Trang chủ / Kiến thức / Kiểm tra bằng cấp / Kiểm tra tham chiếu
Dành cho nhà tuyển dụng và HR
Cuộc kiểm tra tham chiếu bắt được bằng giả
Bạn đã có số điện thoại của những người tham chiếu và đã gửi đi một lời mời làm việc có điều kiện. Không người tham chiếu nào nắm hồ sơ bằng cấp, nhưng nếu bạn tự chọn mọi kênh liên lạc, ba cuộc gọi vẫn có thể lật tẩy một tấm bằng giả. Dưới đây là những gì cần nói.
Một buổi chiều suôn sẻ đến lạ
Giả sử đó là một chiều thứ Năm. Bạn gọi vào số ghi trên mẫu thông tin tham chiếu, và người tham chiếu bắt máy ngay hồi chuông thứ hai: nói về ứng viên đầy thiện cảm, rồi chẳng đợi ai hỏi đã tự hào nhắc đến tấm bằng MBA của ứng viên.
Sau đó bạn email cho “phòng đào tạo” theo địa chỉ ghi trên CV, và nhận được thư trả lời xác nhận tấm bằng, đủ cả huy hiệu của trường.
Giờ hãy lần ngược từng giọng nói về gốc của nó: chính ứng viên đã đưa bạn số của người tham chiếu, và cũng chính ứng viên đã viết ra địa chỉ email của phòng đào tạo.
Câu hỏi bắt được bằng giả. Ai đã chọn con đường dẫn đến người đang trả lời bạn? Ứng viên chọn người tham chiếu. Còn số điện thoại, địa chỉ email và văn phòng của trường thì bạn tự chọn: bất kỳ kênh nào do ứng viên đưa cho bạn, ai đó cũng có thể dựng lên được.
Làm theo cách này, kiểm tra tham chiếu (reference check) kiểm chứng được ba điều mà bước xác minh bằng cấp không làm được: người tham chiếu có thật, công ty cũ đã tồn tại vào thời điểm được khai, và công việc khớp với thời gian, địa điểm của tấm bằng.
Rà lại hồ sơ tham chiếu trên bàn bạn
Người tham chiếu “xác nhận” bằng cấp thật ra chỉ đang nhắc lại điều họ được kể. Acas, cơ quan tư vấn về quan hệ lao động cho England, Scotland và xứ Wales, cho rằng thông tin tham chiếu không thể thay thế các bước kiểm tra khác.
| Ứng viên đưa bạn | Kênh do bạn tự tìm |
|---|---|
| Số di động của người tham chiếu | Số tổng đài hoặc phòng nhân sự của công ty, do bạn tự tìm |
| Email cá nhân của người tham chiếu | Một địa chỉ email trên chính website của công ty |
| Tên một công ty ở Anh | Companies House (cơ quan đăng ký doanh nghiệp của Anh): ngày thành lập, các tên cũ, những người giữ chức vụ quản lý (officers) |
| Tên một công ty ở Mỹ | Danh sách đăng ký kinh doanh của tiểu bang sở tại, qua công cụ tra cứu đăng ký theo tiểu bang của SBA (Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ). Kiểm tra xem công ty có tồn tại trong thời gian ứng viên làm ở đó không; hồ sơ mỗi tiểu bang mỗi khác. |
| Tên một công ty ở Úc hoặc New Zealand | Các danh sách đăng ký của ASIC (Ủy ban Chứng khoán và Đầu tư Úc) hoặc New Zealand Companies Register (danh sách đăng ký doanh nghiệp của New Zealand) |
| Một thư tham chiếu viết sẵn | Coi đó là manh mối và xác nhận lại với công ty |
| Đường dẫn “xác minh” trên tấm bằng, hoặc địa chỉ của phòng đào tạo | Hồ sơ của trường, qua Hedd (dịch vụ xác minh bằng cấp chính thức) ở Anh, National Student Clearinghouse (tổ chức xác minh bằng cấp) ở Mỹ hoặc My eQuals (hệ thống hồ sơ học tập số của các trường) ở Úc và New Zealand |
Nếu công ty cũ có thể là bịa, thì website và tổng đài của nó cũng có thể là giả:
- Xem danh sách người giữ chức vụ quản lý trên Companies House: nếu ứng viên hoặc người tham chiếu có tên trong đó, hãy hỏi rõ, vì điều này làm thay đổi giá trị của thông tin tham chiếu. Hộ kinh doanh cá thể, công ty hợp danh và cơ quan nhà nước có thể không có trong danh sách.
- Coi việc địa chỉ trụ sở đăng ký không khớp với website là một câu hỏi cần làm rõ: doanh nghiệp có thể đăng ký trụ sở tại địa chỉ của kế toán hoặc đơn vị đại diện.
- Chỉ tìm thấy một website và một số di động? Hãy ghi nhận công việc đó là chưa được xác nhận.
Không chắc địa chỉ của phòng đào tạo có thật không? Hãy thử công cụ Kiểm tra bẫy xác minh của chúng tôi.
Trước khi nhấc máy
- Đợi đến lúc gửi lời mời làm việc, và xin phép trước. Acas khuyên nên hỏi thông tin tham chiếu về quá trình làm việc ở giai đoạn đưa ra lời mời, khi ứng viên đã cho phép, và chỉ hỏi những gì bạn cần: ở đây là chức danh, thời gian làm việc và địa điểm.
- Nói rõ bạn là ai. Đừng bao giờ đóng vai khách hàng để thử người tham chiếu: lấy dữ liệu cá nhân bằng mánh khóe có thể là hành vi phạm tội theo Điều 170 của Data Protection Act 2018 (Luật Bảo vệ Dữ liệu 2018 của Anh).
- Xin sự đồng ý bằng văn bản cho bước xác minh bằng cấp. Hedd cần bằng chứng về sự đồng ý này; mẫu câu xin đồng ý của chúng tôi là một điểm khởi đầu.
Tuyển dụng ở Mỹ qua một công ty thẩm tra hồ sơ?
Fair Credit Reporting Act (luật liên bang Mỹ về báo cáo thông tin tín dụng và lý lịch) yêu cầu trước hết phải có một thông báo bằng văn bản riêng biệt, và sự cho phép bằng văn bản của ứng viên.
Nếu công ty đó hỏi người tham chiếu về tính cách, luật gọi đây là báo cáo điều tra (investigative report), và ứng viên còn phải được cho biết họ có quyền yêu cầu mô tả bản chất và phạm vi của báo cáo.
Trước khi loại ai đó vì báo cáo này, bạn phải đưa họ một bản sao báo cáo và bản tóm tắt các quyền của họ, để họ có cơ hội giải thích. Luật của tiểu bang và địa phương có thể đặt thêm yêu cầu.
Kịch bản kiểm tra tham chiếu: ba cuộc gọi, theo đúng thứ tự
Bắt đầu với tấm bằng: đó là cuộc gọi duy nhất có câu trả lời có hoặc không, và các mốc thời gian của nó là khung mà quá trình làm việc phải khớp vào.
-
Cuộc gọi 1: trường đại học, cuộc gọi chẳng hề là kiểm tra tham chiếu
Tìm trường trên danh sách chính thức: Office for Students Register (danh sách đăng ký của OfS, cơ quan quản lý giáo dục đại học của Anh) cho England (hướng dẫn trên GOV.UK bao quát các xứ còn lại của Vương quốc Anh), hoặc DAPIP (cơ sở dữ liệu các trường được kiểm định của Bộ Giáo dục Hoa Kỳ) cho các trường ở Mỹ.
Rồi hỏi phòng đào tạo hoặc dịch vụ xác minh của trường, qua điện thoại hoặc bằng yêu cầu trực tuyến:
“Tôi là [tên], đại diện [tổ chức], và đã có văn bản đồng ý có chữ ký của người tốt nghiệp. Xin cho biết [họ tên đầy đủ], sinh ngày [ngày sinh], có được cấp bằng [tên bằng] ngành [chuyên ngành] không, và thời gian theo học cũng như ngày cấp bằng là khi nào?”
Vì sao nói như vậy. Bạn hỏi trường về hồ sơ của chính trường, nên một tấm bằng in đẹp đến đâu cũng không lay chuyển được câu trả lời.
-
Cuộc gọi 2: công ty cũ, bắt đầu từ lễ tân
2a. Lễ tân. Gọi vào số bạn tự tìm được và mở đầu bằng các dữ kiện:
“Tôi là [tên], đại diện [tổ chức]. [Ứng viên] đã nhận lời mời làm việc có điều kiện của chúng tôi và nêu tên [người tham chiếu] làm người tham chiếu. Xin vui lòng xác nhận giúp chức danh, thời gian làm việc và nơi làm việc của [ứng viên].”
Vì sao nói như vậy. Một số công ty chỉ cung cấp chức danh và thời gian làm việc. Địa điểm mới là chỗ bằng giả lộ ra: Ủy ban Thương mại Liên bang Mỹ (FTC) gợi ý đối chiếu địa điểm của một công việc toàn thời gian với địa điểm của trường.
Được báo rằng mọi yêu cầu tham chiếu đều phải gửi bằng văn bản qua phòng nhân sự trung tâm? Hãy gửi đúng những câu hỏi đó đến đấy.
2b. Người tham chiếu. Giữ các câu hỏi kiểm tra tham chiếu xoay quanh công việc, và hỏi những điều bạn kiểm chứng được sau đó:
“[Tên] báo cáo cho ai, và làm ở nhóm hay văn phòng nào? Trong vài tháng đầu, [tên] đảm nhận những việc gì? Tôi có thể trao đổi với ai khác trong nhóm đó?”
Đối chiếu tên người, văn phòng và người quản lý trực tiếp với lời lễ tân và với CV; lời khen nồng nhiệt mà thiếu chi tiết thì chẳng nói lên được bao nhiêu. Hãy hỏi ứng viên trước khi liên hệ với bất kỳ ai mới.
-
Cuộc gọi 3: ứng viên, nếu có điều gì không khớp
Một chỗ không khớp là một câu hỏi, chưa phải lời phán quyết: trường đại học có thể sáp nhập, tổng đài có lúc nhầm, và nhiều người vừa học vừa làm. Hãy hỏi đúng vào điều cụ thể:
“Theo CV, bạn làm toàn thời gian ở [thành phố] trong lúc học tại [trường] ở [thành phố khác]. Bạn có thể kể tôi nghe bạn đã sắp xếp việc đó ra sao không?”
“Chúng tôi đã gọi vào số tổng đài của [công ty] và họ không tìm thấy [người tham chiếu]. Có cách nào khác để liên lạc với người đó, hoặc với một người khác từng làm cùng bạn ở đó không?”
Rồi lắng nghe. Có người sẽ kể cho bạn một sự thật mà họ ước gì đã nói ngay từ đầu. Hãy nghe hết trước khi quyết định.
Đọc kết quả trả về
| Kết quả trả về | Bước tiếp theo |
|---|---|
| Trường không tìm thấy hồ sơ | Có thể do tên cũ hoặc lỗi đánh máy. Kiểm tra lại thông tin với ứng viên rồi thử lại; nếu vẫn không có gì, tấm bằng chưa được xác nhận. |
| Trường không có trong danh sách chính thức của nước sở tại | Kiểm tra cơ sở cấp bằng và mọi tên cũ. Nếu vẫn không có tên, hãy coi đó là bằng không được công nhận cho đến khi UK ENIC (trung tâm quốc gia của Anh về công nhận văn bằng) hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước cấp bằng nói khác. |
| Người tham chiếu xác nhận tấm bằng | Họ không nắm hồ sơ nào, nên đây chỉ là nghe nói lại. Hãy dựa vào cuộc gọi 1. |
| Công ty được thành lập sau ngày công việc được cho là đã bắt đầu | Có thể là một doanh nghiệp hoạt động từ trước nhưng đăng ký thành lập sau, một cái tên được dùng lại, hoặc lỗi đánh máy. Kiểm tra các tên cũ, rồi hỏi ứng viên. |
| Thời gian và địa điểm làm việc vênh với tấm bằng | Có thể là học từ xa hoặc bán thời gian. Kiểm tra các mốc thời gian bằng công cụ Kiểm tra học vấn trên CV của chúng tôi, rồi thực hiện cuộc gọi 3. |
Vẫn buổi chiều ấy, nhưng đi kênh khác
Cùng ứng viên, cùng chiều thứ Năm.
| Kênh của họ | Kênh của bạn |
|---|---|
| 14:10 Bạn gọi vào số di động trên mẫu thông tin | Tổng đài, hỏi gặp người tham chiếu theo tên |
| 14:15 Những lời khen nồng nhiệt, và tấm bằng MBA | Bạn được nối máy, hoặc lễ tân chưa từng nghe tên người này |
| 14:40 Không kiểm tra gì: bạn tin luôn công ty đó | Companies House: thành lập sau ngày công việc bắt đầu. Một câu hỏi cho cuộc gọi 3. |
| 15:00 Bạn email cho “phòng đào tạo” ghi trên CV | Bạn yêu cầu hồ sơ qua Hedd, hoặc qua phòng đào tạo mà Hedd liệt kê |
| 16:30 Thư trả lời, đủ cả huy hiệu trường | Một mã số yêu cầu. Câu trả lời sẽ đến khi trường đã kiểm tra hồ sơ của mình. |
Kênh của họ trả lời nhanh nhất. Kênh của bạn trả lời bằng hồ sơ.
Khi tấm bằng không qua được kiểm tra
Ghi lại mỗi lần kiểm tra trên một dòng như sau:
[Mục kiểm tra] · kênh: [số điện thoại hoặc dịch vụ, và nơi bạn tìm thấy nó] · kết quả: [đã xác nhận / có sai lệch / không có hồ sơ] · người kiểm tra: [tên], [ngày]
Trước khi quyết định, hãy báo cho ứng viên một cách trung lập:
“Chúng tôi chưa xác nhận được [mục] qua [kênh]. Có điều gì chúng tôi bỏ sót, hoặc có cách nào khác để kiểm tra không?”
Làm theo quy định của công ty, và tham khảo ý kiến pháp lý trước khi rút lại lời mời làm việc hay sa thải bất kỳ ai.
Để phản ánh nghi vấn gian lận bằng cấp hoặc một cơ sở giáo dục giả, hãy dùng trang liên hệ của Hedd. Xem thêm trong hướng dẫn cho nhà tuyển dụng và Cái giá của bằng giả.
Nguồn
- Acas: Thư tham chiếu việc làm: khi nào nên hỏi, xin phép ứng viên
- Acas: Nhà tuyển dụng được nói gì trong thư tham chiếu: thông tin tham chiếu cơ bản, các bước kiểm tra khác
- Acas: Chúng tôi làm gì: nơi làm việc ở England, Scotland và xứ Wales
- Hedd: Hỏi đáp: sự đồng ý, thời gian xử lý, các cơ sở nằm ngoài Hedd
- Hedd: Liên hệ: phản ánh cơ sở giáo dục giả hoặc gian lận bằng cấp
- FTC: Tìm hiểu kỹ bằng cấp học thuật để khỏi “bỏng tay” vì bằng giả: địa điểm làm việc và địa điểm của trường
- EEOC và FTC: Kiểm tra lý lịch, những điều nhà tuyển dụng cần biết: thông báo, báo cáo điều tra, cơ hội giải thích
- GOV.UK: Tra cứu thông tin về một công ty: địa chỉ đăng ký, ngày thành lập, người giữ chức vụ quản lý, tên cũ
- GOV.UK: Quy định về địa chỉ trụ sở đăng ký: có thể dùng địa chỉ của kế toán, luật sư hoặc đơn vị đại diện
- SBA: Tra cứu đăng ký kinh doanh theo tiểu bang: văn phòng đăng ký kinh doanh của từng tiểu bang
- ASIC: Tra cứu danh sách đăng ký của ASIC và New Zealand Companies Register: tra cứu doanh nghiệp
- GOV.UK: Thành lập doanh nghiệp: hộ kinh doanh cá thể và công ty
Kiểm tra trước khi tin. Các công cụ miễn phí của Phòng kiểm nghiệm bằng giả xem xét một CV, website của một trường, một tin nhắn hay một dịch vụ “xác minh”, rồi chỉ ra các dấu hiệu cảnh báo, kèm đường dẫn đến danh sách đăng ký chính thức.