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求職者向け

企業は本当に学位を確認する？多くは内定承諾の後に

内定の知らせが届きました。喜びをかみしめてから退職届を書くまでのどこかで、ふと疑問が浮かびます。履歴書に書いた学位を、誰かが本当に確かめるのだろうか？ここでは、内定を承諾してからの数週間を「応募者側」と「企業側」の2画面に分けてたどります。本物の学位がすんなり確認されるためのコツもお伝えします。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌‌‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​​⁠

確認する企業は多い。ただし思ったより後で

「企業は本当に学位を確認するのか」。正直に答えるなら、確認する企業はたくさんあります。しかも内定後、本人が承諾してから行われることが少なくありません。学位の確認にはたいてい企業側に費用がかかり、本人の同意も必要です。それなら、採用すると決めた1人に1回だけ行うのが理にかなっています。その1人とは、あなたのことです。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌‌‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​​⁠

内定の条件に、学歴の確認を含む入社前のバックグラウンドチェック（経歴調査）が入っているかどうかは、次のようなサインでわかります。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌‌‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​​⁠

  • 「入社前の確認の結果に問題がなければ」という一文。英国では、Acas（英国の労使関係の助言・あっせん機関）が、こうした条件の例として学位などの資格の証明を挙げています。条件が満たされなければ、企業は内定を取り消すことができます。
  • 学歴や資格に触れた同意書。HEDD（英国の公式学位照会サービス）は本人の同意の証明を求めますし、米国の調査会社は本人の書面による許可を必要とします。
  • 学位記の原本を持参してほしいという依頼。すぐ出せるように手元に用意しておきましょう。イングランドのNHS（英国の国民保健サービス）の基準では、職務に欠かせない資格はすべて原本を確認することになっています。

承諾後の数週間を2画面で

どの場面も、画面が2つに分かれています。あなたに見えていることと、見えないところで進んでいることです。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌‌‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​​⁠

1. 内定通知
あなた「このたび、ぜひ当社にお迎えしたく、内定をお知らせいたします。なお、入社前の確認の結果に問題がないことを条件とします」。前半の一文を2度読み返します。
企業人事担当者は後半の一文を読み、「学歴・資格」の項目があるチェックリストを開きます。
2. 内定の承諾
あなた内定を承諾し、頭の中で退職を伝えるメールの下書きを始めます。
企業応募書類は採用責任者の手を離れ、確認作業の担当へ回ります。社内の人事チームか、外部の調査会社です。
3. 入社手続きの書類
あなた入社手続きのリンクが届き、本人確認書類、就労資格、そして入社前の学位照会への同意を求められます。署名します。
企業その署名が鍵です。署名がなければ、HEDDも調査会社も照会を送れません。
4. 静かな時間
あなた何の連絡もないので、何も起きていないのだと思い込みます。
企業担当者が照会の依頼に情報を入力します。米国なら氏名、生年月日、学校名。英国なら学位記に書かれた内容を、学位等級まで含めてそのまま。そして、1つの質問として送り出されます。「この人は、この学位を、この期間で取得していますか？」
5. 回答
あなたまだ何の知らせもありません。人には言えないほど何度も、受信箱をのぞいてしまいます。
企業システム、または大学の記録担当部署の誰かが、その質問を卒業時の記録と突き合わせます。返ってくる答えは「確認済み」「情報が一致しない、または見つからない」「確認できない」のいずれかです。
6. 情報が一致しなかったら
あなたメールが届きます。「学歴・資格の確認の件で、人事まで一度お電話いただけますか？」胃がきゅっと縮みます。
企業原因はたいてい、1か所の違いです。姓、課程名、学位等級。大学から、学位記のコピーを見せてほしいと言われることもあります。解決につながる返信の文例は、このページの後半にあります。
7. 初出社
あなた首から下げる社員証、ノートパソコン、歓迎ランチ。
企業確認のファイルは、まだ閉じられていないかもしれません。National Student Clearinghouse（米国の学位照会機関）は、企業が照会する相手として、応募者だけでなく現在の従業員も挙げています。

ですから、本当に問うべきは「確認されるか？」ではありません。「確認されたら、どうなるか？」です。⁠​‌​​​​​‌​‌​‌​‌​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​‌‌‌​​​‌​‌‌‌‌​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌​‌‌​‌​‌‌‌​​​​​‌‌​‌‌​​​‌‌​‌‌‌‌​‌‌‌‌​​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌​​‌‌‌​​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​​‌‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​‌‌​‌​‌‌​​‌​​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌‌‌​‌‌‌​​‌​​‌‌​​‌​‌​‌‌​​‌​‌​‌‌‌​​‌‌​‌‌‌‌‌​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​​​​​​‌‌​​‌​​​‌‌​‌‌​​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​‌​​‌‌​​​‌​​‌​‌‌​‌​​‌‌​​​​​​‌‌​‌‌‌​‌‌‌‌‌​​​‌‌​​‌‌​​‌‌​​​‌‌​​‌‌​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​‌​‌​​‌‌​​​​​‌‌​​​‌​​​‌‌​‌​‌​‌‌​​​​‌​​‌‌​​​​⁠

確認で実際に問われること

確認の方法は企業によってさまざまです。学位記の原本と応募書類を見比べるだけの企業もあります。NHSの基準もまずそこから始め、何か不審な点があれば学位を授与した機関に問い合わせるよう勧めています。

最も徹底した企業は、書類には頼らず、大学に直接、または大学の公式サービスを通じて問い合わせます。英国ならHEDD、米国ならNational Student Clearinghouse、オーストラリアとニュージーランドならMy eQuals（両国の大学の電子学位証明サービス）です。

問い合わせを受けた大学は、学位記ではなく、卒業時に作成した記録をもとに答えます。だからこそ、ほんの小さな違いが問題になるのです。HEDDによれば、照会が取り消される理由で最も多いのは、入力された情報が大学の記録と一致しないこと、または記録を探し出すには情報が足りないことです。

2人の「自分」が突き合わされます。フォームには、結婚後の姓で「BSc Business Management、2:1」。大学の記録には、卒業時の氏名で「BA (Hons) Business and Management、Upper Second」。2:1もUpper Secondも、英国の学位等級で第2級上位を指す同じものです。同じ学位なのに、食い違いは3か所。ほかの誰かが見比べる前に、自分でそろえておきましょう。

企業より先に、自分で事前チェック

今の10分が、あとでやきもきする1週間を防いでくれます。

  • 記憶ではなく、学位記から書き写す。学位の名称、課程名、学位等級を、印刷されているとおりに。HEDDも、学位等級は学位記の表記どおりに入力するよう求めています。
  • 氏名が変わった場合は？同意書には在学中の氏名を書き、人事にもそのことを伝えて、氏名の変更を証明する書類を用意しておきましょう。NHSの基準も、氏名が異なる場合にはその証明を求めています。
  • 大学が合併、改称、閉校している場合は？最初に伝えておきましょう。HEDDの教育機関検索では、閉校・合併した教育機関の記録を、今どこが保管しているかを調べられます。
  • 在学期間と学籍番号を調べておく。どちらも、大学の記録担当部署がすばやく記録を見つける手がかりになります。
  • 海外の学位の場合は？時間がかかるものと考えておきましょう。詳しくは海外の学位はどう確認されるかをご覧ください。UK ENICのStatement of Comparability（英国での学位レベルを示す証明書）は、その学位が英国のどのレベルに相当するかを示すものです。学位記の原本と一緒に提示しましょう。
  • 先に自分の記録を見ておきたい場合は？HEDDは自分の学位を確認するためのサービスではないので、大学に問い合わせましょう。米国では、卒業生がClearinghouseで自分の学位を証明できます。オーストラリアとニュージーランドでは、大学が発行した記録がMy eQualsに保管されています。

退職を伝える前に、人事へメールを1通

内定を承諾することと、今の職場を辞めることは、別々の決断です。その間に、確認がどこまで進んでいるかを尋ねるのは、まったく失礼なことではありません。

「［お名前］様、改めてありがとうございます。内定を喜んでお受けいたします。現在の職場に退職を申し出る前に、入社前の確認のうち、まだ完了していないものがあるか、学歴・資格の確認はどのような方法で行われるか、また、学籍番号や在学中の氏名など、私のほうで用意すべきものがあるかを教えていただけますでしょうか。」

ごく普通の質問ですし、その答えには大きな意味があります。Acasによれば、英国では内定の条件がすべて満たされたあとに内定を取り消すと、契約違反になりうるからです。退職届を出すなら、そこまで進んでからのほうが足場はしっかりしています。

照会の結果が食い違っていたら

本物の学位でも、「一致しない」という結果が返ってくることはあります。足りない情報を添えてすぐに返信すれば、たいていは解決できます。次の文面を、状況に合わせて使ってください。

「ご連絡ありがとうございます。食い違いの理由に心当たりがあります。［在学中は旧姓の___でした／当時、大学の名称は___でした／学位記には、私の学位が___と記載されています］。

学籍番号は___です。学位記のコピーを添付いたします。お役に立つようでしたら、私から大学の記録担当部署に直接問い合わせることもできます。」

英国では、食い違いがあった場合、企業がその件をHEDDに持ち込むことができ、HEDDが大学に確認を求めることができます。

米国では、調査会社の報告書を理由に採用を見送ったり雇用を打ち切ったりするかもしれない場合、企業はその前に、報告書のコピーと本人の権利についての通知を渡さなければなりません。

誤りがあれば調査会社に訂正を求め、訂正版を企業に送ってもらいましょう。企業にも自分から伝えてください。

オーストラリアとニュージーランドでは、My eQualsのアカウントで自分の学位がどう表記されているかを確かめ、その表記をそのまま返信に使いましょう。

履歴書の1行が、事実と少し違うなら

その場合、本当のリスクは確認そのものではありません。その1行です。1行は決して変わらない記録と照らし合わされ、誰かが求めればいつでも、何度でも照らし合わされます。

誰かがそれをもとに動き出す前に、自分で正すこと。それが、この先の選択肢を残すための一歩です。訂正した1行を履歴書の学歴チェックにかけ、日付と学位の記載に不自然な点がないかを確かめてから、確認が進む前に送りましょう。

「［お名前］様、入社前の確認が進む前に、応募書類の記載を訂正させてください。学歴は、正しくは［事実のとおりの1行］です。詳しくご説明させていただければ幸いです。」

元の1行で、すでに仕事やビザ、免許を手にしているなら、まず弁護士などの専門家に相談してください。その理由は解雇、訴訟、それとも刑務所？で説明しています。

そして、学位そのものが足りないのなら、学位取得へのまっとうな道で、社会人が本物の学位を取得するまでやり遂げる方法をご紹介しています。

承諾後の数週間がいちばん穏やかに過ぎるのは、2つの画面が同じことを映しているときです。

出典

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