comme celle-ci :
[Vérification] · canal : [numéro ou service, et où vous l’avez trouvé] · réponse : [confirmé / différent / aucune trace] · par [nom], le [date]
Avant de décider, informez le candidat en termes neutres :
« Nous n’avons pas pu confirmer [élément] par [canal]. Y a-t-il quelque chose qui nous aurait échappé, ou un autre moyen de vérifier ? »
Suivez votre procédure interne, et prenez un avis juridique avant de retirer une offre ou de licencier qui que ce soit.
Pour signaler une fraude au diplôme présumée ou un faux établissement, utilisez la page de contact de Hedd. Pour aller plus loin : notre guide pour les employeurs et ce que peut coûter un faux diplôme.
Sources
- Acas : les références d’emploi : quand les demander, l’autorisation du candidat
- Acas : ce qu’un employeur peut dire dans une référence : les références de base, les autres vérifications
- Acas : nos missions : les lieux de travail en Angleterre, en Écosse et au pays de Galles
- Hedd : FAQ : le consentement, les délais, les établissements non couverts par Hedd
- Hedd : nous contacter : signaler un faux établissement ou une fraude au diplôme
- FTC : Avoid Fake-Degree Burns by Researching Academic Credentials : le lieu de l’emploi et celui de l’école
- EEOC et FTC : vérification des antécédents, ce que les employeurs doivent savoir : l’avis préalable, les rapports d’enquête, la possibilité de s’expliquer
- GOV.UK : obtenir des informations sur une société : adresse du siège, date d’immatriculation, dirigeants, anciens noms
- GOV.UK : règles sur l’adresse du siège social : l’adresse d’un expert-comptable, d’un avocat (solicitor) ou d’un mandataire est admise
- SBA : annuaire des registres des États : le service d’immatriculation des entreprises de chaque État
- ASIC : consulter les registres de l’ASIC et registre des sociétés de Nouvelle-Zélande : la recherche d’entreprises
- GOV.UK : créer une entreprise : entrepreneurs individuels et sociétés
Vérifiez avant de faire confiance. Les outils gratuits du Labo anti-faux diplômes examinent un CV, le site d’une école, un message ou un service de « vérification » et en montrent les signes d’alerte, avec des liens vers les registres officiels.