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Para empresas e RH
A checagem de referências que pega um diploma falso
Você tem os telefones das referências e uma proposta condicionada já enviada. Nenhuma dessas pessoas guarda o registro de um diploma, mas, se você mesmo escolher cada caminho de contato, três ligações ainda podem desmascarar um diploma falso. Veja o que dizer.
A tarde que correu bem demais
Imagine uma quinta-feira à tarde. Você liga para o número que está no formulário de referências, e a referência atende no segundo toque: só elogios para o candidato e, sem que você pergunte, cheia de orgulho do MBA dele.
Depois, você manda um e-mail para a “secretaria acadêmica” no endereço que aparece no currículo, e chega uma resposta confirmando o diploma, com brasão e tudo.
Agora refaça o caminho de cada voz: foi o candidato quem deu o número da referência e quem escreveu o endereço da secretaria acadêmica.
A pergunta que pega a fraude. Quem escolheu o caminho até a pessoa que está respondendo? O candidato escolhe as referências. Você escolhe o número, o endereço e o setor da universidade: qualquer caminho que o candidato entrega pronto pode ter sido montado por alguém.
Feita assim, a checagem de referências testa três coisas que a checagem do diploma não testa: se a referência existe de verdade, se a empresa existia na época informada e se o emprego combina com as datas e o local do diploma.
Revise as referências que estão na sua mesa
Uma referência que “confirma” um diploma está repetindo o que ouviu. O Acas, órgão público britânico de orientação trabalhista para a Inglaterra, a Escócia e o País de Gales, diz que uma referência não substitui as outras checagens.
| O candidato entregou | O seu próprio caminho |
|---|---|
| Um número de celular da referência | O telefone principal da empresa ou o RH, que você mesmo encontrou |
| Um e-mail pessoal da referência | Um endereço que está no site oficial da empresa |
| O nome de uma empresa britânica | Companies House, o registro oficial de empresas do Reino Unido: data de constituição, nomes anteriores, administradores |
| O nome de uma empresa americana | O registro de empresas do estado dela, pela consulta de registros estaduais da SBA, a agência federal americana de apoio a pequenas empresas. Confira se ela existia na época do emprego; os registros variam de um estado para outro. |
| O nome de uma empresa da Austrália ou da Nova Zelândia | Os registros da ASIC, o órgão regulador de empresas da Austrália, ou o New Zealand Companies Register, o registro de empresas da Nova Zelândia |
| Uma carta de referência já pronta | Trate-a como uma pista e confirme o conteúdo com a empresa |
| O link de “verificação” de um diploma ou o endereço de uma secretaria acadêmica | Os registros acadêmicos da universidade, pelo Hedd no Reino Unido, pelo National Student Clearinghouse nos EUA ou pelo My eQuals na Austrália e na Nova Zelândia |
Se a empresa pode ser inventada, o site e o telefone dela também podem:
- Confira os administradores na Companies House: se o candidato ou a referência for um deles, pergunte, porque isso muda o valor da referência. Empresários individuais, sociedades de pessoas (partnerships) e órgãos públicos podem não aparecer.
- Se a sede registrada não bater com o endereço do site, trate isso como uma pergunta: as empresas podem registrar a sede no endereço de um contador ou de um agente.
- Só encontrou um site e um número de celular? Registre o emprego como não confirmado.
Não tem certeza se o endereço de uma secretaria acadêmica é verdadeiro? Use o nosso Detector de verificação falsa.
Antes de ligar
- Espere a proposta e peça permissão antes. O Acas recomenda pedir referências profissionais na fase da proposta, com a permissão do candidato, e perguntar só o que você precisa saber: aqui, cargo, datas e local.
- Diga quem você é. Nunca se passe por cliente para testar uma referência: obter dados pessoais por meio de artifício pode ser crime pela seção 170 da Data Protection Act 2018 (a lei britânica de proteção de dados).
- Obtenha autorização por escrito para a checagem do diploma. O Hedd, o serviço oficial britânico de verificação de diplomas, exige a comprovação dela; o nosso texto do termo de autorização é um bom ponto de partida.
Vai contratar nos EUA com uma empresa de checagem de antecedentes?
A Fair Credit Reporting Act (a lei americana sobre relatórios de crédito e de antecedentes) exige, antes de tudo, um aviso por escrito num documento à parte e a permissão por escrito do candidato.
Se a empresa de checagem perguntar às referências sobre o caráter do candidato, a lei chama isso de relatório investigativo (investigative report), e o candidato também precisa ser informado de que pode pedir uma descrição da natureza e do alcance dessa apuração.
Antes de recusar alguém por causa do relatório, você precisa entregar a essa pessoa uma cópia dele e um resumo dos direitos dela, para que ela possa se explicar. Leis estaduais e locais podem acrescentar outras exigências.
O roteiro de checagem de referências: três ligações, nesta ordem
Comece pelo diploma: é a única ligação de sim ou não, e são as datas dele que o histórico profissional precisa respeitar.
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Ligação 1: a universidade, que nem é uma referência
Encontre a universidade no registro oficial do país dela: o Office for Students Register, do órgão regulador do ensino superior, para a Inglaterra (o guia do GOV.UK cobre as outras nações do Reino Unido), ou o DAPIP, do Departamento de Educação, nos EUA.
Depois, consulte a secretaria acadêmica ou o serviço de verificação da universidade, por telefone ou por pedido online:
“Aqui é [nome], da [organização], e tenho a autorização assinada do formado. [Nome completo], nascido(a) em [data de nascimento], recebeu o diploma de [título] em [área]? E quais são as datas em que essa pessoa frequentou o curso e em que o diploma foi concedido?”
Por que estas palavras. Você pede à universidade o registro dela mesma, então nenhum diploma bem impresso consegue influenciar a resposta.
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Ligação 2: o antigo empregador, começando pela recepção
2a. A recepção. Ligue para o número que você mesmo encontrou e comece pelos fatos:
“Aqui é [nome], da [organização]. [Candidato] aceitou a nossa proposta condicionada e indicou [nome da referência] como referência. Vocês podem confirmar o cargo, o período em que a pessoa trabalhou aí e em qual unidade ela ficava?”
Por que estas palavras. Algumas empresas informam só o cargo e as datas. É no local que um diploma falso aparece: a Comissão Federal de Comércio dos EUA (FTC) sugere comparar o local de um emprego em período integral com o da instituição de ensino.
Disseram que referências só passam pelo RH central, por escrito? Mande as mesmas perguntas para lá.
2b. A referência. Mantenha as perguntas para checar referências focadas no trabalho e pergunte coisas que você possa conferir depois:
“A quem [nome] respondia, e em qual equipe ou escritório trabalhava? O que assumiu nos primeiros meses? Com quem mais daquela equipe eu poderia conversar?”
Compare os nomes, o escritório e a linha hierárquica com o que a recepção disse e com o currículo; muito elogio e pouco detalhe dizem pouco. Peça permissão ao candidato antes de procurar qualquer pessoa nova.
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Ligação 3: o candidato, se algo não fechar
Uma divergência é uma pergunta, não um veredito: universidades se fundem, recepções se enganam e muita gente estuda enquanto trabalha. Pergunte sobre o ponto específico:
“Pelo seu currículo, você trabalhava em período integral em [cidade] enquanto estudava na [universidade], em [outra cidade]. Pode me contar como isso funcionava?”
“Ligamos para o telefone principal da [empresa] e não encontraram [nome da referência]. Existe outro jeito de falar com essa pessoa, ou com mais alguém daquele emprego?”
Depois, escute. Algumas pessoas vão contar algo verdadeiro que gostariam de ter dito desde o início. Ouça antes de decidir.
Como ler as respostas
| A resposta | O que fazer em seguida |
|---|---|
| A universidade não encontra nenhum registro | Pode ser um nome antigo ou um erro de digitação. Confira os dados com o candidato e tente de novo; se ainda não houver nada, o diploma não está confirmado. |
| A universidade não está no registro oficial do país dela | Confira a instituição que concedeu o diploma e qualquer nome anterior. Se ela continuar fora da lista, trate o diploma como não reconhecido até que o UK ENIC ou a autoridade do país que o concedeu diga o contrário. |
| A referência confirma o diploma | Ela não guarda nenhum registro, então a confirmação dela é de ouvir dizer. Confie na ligação 1. |
| A empresa foi constituída depois da data em que o emprego teria começado | Pode ser um negócio mais antigo que só virou empresa depois, um nome reaproveitado ou um erro de digitação. Confira os nomes anteriores e depois pergunte. |
| As datas e os locais do emprego não batem com os do diploma | Pode ser um curso a distância ou em meio período. Passe as datas pela nossa Checagem da formação no currículo e depois faça a ligação 3. |
A mesma tarde, por outro caminho
Mesmo candidato, mesma quinta-feira.
| O caminho do candidato | O seu caminho |
|---|---|
| 14h10 Você liga para o celular do formulário | A central telefônica da empresa, pedindo para falar com a referência pelo nome |
| 14h15 Muitos elogios, e o MBA | A ligação é transferida, ou a recepção nunca ouviu falar dessa pessoa |
| 14h40 Nenhuma checagem: você confia na empresa sem conferir | Companies House: a empresa foi constituída depois do início do emprego. Uma pergunta para a ligação 3. |
| 15h Você manda um e-mail para a “secretaria acadêmica” do currículo | Você pede o registro pelo Hedd, ou à secretaria acadêmica que o Hedd indica |
| 16h30 Uma resposta, com brasão e tudo | Um número de protocolo. A resposta chega quando a universidade conferir o registro dela. |
O caminho do candidato respondeu mais rápido. O seu respondeu com base no registro.
Quando o diploma não se confirma
Registre cada checagem numa linha como esta:
[Checagem] · caminho: [número ou serviço, e onde você o encontrou] · resposta: [confirmado / diverge / nenhum registro] · por [nome], [data]
Antes de decidir, fale com o candidato em tom neutro:
“Não conseguimos confirmar [item] por [caminho]. Deixamos passar alguma coisa, ou existe outro jeito de checar?”
Siga a política da sua empresa e busque orientação jurídica antes de retirar uma proposta ou demitir alguém.
Para denunciar uma suspeita de fraude de diploma ou uma instituição de fachada, use a página de contato do Hedd. Mais detalhes no nosso Guia para empresas e RH e em O preço de um diploma falso.
Fontes
- Acas: referências de emprego: quando pedir, permissão
- Acas: o que a empresa pode dizer numa referência: referências básicas, outras checagens
- Acas: o que fazemos: locais de trabalho na Inglaterra, na Escócia e no País de Gales
- Hedd: perguntas frequentes: autorização, prazos, instituições fora do Hedd
- Hedd: contato: denúncia de instituição de fachada ou de fraude de diploma
- FTC: pesquise as credenciais acadêmicas e não caia em diplomas falsos (Avoid Fake-Degree Burns): locais do emprego e da instituição de ensino
- EEOC e FTC: checagem de antecedentes, o que as empresas precisam saber: aviso, relatórios investigativos, a chance de se explicar
- GOV.UK: obtenha informações sobre uma empresa: endereço registrado, data de constituição, administradores, nomes anteriores
- GOV.UK: regras do endereço da sede registrada: pode ser o endereço de um contador, de um advogado (solicitor) ou de um agente
- SBA: consulta de registros estaduais: o órgão de registro de empresas de cada estado
- ASIC: pesquise nos registros da ASIC e New Zealand Companies Register: consulta de empresas
- GOV.UK: abra um negócio: empresários individuais e empresas
Confira antes de confiar. As ferramentas grátis do Laboratório Antifraude analisam um currículo, o site de uma instituição, uma mensagem ou um serviço de “verificação” e mostram os sinais de alerta, com links para os registros oficiais.