Beranda / Pelajari / Cek gelar / Cek referensi
Untuk perusahaan dan HRD
Cek referensi yang bisa menangkap ijazah palsu
Nomor para pemberi referensi sudah di tangan, dan tawaran kerja bersyarat sudah Anda kirim. Tak satu pun dari mereka memegang catatan gelar, tetapi jika Anda sendiri yang memilih setiap jalurnya, cek referensi kerja (reference check) lewat tiga panggilan telepon tetap bisa membongkar ijazah palsu. Berikut yang perlu Anda katakan.
Sore yang berjalan sedikit terlalu mulus
Misalkan saat ini Kamis sore. Anda menelepon nomor di formulir referensi, dan pemberi referensi langsung mengangkat telepon pada dering kedua: hangat saat membicarakan kandidat dan, tanpa ditanya, bangga menyebut gelar MBA-nya.
Lalu Anda mengirim email ke “bagian akademik” di alamat yang tercantum pada CV, dan balasan pun datang mengonfirmasi gelar itu, lengkap dengan lambang universitasnya.
Sekarang telusuri balik setiap suara itu: kandidatlah yang memberi Anda nomor pemberi referensi, dan kandidat pula yang menuliskan alamat bagian akademik itu.
Pertanyaan yang menangkap ijazah palsu. Siapa yang memilih jalur menuju orang yang menjawab? Kandidat memilih pemberi referensinya. Anda yang memilih nomor telepon, alamat email, dan kantor di universitas: jalur apa pun yang diserahkan kandidat kepada Anda bisa saja dibuat-buat oleh seseorang.
Jika dilakukan dengan cara ini, cek referensi menguji tiga hal yang tidak bisa diuji lewat pengecekan gelar: pemberi referensinya benar-benar ada, perusahaannya memang sudah berdiri pada waktu yang diklaim, dan pekerjaan itu cocok dengan tanggal serta tempat kuliah untuk gelar tersebut.
Audit berkas referensi di meja Anda
Pemberi referensi yang “mengonfirmasi” sebuah gelar hanya mengulang apa yang diceritakan kepadanya. Acas, lembaga penasihat hubungan kerja untuk England, Skotlandia, dan Wales, menegaskan bahwa referensi tidak bisa menggantikan pemeriksaan lain.
| Yang diberikan kandidat | Jalur Anda sendiri |
|---|---|
| Nomor ponsel pemberi referensi | Nomor kantor pusat atau tim HRD perusahaan itu, yang Anda cari sendiri |
| Email pribadi pemberi referensi | Alamat email yang tercantum di situs web resmi perusahaan itu |
| Nama perusahaan di Inggris | Companies House (registri perusahaan resmi Inggris): tanggal pendirian, nama-nama sebelumnya, para pengurus |
| Nama perusahaan di AS | Registri usaha di negara bagiannya, lewat pencarian registrasi negara bagian dari SBA (badan pemerintah AS untuk usaha kecil). Pastikan perusahaan itu sudah ada selama masa kerja tersebut; catatannya berbeda-beda di tiap negara bagian. |
| Nama perusahaan di Australia atau Selandia Baru | Register ASIC (komisi sekuritas dan investasi Australia) atau New Zealand Companies Register |
| Surat referensi yang sudah jadi | Anggap sebagai petunjuk awal, lalu konfirmasikan ke perusahaannya |
| Tautan “verifikasi” di ijazah atau alamat bagian akademik | Catatan akademik universitas, melalui Hedd di Inggris, National Student Clearinghouse di AS, atau My eQuals di Australia dan Selandia Baru |
Jika perusahaannya mungkin rekaan, situs web dan nomor kantor pusatnya pun bisa jadi rekaan:
- Cek daftar pengurus di Companies House: jika kandidat atau pemberi referensi termasuk di dalamnya, tanyakan, karena hal itu mengubah bobot referensinya. Usaha perorangan, persekutuan, dan badan publik mungkin tidak tercantum.
- Anggap ketidakcocokan antara alamat kantor terdaftar dan situs web sebagai hal yang perlu ditanyakan: perusahaan boleh terdaftar di alamat akuntan atau agennya.
- Hanya menemukan situs web dan nomor ponsel? Catat pekerjaan itu sebagai belum terkonfirmasi.
Ragu apakah alamat bagian akademik itu asli? Coba alat kami, Cek jebakan verifikasi.
Sebelum Anda menelepon
- Tunggu sampai tawaran dikirim, dan minta izin dulu. Acas menyarankan Anda meminta referensi kerja pada tahap tawaran, dengan izin pelamar, dan hanya menanyakan apa yang Anda perlukan: dalam hal ini jabatan, tanggal, dan tempat kerja.
- Sebutkan siapa Anda. Jangan pernah menyamar sebagai pelanggan untuk menguji pemberi referensi: memperoleh data pribadi dengan tipu muslihat bisa menjadi tindak pidana menurut pasal 170 Data Protection Act 2018 (undang-undang perlindungan data Inggris).
- Minta persetujuan tertulis untuk pengecekan gelar. Hedd, layanan resmi verifikasi gelar di Inggris, mensyaratkan bukti persetujuan itu; contoh kalimat persetujuan kami bisa menjadi titik awal.
Merekrut di AS lewat perusahaan pemeriksa latar belakang?
Fair Credit Reporting Act (undang-undang pelaporan kredit AS) mewajibkan pemberitahuan tertulis dalam dokumen tersendiri, dan izin tertulis dari kandidat lebih dulu.
Jika perusahaan pemeriksa itu menanyakan karakter kandidat kepada pemberi referensi, undang-undang menyebutnya laporan investigatif (investigative report), dan kandidat juga harus diberi tahu bahwa ia berhak meminta penjelasan tentang sifat dan cakupan laporan itu.
Sebelum menolak seseorang karena laporan tersebut, Anda wajib memberinya salinan laporan dan ringkasan hak-haknya, agar ia bisa memberi penjelasan. Hukum negara bagian dan setempat bisa menambahkan kewajiban lain.
Naskah cek referensi: tiga panggilan, dengan urutan ini
Mulailah dari gelarnya: hanya panggilan inilah yang jawabannya ya atau tidak, dan tanggal-tanggalnya menjadi patokan yang harus cocok dengan riwayat kerja.
-
Panggilan pertama: universitas, yang sama sekali bukan referensi
Temukan universitas itu di daftar resminya. Untuk England, gunakan Office for Students Register (daftar milik regulator pendidikan tinggi di sana), sedangkan panduan GOV.UK mencakup Skotlandia, Wales, dan Irlandia Utara; di AS, gunakan DAPIP (basis data institusi terakreditasi milik Departemen Pendidikan AS).
Lalu hubungi bagian akademik atau layanan verifikasinya, lewat telepon atau permintaan online:
“Saya [nama] dari [organisasi], dengan persetujuan tertulis yang sudah ditandatangani lulusan yang bersangkutan. Apakah [nama lengkap], lahir [tanggal lahir], memperoleh gelar [gelar] di bidang [bidang studi], dan kapan tanggal masa kuliah serta tanggal pemberian gelarnya?”
Mengapa kalimatnya begini. Anda meminta catatan milik universitas itu sendiri, sehingga ijazah yang tampak meyakinkan tidak bisa memengaruhi jawabannya.
-
Panggilan kedua: perusahaan sebelumnya, mulai dari resepsionis
2a. Resepsionis. Telepon nomor yang Anda temukan sendiri, dan mulailah dengan fakta:
“Saya [nama] dari [organisasi]. [Kandidat] telah menerima tawaran bersyarat dari kami dan menyebut [pemberi referensi] sebagai pemberi referensi. Bisakah Anda mengonfirmasi jabatannya, tanggal masa kerjanya, dan di mana ia ditempatkan?”
Mengapa kalimatnya begini. Sebagian perusahaan hanya mau memberikan jabatan dan tanggal. Padahal, tempat kerjalah yang bisa membuka kedok ijazah palsu: Komisi Perdagangan Federal AS (FTC) menyarankan agar lokasi pekerjaan penuh waktu dicocokkan dengan lokasi kampusnya.
Diberi tahu bahwa referensi harus diminta secara tertulis lewat HRD pusat? Kirim pertanyaan yang sama ke sana.
2b. Pemberi referensi. Fokuskan pertanyaan cek referensi Anda pada pekerjaannya, dan tanyakan hal-hal yang bisa Anda cek sesudahnya:
“Kepada siapa [nama] melapor, dan di tim atau kantor mana ia bekerja? Tanggung jawab apa yang ia pegang pada beberapa bulan pertamanya? Siapa lagi dari tim itu yang bisa saya hubungi?”
Cocokkan nama, kantor, dan jalur pelaporan itu dengan keterangan resepsionis dan isi CV; pujian hangat tanpa detail tidak banyak artinya. Minta izin kandidat sebelum menghubungi orang baru.
-
Panggilan ketiga: kandidat, jika ada yang tidak cocok
Ketidakcocokan adalah pertanyaan, bukan vonis: universitas bisa bergabung, resepsionis bisa keliru, dan banyak orang kuliah sambil bekerja. Tanyakan hal yang spesifik:
“Menurut CV Anda, Anda bekerja penuh waktu di [kota] sambil kuliah di [universitas] di [kota lain]. Bisa Anda ceritakan bagaimana Anda menjalaninya?”
“Kami menelepon nomor kantor pusat [perusahaan], dan mereka tidak menemukan [pemberi referensi]. Apakah ada cara lain untuk menghubunginya, atau orang lain dari pekerjaan itu yang bisa kami hubungi?”
Lalu dengarkan. Ada orang yang akan menceritakan hal sebenarnya, yang mereka sesali tidak disampaikan sejak awal. Dengarkan dulu sebelum Anda memutuskan.
Membaca jawaban yang masuk
| Jawaban yang masuk | Langkah berikutnya |
|---|---|
| Universitas tidak menemukan catatannya | Mungkin karena nama lama atau salah ketik. Cek ulang datanya bersama kandidat, lalu coba lagi; jika tetap nihil, gelar itu belum terkonfirmasi. |
| Universitasnya tidak tercantum di daftar resmi negaranya | Cek institusi pemberi gelarnya dan nama lamanya, jika ada. Jika tetap tidak tercantum, anggap gelar itu tidak diakui sampai UK ENIC (lembaga resmi pengakuan kualifikasi di Inggris) atau otoritas di negara pemberi gelar menyatakan sebaliknya. |
| Pemberi referensi mengonfirmasi gelarnya | Ia tidak memegang catatan apa pun, jadi keterangannya sekadar kabar dari mulut ke mulut. Andalkan panggilan pertama. |
| Perusahaan itu didirikan setelah pekerjaan tersebut konon dimulai | Mungkin usaha lama yang baru belakangan berbadan hukum, nama yang dipakai ulang, atau salah ketik. Cek nama-nama sebelumnya, lalu tanyakan. |
| Tanggal dan tempat kerja berbenturan dengan gelarnya | Mungkin kuliah jarak jauh atau paruh waktu. Periksa tanggal-tanggalnya dengan alat kami, Cek pendidikan di CV, lalu lakukan panggilan ketiga. |
Sore yang sama, lewat jalur berbeda
Kandidat yang sama, Kamis yang sama.
| Jalur mereka | Jalur Anda |
|---|---|
| 14.10 Anda menelepon nomor ponsel di formulir | Nomor kantor pusat: Anda menanyakan pemberi referensi dengan menyebut namanya |
| 14.15 Pujian hangat, dan MBA itu | Anda disambungkan, atau resepsionis tidak pernah mendengar namanya |
| 14.40 Tanpa pengecekan: Anda percaya begitu saja pada perusahaan itu | Companies House: didirikan setelah pekerjaan itu dimulai. Bahan pertanyaan untuk panggilan ketiga. |
| 15.00 Anda mengirim email ke “bagian akademik” di CV | Anda meminta catatannya lewat Hedd, atau lewat bagian akademik yang tercantum di Hedd |
| 16.30 Balasan datang, lengkap dengan lambang universitas | Nomor permintaan. Jawabannya datang setelah universitas mengecek catatannya. |
Jalur mereka menjawab paling cepat. Jalur Anda menjawab berdasarkan catatan.
Jika gelarnya tidak terkonfirmasi
Catat setiap pengecekan dalam satu baris seperti ini:
[Pengecekan] · jalur: [nomor atau layanan, dan dari mana Anda menemukannya] · jawaban: [terkonfirmasi / berbeda / tidak tercatat] · oleh [nama], [tanggal]
Sebelum memutuskan, sampaikan kepada kandidat dengan nada netral:
“Kami belum bisa mengonfirmasi [hal yang dicek] melalui [jalur]. Apakah ada yang terlewat oleh kami, atau ada cara lain untuk mengeceknya?”
Ikuti kebijakan perusahaan Anda, dan mintalah nasihat hukum sebelum menarik tawaran atau memberhentikan siapa pun.
Untuk melaporkan dugaan pemalsuan gelar atau institusi palsu, gunakan halaman kontak Hedd. Selengkapnya ada di panduan untuk perusahaan dan HRD serta Akibat ijazah palsu.
Sumber
- Acas: referensi kerja: kapan memintanya, izin
- Acas: apa yang boleh disampaikan perusahaan dalam referensi: referensi dasar, pemeriksaan lain
- Acas: tentang tugas kami: tempat kerja di England, Skotlandia, dan Wales
- Hedd: FAQ: persetujuan, lama proses, institusi di luar Hedd
- Hedd: hubungi kami: melaporkan institusi palsu atau pemalsuan gelar
- FTC: hindari jebakan gelar palsu dengan meneliti kredensial akademik: lokasi pekerjaan dan kampus
- EEOC dan FTC: pemeriksaan latar belakang, yang perlu diketahui pemberi kerja: pemberitahuan, laporan investigatif, kesempatan memberi penjelasan
- GOV.UK: mendapatkan informasi tentang perusahaan: alamat terdaftar, tanggal pendirian, pengurus, nama sebelumnya
- GOV.UK: aturan alamat kantor terdaftar: alamat akuntan, pengacara, atau agen boleh dipakai
- SBA: pencarian registrasi negara bagian: kantor registrasi usaha di setiap negara bagian
- ASIC: telusuri register ASIC dan New Zealand Companies Register: pencarian perusahaan
- GOV.UK: memulai usaha: usaha perorangan dan perusahaan
Cek dulu sebelum percaya. Alat gratis di Lab Deteksi Ijazah Palsu memeriksa CV, situs web kampus, pesan, atau layanan “verifikasi”, lalu menunjukkan tanda-tanda peringatannya, lengkap dengan tautan ke daftar resmi.