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Für Arbeitgeber und HR
Der Referenzcheck, der einen falschen Abschluss aufdeckt
Sie haben die Telefonnummern der Referenzgeber, und das Angebot unter Vorbehalt ist verschickt. Keiner dieser Referenzgeber führt Unterlagen über den Abschluss. Wählen Sie aber jeden Kontaktweg selbst, dann können drei Anrufe einen falschen Abschluss trotzdem entlarven. Hier steht, was Sie sagen können.
Ein Nachmittag, der etwas zu glatt lief
Angenommen, es ist Donnerstagnachmittag. Sie wählen die Nummer auf dem Referenzformular, und der Referenzgeber meldet sich nach dem zweiten Klingeln: voll des Lobes für die Bewerberin und, ganz ungefragt, stolz auf ihren MBA.
Dann schreiben Sie dem „Studierendensekretariat“ an die Adresse aus dem Lebenslauf, und eine Antwort bestätigt den Abschluss, mit Wappen und allem Drum und Dran.
Verfolgen Sie nun jede Stimme zurück: Die Nummer des Referenzgebers stammt von der Bewerberin, und die Adresse des Sekretariats hat sie selbst in den Lebenslauf geschrieben.
Die Frage, die eine Fälschung entlarvt. Wer hat den Weg zu der Person gewählt, die Ihnen antwortet? Wer als Referenz genannt wird, entscheidet die Bewerberin oder der Bewerber. Die Nummer, die Adresse und die zuständige Stelle an der Universität aber wählen Sie aus: Jeden Kontaktweg, den man Ihnen in die Hand gibt, könnte jemand eigens eingerichtet haben.
So durchgeführt prüft ein Referenzcheck drei Dinge, die die Überprüfung des Abschlusses nicht leisten kann: dass es den Referenzgeber wirklich gibt, dass der Arbeitgeber zur angegebenen Zeit existierte und dass der Job zu Zeitraum und Ort des Abschlusses passt.
Die Referenzakte auf Ihrem Schreibtisch prüfen
Ein Referenzgeber, der einen Abschluss „bestätigt“, wiederholt nur, was man ihm erzählt hat. Acas, die Beratungs- und Schlichtungsstelle für Arbeitsfragen in England, Schottland und Wales, hält fest, dass eine Referenz andere Prüfungen nicht ersetzt.
| Aus der Bewerbung | Ihr eigener Weg |
|---|---|
| Eine Handynummer des Referenzgebers | Die Zentrale oder die Personalabteilung des Unternehmens, selbst herausgesucht |
| Eine private E-Mail-Adresse des Referenzgebers | Eine Adresse von der Website des Unternehmens selbst |
| Der Name eines britischen Arbeitgebers | Companies House, das britische Handelsregister: Gründungsdatum, frühere Namen, eingetragene Funktionsträger (officers) |
| Der Name eines US-Arbeitgebers | Das Unternehmensregister des jeweiligen Bundesstaats, zu finden über die Registersuche der SBA, der US-Behörde für kleine Unternehmen. Prüfen Sie, ob es das Unternehmen während des Jobs gab; die Einträge sind von Staat zu Staat verschieden. |
| Der Name eines Arbeitgebers in Australien oder Neuseeland | Die Register der ASIC, der australischen Aufsichtsbehörde für Unternehmen, oder das neuseeländische Companies Register |
| Ein fertig geschriebenes Referenzschreiben | Behandeln Sie es als Spur und lassen Sie es sich vom Arbeitgeber bestätigen |
| Der „Verifizieren“-Link einer Urkunde oder die Adresse eines Studierendensekretariats | Die Unterlagen der Universität, über Hedd, den offiziellen britischen Verifizierungsdienst, das National Student Clearinghouse in den USA oder My eQuals in Australien und Neuseeland |
Könnte der Arbeitgeber erfunden sein, dann womöglich auch seine Website und seine Zentrale:
- Sehen Sie sich die Funktionsträger bei Companies House an: Steht die Bewerberin, der Bewerber oder der Referenzgeber selbst darunter, fragen Sie nach, denn das verändert den Wert der Referenz. Einzelunternehmer, Personengesellschaften und öffentliche Stellen sind dort womöglich nicht eingetragen.
- Behandeln Sie eine Abweichung zwischen eingetragenem Sitz und Website als offene Frage: Firmen können sich unter der Adresse ihrer Steuerberatung oder eines Dienstleisters eintragen lassen.
- Nur eine Website und eine Handynummer gefunden? Dann vermerken Sie den Job als nicht bestätigt.
Sie sind nicht sicher, ob die Adresse eines Studierendensekretariats echt ist? Probieren Sie unseren Verifizierungsfallen-Test.
Bevor Sie zum Hörer greifen
- Warten Sie das Angebot ab und fragen Sie vorher. Referenzen einholen sollten Sie laut Acas erst in der Angebotsphase, mit Erlaubnis der Bewerberin oder des Bewerbers, und dabei nur erfragen, was Sie wirklich brauchen: hier Stellenbezeichnung, Zeitraum und Ort.
- Sagen Sie, wer Sie sind. Geben Sie sich nie als Kunde aus, um einen Referenzgeber zu testen: Wer sich personenbezogene Daten durch eine Täuschung beschafft, kann sich nach Section 170 des Data Protection Act 2018 strafbar machen.
- Holen Sie für die Prüfung des Abschlusses eine schriftliche Einwilligung ein. Hedd verlangt einen Nachweis darüber; unser Einwilligungstext ist ein guter Ausgangspunkt.
Sie stellen in den USA über einen Screening-Dienstleister ein?
Der Fair Credit Reporting Act, das US-Gesetz über Auskunfteien, verlangt vorab einen eigenständigen schriftlichen Hinweis und die schriftliche Erlaubnis der Bewerberin oder des Bewerbers.
Fragt der Dienstleister Referenzgeber nach dem Charakter, nennt das Gesetz das einen „investigative report“ (Ermittlungsbericht), und Bewerbende müssen zusätzlich erfahren, dass sie eine Beschreibung von Art und Umfang verlangen können.
Bevor Sie jemanden wegen des Berichts ablehnen, müssen Sie der Person eine Kopie und eine Zusammenfassung ihrer Rechte geben, damit sie sich erklären kann. Gesetze der Bundesstaaten und Kommunen können weitere Pflichten vorsehen.
Referenzcheck-Leitfaden: drei Anrufe, in dieser Reihenfolge
Beginnen Sie mit dem Abschluss: Es ist der einzige Anruf mit einer klaren Antwort, ja oder nein, und an seinen Zeitangaben muss sich der berufliche Werdegang messen lassen.
-
Anruf eins: die Universität, ein Anruf, der gar keine Referenz ist
Suchen Sie die Universität im offiziellen Register: im Register des Office for Students, der Hochschulaufsicht in England (die Anleitung auf GOV.UK deckt die übrigen britischen Landesteile ab), oder in den USA in DAPIP, der Datenbank des US-Bildungsministeriums.
Fragen Sie dann beim Studierendensekretariat oder beim Verifizierungsdienst der Universität nach, telefonisch oder per Online-Anfrage:
„Mein Name ist [Name], ich rufe von [Organisation] an und habe die unterschriebene Einwilligung der betreffenden Person. Wurde [vollständiger Name], geboren am [Geburtsdatum], der Abschluss [Abschluss] im Fach [Fach] verliehen, und welche Studienzeiten und welches Verleihungsdatum sind bei Ihnen vermerkt?“
Warum diese Worte? Sie fragen die Universität nach ihrem eigenen Eintrag, also kann eine noch so schöne Urkunde die Antwort nicht beeinflussen.
-
Anruf zwei: der frühere Arbeitgeber, zuerst die Zentrale
2a. Die Zentrale. Wählen Sie die Nummer, die Sie selbst herausgesucht haben, und beginnen Sie mit den Fakten:
„Mein Name ist [Name], ich rufe von [Organisation] an. [Name der Bewerberin oder des Bewerbers] hat unser Angebot unter Vorbehalt angenommen und [Name des Referenzgebers] als Referenz genannt. Könnten Sie mir Stellenbezeichnung, Beschäftigungszeitraum und Arbeitsort bestätigen?“
Warum diese Worte? Manche Arbeitgeber geben nur Stellenbezeichnung und Zeitraum heraus. Am Ort aber zeigt sich ein falscher Abschluss: Die US-Verbraucherschutzbehörde FTC empfiehlt, den Ort einer Vollzeitstelle mit dem Ort der Hochschule abzugleichen.
Heißt es, Referenzen gebe es nur schriftlich über die zentrale Personalabteilung? Dann schicken Sie dieselben Fragen dorthin.
2b. Der Referenzgeber. Bleiben Sie mit Ihren Fragen für den Referenzcheck bei der Arbeit, und fragen Sie nach Dingen, die Sie hinterher prüfen können:
„Wem war [Name] unterstellt, und in welchem Team oder an welchem Standort war [Name] tätig? Welche Aufgaben hat [Name] in den ersten Monaten übernommen? Mit wem aus dem Team könnte ich noch sprechen?“
Gleichen Sie Namen, Standort und Vorgesetzte mit den Angaben der Zentrale und dem Lebenslauf ab; Herzlichkeit ohne Einzelheiten sagt Ihnen wenig. Fragen Sie die Bewerberin oder den Bewerber, bevor Sie weitere Personen kontaktieren.
-
Anruf drei: die Bewerberin oder der Bewerber, wenn etwas nicht passt
Eine Unstimmigkeit ist eine Frage, kein Urteil: Universitäten fusionieren, in der Zentrale passieren Fehler, und viele Menschen studieren neben dem Beruf. Fragen Sie gezielt nach dem einen Punkt:
„Laut Ihrem Lebenslauf haben Sie in [Stadt] Vollzeit gearbeitet und gleichzeitig an der [Universität] in [andere Stadt] studiert. Können Sie mir erzählen, wie das ging?“
„Wir haben die Zentrale von [Unternehmen] angerufen, dort konnte man [Name des Referenzgebers] nicht finden. Gibt es einen anderen Weg, die Person zu erreichen, oder jemand anderen, der Sie aus diesem Job kennt?“
Dann hören Sie zu. Manche erzählen Ihnen etwas Wahres, das sie lieber gleich zu Beginn gesagt hätten. Hören Sie es sich an, bevor Sie entscheiden.
Die Antworten richtig lesen
| Die Antwort | Ihr nächster Schritt |
|---|---|
| Die Universität findet keinen Eintrag | Vielleicht ein früherer Name oder ein Tippfehler. Klären Sie die Angaben mit der Bewerberin oder dem Bewerber und fragen Sie erneut; findet sich dann immer noch nichts, ist der Abschluss nicht bestätigt. |
| Die Universität steht nicht im Register ihres Landes | Prüfen Sie die verleihende Stelle und frühere Namen. Ist sie weiterhin nicht gelistet, behandeln Sie den Abschluss als nicht anerkannt, bis UK ENIC, die britische Stelle für die Bewertung ausländischer Abschlüsse, oder die Behörde des Landes, in dem er verliehen wurde, etwas anderes sagt. |
| Der Referenzgeber bestätigt den Abschluss | Er hat keine Unterlagen dazu, das ist also Hörensagen. Verlassen Sie sich auf Anruf eins. |
| Das Unternehmen wurde eingetragen, nachdem der Job angeblich begann | Vielleicht ein älterer Betrieb, der erst später als Gesellschaft eingetragen wurde, ein wiederverwendeter Name oder ein Tippfehler. Prüfen Sie frühere Namen und fragen Sie dann nach. |
| Zeiträume und Orte der Jobs passen nicht zum Abschluss | Vielleicht ein Fern- oder Teilzeitstudium. Geben Sie die Zeitangaben in unsere Lebenslauf-Prüfung ein, danach folgt Anruf drei. |
Derselbe Nachmittag, auf Ihren eigenen Wegen
Dieselbe Bewerberin, derselbe Donnerstag.
| Der vorgegebene Weg | Ihr eigener Weg |
|---|---|
| 14:10 Uhr Sie rufen die Handynummer aus dem Formular an | Die Zentrale; Sie fragen namentlich nach dem Referenzgeber |
| 14:15 Uhr Herzliches Lob, dazu der MBA | Man stellt Sie durch, oder am Empfang hat noch nie jemand von ihm gehört |
| 14:40 Uhr Keine Prüfung: Sie glauben der Firma einfach | Companies House: eingetragen, nachdem der Job begann. Eine Frage für Anruf drei. |
| 15:00 Uhr Sie schreiben dem „Studierendensekretariat“ aus dem Lebenslauf | Sie fordern den Eintrag über Hedd an oder beim Studierendensekretariat, das Hedd nennt |
| 16:30 Uhr Eine Antwort, mit Wappen und allem Drum und Dran | Eine Vorgangsnummer. Die Antwort kommt, sobald die Universität ihren Eintrag geprüft hat. |
Auf dem vorgegebenen Weg kam die Antwort am schnellsten. Auf Ihrem kam sie aus den Unterlagen.
Wenn sich der Abschluss nicht bestätigen lässt
Halten Sie jede Prüfung in einer Zeile wie dieser fest:
[Prüfung] · Weg: [Nummer oder Dienst, und wo Sie ihn gefunden haben] · Antwort: [bestätigt / weicht ab / kein Eintrag] · von [Name], [Datum]
Bevor Sie entscheiden, sagen Sie es der Bewerberin oder dem Bewerber in neutralem Ton:
„Wir konnten [Punkt] über [Weg] nicht bestätigen. Haben wir etwas übersehen, oder gibt es einen anderen Weg, das zu prüfen?“
Halten Sie sich an Ihre interne Richtlinie, und holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie ein Angebot zurückziehen oder jemandem kündigen.
Einen Verdacht auf Titelbetrug oder eine Scheinhochschule melden Sie über die Kontaktseite von Hedd. Mehr dazu in unserem Ratgeber für Arbeitgeber und in der Länderübersicht „So teuer kann ein falscher Abschluss werden“.
Quellen
- Acas: Arbeitsreferenzen: wann man fragt, Erlaubnis
- Acas: Was Arbeitgeber in einer Referenz sagen dürfen: einfache Referenzen, andere Prüfungen
- Acas: Unsere Aufgaben: Arbeitsplätze in England, Schottland und Wales
- Hedd: Häufige Fragen: Einwilligung, Bearbeitungszeit, Hochschulen außerhalb von Hedd
- Hedd: Kontakt: eine Scheinhochschule oder Titelbetrug melden
- FTC: Akademische Nachweise prüfen, statt auf falsche Abschlüsse hereinzufallen: Orte von Job und Hochschule
- EEOC und FTC: Hintergrundprüfungen – was Arbeitgeber wissen müssen: Hinweis, Ermittlungsberichte, die Gelegenheit, sich zu erklären
- GOV.UK: Informationen über ein Unternehmen abrufen: eingetragene Adresse, Gründungsdatum, Funktionsträger, frühere Namen
- GOV.UK: Regeln für die Adresse des eingetragenen Sitzes: auch die Adresse einer Steuerberatung, einer Kanzlei oder eines Dienstleisters ist zulässig
- SBA: Registersuche der Bundesstaaten: die Registerstelle jedes Bundesstaats
- ASIC: Register durchsuchen und New Zealand Companies Register: Unternehmenssuche
- GOV.UK: Ein Unternehmen gründen: Einzelunternehmer und Gesellschaften
Erst prüfen, dann vertrauen. Die kostenlosen Werkzeuge im Prüflabor nehmen einen Lebenslauf, die Website einer Hochschule, eine Nachricht oder einen „Verifizierungsdienst“ unter die Lupe und zeigen die Warnsignale, mit Links zu den offiziellen Registern.