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Pour les candidats
Les employeurs vérifient-ils votre diplôme ? Souvent après votre « oui »
La promesse d’embauche est arrivée. Quelque part entre la joie et la lettre de démission, une question refait surface : quelqu’un va-t-il vraiment regarder le diplôme inscrit sur votre CV ? Voici les semaines qui suivent votre « oui », en écran partagé, et comment faire en sorte qu’un vrai diplôme passe la vérification sans accroc.
Beaucoup vérifient. Plus tard que vous ne le croyez
À la question « les employeurs vérifient-ils les diplômes ? », la réponse honnête est : beaucoup, oui, et souvent après que vous avez accepté. Une vérification est en général payante pour l’employeur et exige votre consentement. D’où la vérification après une promesse d’embauche : on ne la lance qu’une fois, sur la personne retenue. Et cette personne, c’est vous.
Les signes que votre promesse d’embauche prévoit une vérification du diplôme :
- La mention « sous réserve de vérifications préalables à l’embauche concluantes ». Au Royaume-Uni, l’Acas, l’organisme public britannique de conseil en droit du travail, cite la preuve des diplômes comme exemple de ce type de condition, et l’employeur peut retirer son offre si l’une d’elles n’est pas remplie.
- Un formulaire de consentement qui mentionne votre formation ou vos diplômes. Hedd, le service officiel britannique de vérification des diplômes, exige la preuve de votre consentement, et une société américaine de vérification des antécédents a besoin de votre autorisation écrite.
- Une demande d’apporter votre diplôme original : gardez-le donc à portée de main. En Angleterre, la norme du NHS, le service public de santé, exige l’original de tout diplôme indispensable au poste.
Les semaines après votre « oui », en écran partagé
Chaque moment a deux faces : ce que vous voyez, et ce qui se passe loin de vos yeux.
| 1. L’offre | |
|---|---|
| Vous | « Nous avons le plaisir de vous proposer le poste, sous réserve de vérifications préalables à l’embauche concluantes. » Vous relisez deux fois le début de la phrase. |
| Eux | Les RH lisent la fin, et ouvrent une liste de contrôle où figure la ligne « diplômes ». |
| 2. Votre « oui » | |
| Vous | Vous acceptez, et vous commencez à rédiger de tête votre e-mail de démission. |
| Eux | Votre dossier passe du responsable du recrutement à la personne chargée des vérifications : une équipe RH, ou une société de vérification des antécédents. |
| 3. Les formulaires | |
| Vous | Un lien vers les formalités d’arrivée vous demande une pièce d’identité, la preuve de votre droit de travailler et votre consentement à la vérification des diplômes à l’embauche. Vous signez. |
| Eux | Votre signature est la clé. Sans elle, ni Hedd ni une société de vérification ne peuvent envoyer la demande. |
| 4. Le grand silence | |
| Vous | Il ne se passe rien, alors vous en concluez qu’il ne se passe rien. |
| Eux | Quelqu’un saisit vos informations dans une demande : aux États-Unis, votre nom, votre date de naissance et votre établissement ; au Royaume-Uni, ce qui figure sur votre diplôme, mention comprise. La demande part ensuite sous la forme d’une seule question : cette personne a-t-elle obtenu ce diplôme, à ces dates ? |
| 5. La réponse | |
| Vous | Toujours aucune nouvelle. Vous consultez votre messagerie plus souvent que vous ne l’avoueriez. |
| Eux | Un système, ou quelqu’un au service de la scolarité, confronte la question au dossier établi à l’obtention de votre diplôme. La réponse revient : confirmé ; informations qui ne correspondent pas ou introuvables ; ou confirmation impossible. |
| 6. Si les informations ne correspondent pas | |
| Vous | Un e-mail : « Pourriez-vous appeler rapidement les RH au sujet de la vérification de votre diplôme ? » Votre estomac se noue. |
| Eux | Souvent, c’est un seul détail : un nom de famille, un intitulé de formation, une mention. L’université peut demander à voir une copie de votre diplôme. La réponse qui règle la question se trouve plus bas. |
| 7. Le premier jour | |
| Vous | Un badge, un ordinateur portable, un déjeuner d’accueil. |
| Eux | Le dossier peut rester ouvert : le Clearinghouse, l’organisme américain de vérification des diplômes, cite les salariés en poste, et pas seulement les candidats, parmi les personnes que les employeurs vérifient. |
La bonne question n’est donc pas « vont-ils vérifier ? », mais « que se passera-t-il quand ils vérifieront ? »
Ce que la vérification demande vraiment
Les méthodes varient d’un employeur à l’autre. Certains se contentent de comparer votre diplôme original avec votre candidature ; la norme du NHS commence par là, et conseille de contacter l’organisme qui a délivré le diplôme si quelque chose paraît anormal.
Les plus rigoureux laissent le papier de côté et interrogent l’université, directement ou par son service officiel : Hedd au Royaume-Uni, le National Student Clearinghouse aux États-Unis, My eQuals en Australie et en Nouvelle-Zélande.
Quand on l’interroge, l’université répond à partir du dossier constitué lors de l’obtention de votre diplôme, et non à partir de votre parchemin. C’est pourquoi les moindres différences comptent. Selon Hedd, une demande est le plus souvent annulée parce que les informations ne correspondent pas aux registres de l’université, ou ne suffisent pas à les retrouver.
Deux versions de vous, une seule comparaison. Votre formulaire indique BSc Business Management, 2:1 (la mention britannique), sous votre nom de mariage. Le dossier indique BA (Hons) Business and Management, Upper Second (la même mention, en toutes lettres), sous le nom que vous portiez à la fin de vos études. Même diplôme, trois écarts. Faites-les concorder avant que quelqu’un d’autre ne fasse la comparaison.
Votre propre contrôle, avant le leur
Dix minutes maintenant peuvent vous épargner une semaine d’angoisse plus tard.
- Recopiez le diplôme, pas vos souvenirs. Le type de diplôme, l’intitulé de la formation et la mention, exactement tels qu’ils sont imprimés. Hedd demande la mention telle qu’elle figure sur le diplôme.
- Vous avez changé de nom ? Indiquez sur le formulaire de consentement le nom sous lequel vous avez étudié, prévenez les RH et gardez prête la preuve du changement : la norme du NHS la demande quand les noms diffèrent.
- Votre université a fusionné, changé de nom ou fermé ? Dites-le d’emblée. La recherche d’établissements de Hedd peut indiquer qui détient désormais les dossiers des établissements fermés ou fusionnés.
- Retrouvez vos dates d’études et votre numéro d’étudiant. Les deux aident le service de la scolarité à vous retrouver vite.
- Diplôme obtenu à l’étranger ? Attendez-vous à des délais plus longs : voyez comment se vérifie un diplôme étranger. Une Statement of Comparability d’UK ENIC, l’attestation de comparabilité du centre britannique de reconnaissance des diplômes, montre à quel niveau britannique ce diplôme correspond ; présentez-la avec votre diplôme original.
- Vous voulez d’abord voir votre propre dossier ? Hedd ne sert pas à vérifier son propre diplôme : adressez-vous à votre université. Aux États-Unis, le Clearinghouse permet aux diplômés de certifier eux-mêmes leur diplôme ; en Australie et en Nouvelle-Zélande, My eQuals conserve les documents officiels que délivre votre université.
Avant de démissionner : un e-mail aux RH
Accepter une offre et démissionner de votre poste actuel sont deux décisions distinctes. Entre les deux, il est légitime de demander où en sont les vérifications.
« Bonjour [prénom], merci encore. J’accepte le poste avec grand plaisir. Avant de remettre ma démission, pourriez-vous me dire quelles vérifications préalables à l’embauche restent en cours, par quelle voie passe la vérification de mon diplôme, et si vous avez besoin de quelque chose de ma part, comme mon numéro d’étudiant ou le nom sous lequel j’ai étudié ? »
C’est une question normale, et la réponse compte : au Royaume-Uni, une fois toutes les conditions d’une offre remplies, la retirer pourrait constituer une rupture de contrat, selon l’Acas. Voilà un terrain plus solide pour une lettre de démission.
Si la réponse ne correspond pas
Un vrai diplôme peut tout de même revenir avec la mention « ne correspond pas ». Le problème se règle en général si vous répondez vite en apportant l’élément manquant. Adaptez ce message :
« Merci de me l’avoir signalé. Je pense pouvoir expliquer la différence : [j’ai étudié sous mon ancien nom de famille, ___ / l’université s’appelait alors ___ / mon diplôme figure sur le parchemin sous l’intitulé ___].
Mon numéro d’étudiant était ___, et vous trouverez ci-joint une copie de mon diplôme. Je peux volontiers contacter moi-même le service de la scolarité de l’université si cela peut aider. »
Au Royaume-Uni, l’employeur peut soumettre l’écart à Hedd, qui peut en saisir l’université.
Aux États-Unis, si un employeur estime qu’un rapport de vérification pourrait l’amener à ne pas vous embaucher ou à ne pas vous garder, il doit d’abord vous en remettre une copie, avec un avis exposant vos droits.
Demandez à la société de vérification de corriger toute erreur et d’envoyer une copie rectifiée à l’employeur, et prévenez vous-même l’employeur.
En Australie et en Nouvelle-Zélande, vérifiez l’intitulé de votre diplôme tel qu’il apparaît dans votre compte My eQuals, et reprenez cette formulation dans votre réponse.
Et si la ligne de votre CV n’est pas tout à fait vraie
Alors le vrai risque n’a jamais été la vérification. C’est la ligne. Elle est confrontée à un dossier qui ne change jamais, et elle peut l’être de nouveau chaque fois que quelqu’un le demande.
La corriger vous-même, avant que quiconque ne prenne une décision sur cette base, c’est ce qui vous laisse le choix. Passez la ligne corrigée au contrôle de la formation sur un CV pour vous assurer que les dates et le diplôme se lisent comme il faut, puis envoyez-la avant que les vérifications n’aboutissent :
« Bonjour [prénom], avant que mes vérifications n’aboutissent, je souhaite corriger ma candidature. Ma formation devrait se lire ainsi : [la ligne exacte]. Je suis à votre disposition pour en parler. »
Si l’ancienne ligne vous a déjà valu un emploi, un visa ou une autorisation d’exercer, consultez d’abord un avocat : l’article Licencié, poursuivi ou emprisonné explique pourquoi.
Et si c’est le diplôme qui vous manque, les voies honnêtes vers un diplôme montrent comment des adultes en activité en obtiennent un, pour de vrai.
La meilleure version de ces semaines, c’est celle où les deux moitiés de l’écran disent la même chose.
Sources
- Acas : en cas de retrait d’une offre d’emploi : les offres sous conditions, la preuve des diplômes, le retrait une fois les conditions remplies
- NHS Employers : norme sur les vérifications d’inscription professionnelle et de diplômes : les diplômes indispensables, les originaux, les changements de nom, le contact avec l’organisme qui a délivré le diplôme
- Hedd (Higher Education Degree Datacheck) : la preuve de consentement, ce qui est vérifié, et le fait que le service ne sert pas à vérifier son propre diplôme
- Hedd : FAQ : le formulaire de consentement, les informations reprises du diplôme, les vérifications automatiques et manuelles, les raisons d’annulation des demandes, les écarts, les établissements fermés ou fusionnés
- National Student Clearinghouse : vérifications : qui peut vérifier, les informations nécessaires, l’examen manuel, la certification par les diplômés eux-mêmes
- My eQuals : les documents officiels des établissements d’Australie et de Nouvelle-Zélande
- EEOC et FTC : vérification des antécédents, ce que les candidats et les salariés doivent savoir : l’autorisation écrite, la copie du rapport, la correction des erreurs
- UK ENIC : Statement of Comparability : comment un diplôme étranger se situe par rapport aux niveaux britanniques
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