การตรวจสอบบุคคลอ้างอิงที่จับปริญญาปลอมได้

บ่ายวันที่ทุกอย่างราบรื่นเกินไปหน่อย

สมมติว่าเป็นบ่ายวันพฤหัสบดี คุณโทรไปตามเบอร์ในแบบฟอร์มบุคคลอ้างอิง และปลายสายก็รับตั้งแต่เสียงเรียกเข้าครั้งที่สอง ชมผู้สมัครอย่างอบอุ่น แล้วยังเอ่ยถึงปริญญา MBA ของผู้สมัครอย่างภูมิใจโดยที่คุณไม่ได้ถาม

จากนั้นคุณส่งอีเมลถึง “ฝ่ายทะเบียน” ตามที่อยู่ในเรซูเม่ แล้วก็ได้คำตอบยืนยันปริญญากลับมา พร้อมตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัยครบครัน

ทีนี้ลองย้อนดูว่าแต่ละเสียงมาจากไหน: ผู้สมัครเป็นคนให้เบอร์ของบุคคลอ้างอิง และเป็นคนเขียนที่อยู่อีเมลของฝ่ายทะเบียนเอง

ตรวจแฟ้มบุคคลอ้างอิงบนโต๊ะคุณ

บุคคลอ้างอิงที่ “ยืนยัน” ปริญญาให้ ก็แค่พูดตามที่มีคนบอกมา Acas หน่วยงานให้คำปรึกษาด้านการจ้างงานของอังกฤษ สกอตแลนด์ และเวลส์ ระบุว่าข้อมูลจากบุคคลอ้างอิงใช้แทนการตรวจสอบด้านอื่นไม่ได้

ถ้านายจ้างเดิมอาจเป็นบริษัทที่แต่งขึ้น เว็บไซต์และเบอร์กลางก็อาจแต่งขึ้นได้เหมือนกัน:

• ตรวจรายชื่อกรรมการใน Companies House ถ้าผู้สมัครหรือบุคคลอ้างอิงเป็นหนึ่งในนั้น ให้ถามตรง ๆ เพราะเรื่องนี้ทำให้น้ำหนักของข้อมูลจากบุคคลอ้างอิงเปลี่ยนไป ทั้งนี้ ผู้ประกอบการเจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน และหน่วยงานรัฐ อาจไม่มีชื่ออยู่ในทะเบียนนี้
• ถ้าที่อยู่สำนักงานที่จดทะเบียนไม่ตรงกับเว็บไซต์ ให้ถือเป็นเรื่องที่ต้องถามต่อ เพราะบริษัทอาจจดทะเบียนโดยใช้ที่อยู่ของสำนักงานบัญชีหรือตัวแทนก็ได้
• เจอแค่เว็บไซต์กับเบอร์มือถือ? ให้บันทึกว่างานนั้นยังไม่ได้รับการยืนยัน

ไม่แน่ใจว่าที่อยู่ของฝ่ายทะเบียนเป็นของจริงหรือไม่? ลองใช้เช็กกับดักยืนยันวุฒิของเรา

ก่อนกดโทรออก

• รอจนยื่นข้อเสนองาน และขออนุญาตก่อน Acas แนะนำให้ขอข้อมูลอ้างอิงด้านการจ้างงานในขั้นยื่นข้อเสนองาน โดยได้รับอนุญาตจากผู้สมัคร และขอเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น ในกรณีนี้คือตำแหน่ง ช่วงเวลาทำงาน และสถานที่ทำงาน
• บอกว่าคุณเป็นใคร อย่าแอบอ้างเป็นลูกค้าเพื่อทดสอบบุคคลอ้างอิง การได้ข้อมูลส่วนบุคคลมาด้วยกลอุบายอาจเป็นความผิดตามมาตรา 170 ของ Data Protection Act 2018 (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลของสหราชอาณาจักร)
• ขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการตรวจปริญญา Hedd ต้องการหลักฐานความยินยอมนี้ และข้อความขอความยินยอมของเราใช้เป็นจุดเริ่มต้นได้

จ้างงานในสหรัฐฯ ผ่านบริษัทตรวจสอบประวัติ?

Fair Credit Reporting Act (กฎหมายว่าด้วยการรายงานข้อมูลเครดิตอย่างเป็นธรรมของสหรัฐฯ) กำหนดให้แจ้งผู้สมัครเป็นลายลักษณ์อักษรในเอกสารแยกต่างหาก และต้องได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครก่อน

ถ้าบริษัทนั้นสอบถามบุคคลอ้างอิงเรื่องอุปนิสัยของผู้สมัคร กฎหมายจะถือว่าเป็นรายงานเชิงสืบสวน (investigative report) และต้องแจ้งผู้สมัครด้วยว่าเขามีสิทธิ์ขอคำอธิบายลักษณะและขอบเขตของรายงานนั้น

ก่อนปฏิเสธผู้สมัครเพราะรายงานนั้น คุณต้องให้สำเนารายงานและสรุปสิทธิ์ของผู้สมัครแก่เขา เพื่อให้เขามีโอกาสชี้แจง กฎหมายของรัฐและท้องถิ่นอาจกำหนดเพิ่มเติมอีก

สคริปต์ตรวจสอบบุคคลอ้างอิง: โทรสามสาย ตามลำดับนี้

เริ่มจากปริญญา เพราะเป็นสายเดียวที่ได้คำตอบชัดว่าใช่หรือไม่ใช่ และวันที่ของปริญญาคือกรอบที่ประวัติการทำงานต้องเข้ากันได้

1. สายที่หนึ่ง: มหาวิทยาลัย สายที่ไม่ได้สอบถามบุคคลอ้างอิงเลย

   ค้นหามหาวิทยาลัยในทะเบียนทางการ: ในอังกฤษใช้ทะเบียนของ Office for Students (หน่วยงานกำกับการอุดมศึกษาของอังกฤษ) โดยคู่มือของ GOV.UK ครอบคลุมประเทศอื่นในสหราชอาณาจักร ส่วนในสหรัฐฯ ใช้ DAPIP (ฐานข้อมูลสถาบันที่ได้รับการรับรองของกระทรวงศึกษาธิการสหรัฐฯ)

   จากนั้นสอบถามฝ่ายทะเบียนหรือบริการยืนยันวุฒิของมหาวิทยาลัย ทางโทรศัพท์หรือส่งคำขอทางออนไลน์:

   “สวัสดีครับ/ค่ะ [ชื่อ] จาก [องค์กร] ติดต่อมาโดยได้รับความยินยอมที่ลงนามแล้วจากผู้สำเร็จการศึกษา ขอสอบถามว่า [ชื่อ-นามสกุล] เกิดวันที่ [วันเกิด] ได้รับปริญญา [ชื่อปริญญา] สาขา [สาขา] หรือไม่ ศึกษาอยู่ในช่วงใด และได้รับปริญญาเมื่อใดครับ/คะ”

   ทำไมต้องพูดแบบนี้ คุณขอข้อมูลจากทะเบียนของมหาวิทยาลัยเอง ใบปริญญาที่ทำมาสวยแค่ไหนก็เปลี่ยนคำตอบไม่ได้

2. สายที่สอง: นายจ้างเดิม เริ่มจากพนักงานต้อนรับ

   2a. พนักงานต้อนรับ โทรไปตามเบอร์ที่คุณหาเอง แล้วเริ่มจากข้อเท็จจริง:

   “สวัสดีครับ/ค่ะ [ชื่อ] จาก [องค์กร] คุณ [ชื่อผู้สมัคร] ได้ตอบรับข้อเสนองานแบบมีเงื่อนไขของเราแล้ว และระบุชื่อคุณ [ชื่อบุคคลอ้างอิง] เป็นบุคคลอ้างอิง รบกวนช่วยยืนยันตำแหน่งงาน ช่วงเวลาที่ทำงาน และสถานที่ทำงานของเขาได้ไหมครับ/คะ”

   ทำไมต้องพูดแบบนี้ นายจ้างบางแห่งให้ข้อมูลแค่ตำแหน่งกับช่วงเวลาทำงาน แต่สถานที่คือจุดที่ปริญญาปลอมเผยตัว คณะกรรมาธิการการค้าแห่งสหพันธรัฐสหรัฐฯ (FTC) แนะนำให้เทียบสถานที่ของงานเต็มเวลากับที่ตั้งของสถาบันการศึกษา

   ถ้าถูกแจ้งว่าต้องขอข้อมูลอ้างอิงเป็นลายลักษณ์อักษรผ่านฝ่ายบุคคลส่วนกลาง ก็ส่งคำถามชุดเดียวกันไปที่นั่น

   2b. บุคคลอ้างอิง ตั้งคำถามสำหรับบุคคลอ้างอิงเฉพาะเรื่องงาน และถามสิ่งที่คุณตรวจสอบต่อได้ภายหลัง:

   “คุณ [ชื่อ] รายงานงานกับใคร และอยู่ทีมหรือสำนักงานไหน ช่วงไม่กี่เดือนแรกเขารับผิดชอบงานอะไรบ้าง และมีใครอีกในทีมนั้นที่ขอคุยด้วยได้บ้างไหมครับ/คะ”

   เทียบชื่อคน สำนักงาน และสายการบังคับบัญชากับข้อมูลจากพนักงานต้อนรับและเรซูเม่ คำชมที่อบอุ่นแต่ไม่มีรายละเอียดบอกอะไรคุณได้น้อยมาก และก่อนติดต่อใครเพิ่ม ให้ถามผู้สมัครก่อน

3. สายที่สาม: ผู้สมัคร ถ้ามีอะไรไม่ลงตัว

   ข้อมูลที่ไม่ตรงกันคือคำถาม ไม่ใช่คำตัดสิน มหาวิทยาลัยมีการควบรวม พนักงานรับสายก็พลาดได้ และหลายคนเรียนไปทำงานไป ให้ถามเจาะจงเฉพาะเรื่องนั้น:

   “ในเรซูเม่ระบุว่าคุณทำงานเต็มเวลาที่ [เมือง] ระหว่างที่เรียนอยู่ที่ [มหาวิทยาลัย] ใน [อีกเมืองหนึ่ง] ช่วยเล่าให้ฟังได้ไหมครับ/คะว่าตอนนั้นจัดการอย่างไร”

   “เราโทรไปที่เบอร์กลางของ [บริษัท] แต่ทางบริษัทหาชื่อ [บุคคลอ้างอิง] ไม่พบ มีช่องทางอื่นที่ติดต่อเขาได้ไหม หรือมีคนอื่นจากที่ทำงานนั้นที่เราคุยด้วยได้ไหมครับ/คะ”

   จากนั้นตั้งใจฟัง บางคนจะเล่าความจริงที่เขาเสียดายว่าน่าจะบอกตั้งแต่แรก ฟังให้จบก่อนตัดสินใจ

อ่านคำตอบที่ได้กลับมา

บ่ายวันเดิม แต่เปลี่ยนช่องทาง

ผู้สมัครคนเดิม วันพฤหัสบดีเดิม

ช่องทางของเขาได้คำตอบเร็วที่สุด แต่ช่องทางของคุณได้คำตอบจากทะเบียน

เมื่อตรวจแล้วปริญญาไม่ผ่าน

บันทึกการตรวจทุกครั้งเป็นบรรทัดแบบนี้:

[การตรวจ] · ช่องทาง: [เบอร์หรือบริการ และแหล่งที่คุณได้มา] · คำตอบ: [ยืนยันแล้ว / ไม่ตรงกัน / ไม่มีข้อมูลในทะเบียน] · โดย [ชื่อ] [วันที่]

ก่อนตัดสินใจ ให้แจ้งผู้สมัครด้วยน้ำเสียงเป็นกลาง:

“เรายังยืนยัน [รายการ] ผ่าน [ช่องทาง] ไม่ได้ มีอะไรที่เราอาจมองข้ามไป หรือมีช่องทางอื่นให้ตรวจสอบได้ไหมครับ/คะ”

ทำตามนโยบายขององค์กร และขอคำปรึกษาทางกฎหมายก่อนถอนข้อเสนองานหรือเลิกจ้างใคร

หากต้องการแจ้งเบาะแสการฉ้อโกงวุฒิหรือสถาบันปลอม ให้ใช้หน้าติดต่อของ Hedd อ่านเพิ่มเติมได้ในคู่มือสำหรับนายจ้างและ HR และปริญญาปลอมต้องแลกกับอะไร

แหล่งอ้างอิง

• Acas: การให้ข้อมูลอ้างอิงด้านการจ้างงาน (Job references): เมื่อใดควรขอ และการขออนุญาต
• Acas: สิ่งที่นายจ้างพูดได้ในข้อมูลอ้างอิง: ข้อมูลอ้างอิงแบบพื้นฐาน และการตรวจสอบด้านอื่น
• Acas: บทบาทของเรา (What we do): สถานที่ทำงานในอังกฤษ สกอตแลนด์ และเวลส์
• Hedd: คำถามที่พบบ่อย: ความยินยอม ระยะเวลาดำเนินการ และสถาบันที่อยู่นอกระบบ Hedd
• Hedd: ติดต่อเรา: การแจ้งสถาบันปลอมหรือการฉ้อโกงวุฒิ
• FTC: Avoid Fake-Degree Burns by Researching Academic Credentials: ที่ตั้งของงานและสถาบันการศึกษา
• EEOC และ FTC: การตรวจสอบประวัติ สิ่งที่นายจ้างต้องรู้ (Background Checks, What Employers Need to Know): การแจ้งผู้สมัคร รายงานเชิงสืบสวน และโอกาสในการชี้แจง
• GOV.UK: ขอข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท: ที่อยู่ที่จดทะเบียน วันที่จดทะเบียนจัดตั้ง กรรมการ และชื่อเดิม
• GOV.UK: กฎเกณฑ์เรื่องที่อยู่สำนักงานที่จดทะเบียน: ใช้ที่อยู่ของนักบัญชี ทนายความ หรือตัวแทนได้
• SBA: ค้นหาทะเบียนธุรกิจรายรัฐ: สำนักงานทะเบียนธุรกิจของแต่ละรัฐ
• ASIC: ค้นหาในทะเบียนของ ASIC และ ทะเบียนบริษัทของนิวซีแลนด์ (New Zealand Companies Register): การค้นหาข้อมูลบริษัท
• GOV.UK: การตั้งธุรกิจ (Set up a business): ผู้ประกอบการเจ้าของคนเดียวและบริษัท

บทความที่น่าอ่านต่อ

• นายจ้างตรวจสอบวุฒิจริงไหม? บ่อยครั้งหลังจากคุณตอบรับแล้ว

#ตรวจสอบบุคคลอ้างอิง #เคล็ดลับHR #ตรวจสอบวุฒิการศึกษา #สรรหาบุคลากร