Startpagina / Kennisbank / Een diploma controleren / Referentiechecks
Voor werkgevers en hr
De referentiecheck die een nepdiploma ontmaskert
U hebt de telefoonnummers van de referenten, en er staat een voorwaardelijk aanbod uit. Geen van die referenten beheert de gegevens van een diploma, maar als u elke route zelf kiest, kunnen drie telefoontjes toch een nepdiploma aan het licht brengen. Dit is wat u zegt.
De middag die net iets te goed ging
Stel, het is donderdagmiddag. U belt het nummer op het referentieformulier en de referent neemt al op na twee keer overgaan: lovend over de kandidaat en, zonder dat u ernaar vraagt, trots op diens MBA.
Daarna mailt u de “studentenadministratie” op het adres dat op het cv staat, en u krijgt een antwoord dat het diploma bevestigt, compleet met wapenschild.
Volg nu elke stem terug naar de bron: het nummer van de referent kreeg u van de kandidaat, en het adres van de studentenadministratie heeft de kandidaat zelf opgeschreven.
De vraag die een nepdiploma ontmaskert. Wie heeft de route gekozen naar degene die antwoordt? De kandidaat kiest de referenten. U kiest het nummer, het adres en de afdeling van de universiteit: elke route die de kandidaat u aanreikt, kan iemand in elkaar hebben gezet.
Zo aangepakt toetst een referentiecheck drie dingen die een diplomacheck niet kan toetsen: of de referent echt bestaat, of de werkgever bestond in de opgegeven periode, en of de baan past bij de data en de plaats van de studie.
Neem het referentiedossier op uw bureau onder de loep
Referenten die een diploma “bevestigen”, herhalen wat hun is verteld. Acas, de adviesdienst voor arbeidszaken in Engeland, Schotland en Wales, noemt een referentie geen vervanging voor andere controles.
| Van de kandidaat kreeg u | Uw eigen route |
|---|---|
| Een mobiel nummer van de referent | Het algemene nummer van het bedrijf of de hr-afdeling, zelf opgezocht |
| Een privé-e-mailadres van de referent | Een adres op de eigen website van het bedrijf |
| De naam van een Britse werkgever | Companies House, het Britse handelsregister: oprichtingsdatum, eerdere namen, bestuurders |
| De naam van een Amerikaanse werkgever | Het bedrijfsregister van de staat, via de opzoekpagina per staat van de SBA, de Amerikaanse overheidsdienst voor kleine bedrijven. Controleer of het bedrijf bestond in de periode van de baan; de gegevens verschillen per staat. |
| De naam van een Australische of Nieuw-Zeelandse werkgever | De registers van ASIC of het New Zealand Companies Register |
| Een kant-en-klare referentiebrief | Zie hem als een spoor, en laat de werkgever hem bevestigen |
| Een “verifieer”-link op een diploma of het adres van een studentenadministratie | De gegevens van de universiteit, via Hedd in het VK, de National Student Clearinghouse in de VS of My eQuals in Australië en Nieuw-Zeeland |
Kan de werkgever verzonnen zijn, dan kunnen de website en de telefooncentrale dat ook zijn:
- Bekijk de bestuurders bij Companies House: is de kandidaat of de referent er een van, vraag daar dan naar, want dat verandert de waarde van de referentie. Eenmanszaken, personenvennootschappen en overheidsinstanties staan er mogelijk niet in.
- Zie een verschil tussen het geregistreerde adres en de website als een vraag: bedrijven kunnen zich inschrijven op het adres van een accountant of een andere tussenpersoon.
- Alleen een website en een mobiel nummer gevonden? Noteer de baan als niet bevestigd.
Twijfelt u of het adres van een studentenadministratie echt is? Probeer onze check op nepverificatie.
Voordat u de telefoon pakt
- Ga pas referenties nabellen na het aanbod, en vraag eerst toestemming. Acas raadt aan pas om een werkgeversreferentie te vragen als u een aanbod doet, met toestemming van de sollicitant, en alleen te vragen wat u nodig hebt: hier functie, data en plaats.
- Zeg wie u bent. Doe u nooit voor als klant om een referent te testen: wie met een list persoonsgegevens verkrijgt, kan strafbaar zijn op grond van artikel 170 van de Data Protection Act 2018, de Britse wet op de gegevensbescherming.
- Vraag schriftelijke toestemming voor de diplomacheck. Hedd wil daar bewijs van zien; onze toestemmingstekst is een goed vertrekpunt.
Neemt u in de VS mensen aan via een screeningsbureau?
De Amerikaanse Fair Credit Reporting Act eist vooraf een aparte schriftelijke kennisgeving en de schriftelijke toestemming van de kandidaat.
Vraagt het bureau referenten naar iemands karakter, dan heet dat in de wet een investigative report, en moet de kandidaat ook te horen krijgen dat er een beschrijving van de aard en reikwijdte van dat onderzoek kan worden opgevraagd.
Voordat u iemand op grond van het rapport afwijst, moet u de kandidaat een kopie geven en een overzicht van diens rechten, zodat er ruimte is voor uitleg. Wetten van staten en lokale overheden kunnen daar nog regels aan toevoegen.
Het belscript voor een referentiecheck: drie gesprekken, in deze volgorde
Begin met het diploma: dat is het enige gesprek waarop het antwoord gewoon ja of nee is, en de werkgeschiedenis moet passen bij de data die het oplevert.
-
Gesprek één: de universiteit, het gesprek dat helemaal geen referentie is
Zoek de universiteit op in het officiële register: het register van de Office for Students voor Engeland (de wegwijzer van GOV.UK behandelt de andere Britse landen) of DAPIP in de VS.
Vraag het daarna aan de studentenadministratie of de verificatiedienst van de universiteit, telefonisch of via een online verzoek:
“U spreekt met [naam] van [organisatie]. Ik heb de ondertekende toestemming van de afgestudeerde. Is aan [volledige naam], geboren op [geboortedatum], de graad [diploma] in [vakgebied] toegekend, en wat zijn de inschrijvingsperiode en de datum van toekenning?”
Waarom deze woorden. U vraagt de universiteit naar haar eigen registratie, dus een fraai diploma kan het antwoord niet beïnvloeden.
-
Gesprek twee: de vorige werkgever, eerst de receptie
2a. De receptie. Bel het nummer dat u zelf hebt gevonden en begin met de feiten:
“U spreekt met [naam] van [organisatie]. [Kandidaat] heeft ons voorwaardelijke aanbod aangenomen en [referent] opgegeven als referent. Kunt u de functietitel, de periode van het dienstverband en de standplaats bevestigen?”
Waarom deze woorden. Sommige werkgevers geven alleen functie en data. Juist de plaats verraadt een nepdiploma: de Amerikaanse Federal Trade Commission raadt aan de locatie van een voltijdbaan te vergelijken met die van de school.
Hoort u dat referenties schriftelijk via de centrale hr-afdeling lopen? Stuur dezelfde vragen daarheen.
2b. De referent. Houd uw vragen bij een referentiecheck bij het werk, en vraag dingen die u achteraf kunt nagaan:
“Aan wie rapporteerde [naam], en in welk team of op welk kantoor zat hij of zij? Wat heeft [naam] in de eerste maanden opgepakt? Met wie uit dat team zou ik verder nog kunnen spreken?”
Leg de namen, het kantoor en de rapportagelijn naast wat de receptie zei en wat er op het cv staat; lof zonder details zegt u weinig. Overleg met de kandidaat voordat u contact opneemt met iemand die nog niet is genoemd.
-
Gesprek drie: de kandidaat, als er iets niet klopt
Een afwijking is een vraag, geen oordeel: universiteiten fuseren, telefonisten vergissen zich, en veel mensen studeren naast hun werk. Vraag naar dat ene concrete punt:
“Volgens uw cv werkte u voltijd in [stad] terwijl u studeerde aan [universiteit] in [andere stad]. Kunt u mij vertellen hoe dat ging?”
“We hebben het algemene nummer van [bedrijf] gebeld, maar daar konden ze [referent] niet vinden. Is die op een andere manier te bereiken, of is er een andere collega uit die tijd met wie we kunnen spreken?”
Luister dan. Sommige mensen vertellen u iets wat waar is en wat ze liever meteen hadden gezegd. Hoor het aan voordat u beslist.
Wat de antwoorden betekenen
| Het antwoord | Wat u daarna doet |
|---|---|
| De universiteit vindt geen registratie | Misschien een vroegere naam of een typefout. Neem de gegevens door met de kandidaat en probeer het opnieuw; komt er nog steeds niets, dan is het diploma niet bevestigd. |
| De universiteit staat niet in het register van haar land | Controleer de graadverlenende instelling en eventuele vroegere namen. Staat ze er nog steeds niet in, beschouw haar dan als niet erkend tot UK ENIC, de Britse instantie die buitenlandse diploma's waardeert, of de bevoegde instantie van het land van uitreiking iets anders zegt. |
| De referent bevestigt het diploma | Een referent beheert geen registratie, dus dit is van horen zeggen. Vertrouw op gesprek één. |
| Het bedrijf is opgericht nadat de baan zogenaamd begon | Misschien een ouder bedrijf dat pas later als vennootschap is ingeschreven, een hergebruikte naam of een typefout. Controleer eerdere namen en vraag het daarna aan de kandidaat. |
| Data en plaatsen van de baan botsen met de studie | Misschien afstandsonderwijs of een deeltijdstudie. Haal de data door onze cv-opleidingscheck en ga dan door naar gesprek drie. |
Dezelfde middag, via uw eigen routes
Dezelfde kandidaat, dezelfde donderdag.
| Hun route | Uw route |
|---|---|
| 14.10 uur U belt het mobiele nummer van het formulier | De telefooncentrale, en u vraagt naar de referent bij naam |
| 14.15 uur Warme lof, en de MBA | U wordt doorverbonden, of de receptie heeft nog nooit van de referent gehoord |
| 14.40 uur Geen controle: u neemt het bedrijf op goed vertrouwen aan | Companies House: opgericht nadat de baan begon. Een vraag voor gesprek drie. |
| 15.00 uur U mailt de “studentenadministratie” van het cv | U vraagt de registratie op via Hedd, of bij de studentenadministratie die Hedd vermeldt |
| 16.30 uur Een antwoord, compleet met wapenschild | Een aanvraagnummer. Het antwoord volgt zodra de universiteit haar registratie heeft gecontroleerd. |
Via hun route kwam het snelst een antwoord. Via de uwe kwam het antwoord uit de registratie.
Als het diploma niet klopt
Leg elke controle vast in een regel als deze:
[Controle] · route: [nummer of dienst, en waar u die vond] · antwoord: [bevestigd / wijkt af / geen registratie] · door [naam], [datum]
Laat het de kandidaat neutraal weten voordat u een besluit neemt:
“We konden [onderdeel] niet bevestigen via [route]. Hebben we iets over het hoofd gezien, of is er een andere manier om het te controleren?”
Volg uw eigen beleid, en vraag juridisch advies voordat u een aanbod intrekt of iemand ontslaat.
Wilt u een vermoeden van diplomafraude of een nepinstelling melden, gebruik dan de contactpagina van Hedd. Meer leest u in onze gids voor werkgevers en in wat een nepdiploma kan kosten.
Bronnen
- Acas: referenties voor een baan (Job references): wanneer u erom vraagt, toestemming
- Acas: wat werkgevers in een referentie mogen zeggen: basisreferenties, andere controles
- Acas: wat wij doen: werkplekken in Engeland, Schotland en Wales
- Hedd: veelgestelde vragen: toestemming, doorlooptijd, instellingen die niet via Hedd lopen
- Hedd: contact: een nepinstelling of diplomafraude melden
- FTC: Avoid Fake-Degree Burns by Researching Academic Credentials: de locatie van baan en school
- EEOC en FTC: antecedentenonderzoek, wat werkgevers moeten weten: kennisgeving, investigative reports, de kans om uitleg te geven
- GOV.UK: informatie over een bedrijf opvragen: geregistreerd adres, oprichtingsdatum, bestuurders, vroegere namen
- GOV.UK: regels voor het geregistreerde kantooradres: het adres van een accountant, advocaat of andere tussenpersoon mag worden gebruikt
- SBA: State registration lookup: het registratiebureau voor bedrijven van elke staat
- ASIC: Search ASIC registers en New Zealand Companies Register: bedrijven opzoeken
- GOV.UK: een bedrijf starten: eenmanszaken en vennootschappen
Eerst checken, dan vertrouwen. De gratis tools in het Nepdiplomalab bekijken een cv, de website van een school, een bericht of een “verificatiedienst” en tonen u de waarschuwingssignalen, met links naar de officiële registers.